Hausverwaltung gründen: Erlaubnis, Pflichtversicherung und der Weg zu den ersten Mandaten

Wer eine Hausverwaltung gründen will, betritt einen gewerberechtlich regulierten Markt. Die Verwaltung fremden Wohnungseigentums und fremder Mietwohnungen setzt eine behördliche Erlaubnis nach § 34c GewO voraus, hinzu kommen eine Pflichtversicherung und eine gesetzliche Weiterbildungspflicht. Für Mandate von Wohnungseigentümergemeinschaften ist seit Dezember 2023 zusätzlich der Sachkundenachweis als zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG entscheidend, dessen Bestellung Eigentümer verlangen können. Dieser Leitfaden trennt die beiden Nachweisebenen, beziffert Versicherungssummen und Honorarkorridore und zeigt einen Zwölf-Monats-Fahrplan bis zum ersten Mandat. Er richtet sich an Makler, Property Manager und Quereinsteiger mit Branchenbezug und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Die wichtigsten Voraussetzungen in Kürze:

• Erlaubnis: Wohnimmobilienverwalter benötigen eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO. Voraussetzungen sind Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung.
• Weiterbildung: Inhaber und Betriebsleiter müssen laut § 34c Abs. 2a GewO 20 Stunden Weiterbildung in drei Jahren nachweisen.
• Zertifizierung: Für WEG-Mandate können Eigentümer seit dem 1. Dezember 2023 die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG verlangen; die Übergangsfrist für Altverwalter endete am 1. Juni 2024.
• Honorare: Die WEG-Verwaltung wird laut CRES-Verwalterentgeltstudie 2025/2026 bei Neuverträgen mit rund 27 bis 42 Euro brutto je Einheit und Monat vergütet, gestaffelt nach Objektgröße.
• Kapitalbedarf: Die Gründungskosten stecken vor allem in Versicherung, Software und der Anlaufzeit bis zum ersten Mandat.

Gewerberechtlicher Rahmen: die Erlaubnis nach § 34c GewO

Die zentrale Zulassungsvoraussetzung steht in § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 der Gewerbeordnung. Danach gilt als Wohnimmobilienverwalter, wer das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet. Beide Tätigkeiten – die WEG-Verwaltung und die Mietverwaltung für fremde Auftraggeber – sind erlaubnispflichtig. Beantragt wird die Erlaubnis bei der zuständigen Stelle vor Ort, in der Regel beim Gewerbe- oder Ordnungsamt der Kommune, in der der Sitz des Unternehmens liegt.

Die Behörde prüft drei Voraussetzungen:

• Zuverlässigkeit: Die Erlaubnis ist zu versagen, wenn Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass der Antragsteller die erforderliche Zuverlässigkeit nicht besitzt. Als unzuverlässig gilt in der Regel, wer in den letzten fünf Jahren vor Antragstellung wegen bestimmter Delikte rechtskräftig verurteilt wurde – das Gesetz nennt unter anderem Diebstahl, Unterschlagung, Betrug, Untreue, Geldwäsche und Insolvenzstraftaten. Nachgewiesen wird die Zuverlässigkeit üblicherweise über ein polizeiliches Führungszeugnis und einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister.
• Geordnete Vermögensverhältnisse: Ungeordnete Verhältnisse liegen in der Regel vor, wenn über das Vermögen des Antragstellers ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde oder ein Eintrag im Schuldnerverzeichnis besteht. Viele Behörden verlangen ergänzend eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung.
• Berufshaftpflichtversicherung: Dem Antrag muss die Bestätigung eines Versicherers über einen bestehenden oder zugesagten Vermögensschaden-Schutz beiliegen. Ohne diesen Nachweis wird die Erlaubnis nicht erteilt.

Die Erlaubnis kann inhaltlich beschränkt und mit Auflagen verbunden werden, soweit das zum Schutz der Allgemeinheit oder der Auftraggeber erforderlich ist. Wer ohne Erlaubnis gewerbsmäßig verwaltet, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Die Versagungsgründe des Absatzes 2 ergeben sich unmittelbar aus dem Gesetzestext. Die Industrie- und Handelskammern fassen die Antragsvoraussetzungen in einem Merkblatt zur Erlaubnispflicht nach § 34c GewO zusammen; die bis zum 1. Januar 2020 geltende Fassung der Vorschrift ist auf buzer.de archiviert.

Berufshaftpflicht: Mindestversicherungssummen nach § 15 MaBV

Die Pflichtversicherung deckt Vermögensschäden ab, die Mandanten durch Fehler des Verwalters entstehen – etwa durch fehlerhafte Abrechnungen, versäumte Fristen oder falsch kalkulierte Wirtschaftspläne. Die Mindestversicherungssummen regelt § 15 der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV): mindestens 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres.

Diese Summen sind die gesetzliche Untergrenze, nicht automatisch die sinnvolle Deckung. Einzelne Fachstellen empfehlen für Verwalter größerer Bestände höhere Deckungssummen, weil Schäden an großen Liegenschaften die Mindestsummen übersteigen können. Dabei handelt es sich um eine Praxis-Einschätzung, nicht um eine gesetzliche Vorgabe. Entscheidend für die Kalkulation: Die Prämie hängt von Deckungssumme, Selbstbeteiligung und geplanter Bestandsgröße ab und ist als laufender Fixkostenblock von Anfang an einzuplanen. Der Versicherungsschutz muss während der gesamten Tätigkeit bestehen bleiben; ein Wegfall kann die Erlaubnis gefährden.

Weiterbildungspflicht nach § 34c Abs. 2a GewO und der zertifizierte Verwalter nach § 26a WEG

Gründer müssen zwei Nachweisebenen auseinanderhalten, die im Markt häufig vermischt werden: die gewerberechtliche Zulassung und den WEG-spezifischen Sachkundenachweis.

Ebene eins – die gewerberechtliche Weiterbildungspflicht: § 34c Abs. 2a GewO verpflichtet Gewerbetreibende und die mit der Leitung des Betriebs beauftragten Personen, sich in einem Zeitraum von drei Jahren im Umfang von 20 Stunden fortzubilden. Die Inhalte müssen sich auf die erlaubnispflichtige Tätigkeit beziehen, etwa WEG-Recht, Betriebskostenabrechnung oder technisches Gebäudemanagement. Die Behörde kann die Nachweise anfordern; Gründer sollten Teilnahmebestätigungen daher von Beginn an lückenlos dokumentieren.

Ebene zwei – der zertifizierte Verwalter nach § 26a WEG: Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Verwaltertätigkeit notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Die Details regelt die Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter (ZertVerwV) vom 2. Dezember 2021. Sie sieht auch Gleichstellungen vor: Von der Prüfung befreit sein können unter anderem Personen mit der Befähigung zum Richteramt, mit einem Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt oder mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung zum Immobilienkaufmann beziehungsweise einem vergleichbaren Abschluss.

Die praktische Spitze des Nachweises liegt in § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG: Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsgemäßen Verwaltung – Eigentümer haben also einen einklagbaren Anspruch darauf. Für Verwalter, die bereits vor diesem Stichtag bestellt waren, galt eine Übergangsfrist, die am 1. Juni 2024 abgelaufen ist. Eine Ausnahme besteht für kleine Gemeinschaften: Sie greift, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Für eine externe, gewerbliche Hausverwaltung ist diese Ausnahme regelmäßig irrelevant, weil sie keine Eigentümerin der verwalteten Gemeinschaft ist. Den Gesetzeswortlaut finden Interessierte unter § 26a WEG auf gesetze-im-internet.de.

Die Konsequenz für die Gründungsstrategie ist klar: Wer im WEG-Segment wachsen will, kommt an der IHK-Prüfung oder einer gleichgestellten Qualifikation praktisch nicht vorbei. Die reine Gewerbeerlaubnis öffnet den Markt, die Zertifizierung entscheidet über die Bestellbarkeit im lukrativsten Segment.

Rechtsform, Haftung und Kapitalbedarf der Hausverwaltung

Der einfachste Einstieg ist das Einzelunternehmen: Nach Erteilung der Erlaubnis genügt die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt. Der Nachteil liegt in der unbeschränkten persönlichen Haftung des Inhabers. Wer das private Risiko begrenzen will, wählt eine Kapitalgesellschaft. Die UG (haftungsbeschränkt) ist mit einem Stammkapital ab einem Euro möglich, muss jedoch nach § 5a GmbHG ein Viertel des Jahresüberschusses als Rücklage einbehalten, bis das für eine GmbH erforderliche Stammkapital angesammelt ist. Die GmbH verlangt ein Stammkapital von 25.000 Euro, von dem bei Gründung mindestens die Hälfte eingezahlt werden muss. Für beide Formen fallen Notar- und Registerkosten an.

Mit der Gewerbeanmeldung beginnen zugleich die üblichen Behördenwege: Das Gewerbeamt übermittelt die Daten in der Regel an das Finanzamt, das dem Gründer eine Steuernummer erteilt. Als Gewerbetreibender ist man außerdem Pflichtmitglied bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer. Wer von Anfang an Mitarbeiter beschäftigt, muss sich zudem bei der Berufsgenossenschaft anmelden und die gesetzliche Unfallversicherung für die Beschäftigten abschließen.

Zwei Einordnungen sind wichtig: Die Haftungsbegrenzung ersetzt nicht die Berufshaftpflicht, denn der Versicherungsnachweis bleibt Erlaubnisvoraussetzung. Und bei eigenen Pflichtverletzungen kann ein Geschäftsführer auch in der GmbH persönlich in Anspruch genommen werden. Die Rechtsform ist damit eher eine Frage der Risikosteuerung und der Außenwirkung gegenüber Mandanten als ein Freibrief.

Der Kapitalbedarf einer Hausverwaltung setzt sich aus wiederkehrenden Blöcken zusammen, nicht aus einer einmaligen Gründungssumme:

• Jahresprämie der Berufshaftpflicht, je nach Deckungssumme und Bestand
• laufende Lizenzkosten der Verwaltersoftware, meist gestaffelt nach Einheitenzahl
• Arbeitsplatz, Kommunikation und Fachliteratur
• Weiterbildung und gegebenenfalls IHK-Prüfungsgebühren
• Marketing und Akquise
• Lebenshaltung beziehungsweise Gehälter während der Anlaufzeit, die erfahrungsgemäß sechs bis zwölf Monate bis zu nennenswerten Umsätzen dauern kann

Entscheidend ist weniger die formale Mindesteinlage als die Liquiditätsplanung über diese Anlaufphase. Ein Businessplan, der Fixkosten und realistische Mandatszugänge gegenüberstellt, gehört deshalb zur Gründungsvorbereitung. Gründungszuschuss oder öffentliche Gründerkredite können die Anfangsphase zusätzlich abfedern.

Mandantengelder: strikte Trennung vom eigenen Vermögen

Hausverwalter führen fremdes Geld treuhänderisch: Hausgelder, Instandhaltungsrücklagen und Mieteinnahmen gehören den Mandanten, nicht dem Unternehmen. Die MaBV verlangt deshalb, Kundengelder getrennt vom eigenen Vermögen zu halten. Eine Vermischung mit dem Betriebsvermögen ist unzulässig.

In der Praxis bedeutet das: Für jede verwaltete WEG wird ein eigenes Konto geführt, die Instandhaltungsrücklage idealerweise auf einem separaten Anlagekonto. In der Mietverwaltung sind Mieteingänge und Kautionen ebenfalls auf gesonderten Fremdgeldkonten zu buchen. Zur Treuhandpflicht gehört auch die revisionssichere Aufbewahrung: Mandantenbuchhaltungen, Belege und Kontoauszüge sind nach handels- und steuerrechtlichen Maßstäben in der Regel zehn Jahre aufzubewahren, der Schriftverkehr sechs Jahre. Die Kontentrennung ist aus zwei Gründen existenziell: Verstöße können die Zuverlässigkeit im Sinne des § 34c GewO infrage stellen und damit die Erlaubnis gefährden. Und für Eigentümergemeinschaften ist die saubere Fremdgeldführung ein zentrales Kriterium bei der Verwalterwahl – entsprechende Nachweise gehören in jedes Angebot.

Ausstattung: Software, Bankverbindungen und Versicherungen

Die technische Grundausstattung entscheidet darüber, wie viele Einheiten ein Verwalter später pro Arbeitskraft betreuen kann. Eine Verwaltersoftware sollte die Kontenführung je Mandat, Wirtschaftspläne, Heiz- und Betriebskostenabrechnungen, die Organisation von Eigentümerversammlungen inklusive Einladung und Protokoll sowie eine revisionssichere Dokumentenablage abbilden. Auswahlkriterien sind Funktionsumfang, Datenschutz und Serverstandort, Schnittstellen zu Buchhaltung und Banking sowie ein Preismodell, das mit wachsender Einheitenzahl skaliert. Eine Empfehlung einzelner Anbieter ist an dieser Stelle bewusst nicht Gegenstand – der Markt ist heterogen, und Testphasen verschaffen belastbarere Eindrücke als Listen.

Bankseitig werden Fremdgeldkonten je WEG benötigt; manche Institute bieten spezielle Verwalterkonten mit Unterkonten-Logik. Auf die Einlagensicherung ist bei größeren Rücklagen zu achten. Versicherungsseitig ist die Berufshaftpflicht die einzige gesetzliche Pflicht. Ergänzend kommen je nach Risikolage eine Vertrauensschadenversicherung gegen Untreue-Handlungen im eigenen Betrieb, eine Betriebshaftpflicht und ein Cyber-Schutz infrage – das ist eine unternehmerische Abwägung, keine gesetzliche Anforderung.

Checkliste Grundausstattung:

• Verwaltersoftware mit Mandantenbuchhaltung, Abrechnungsmodul und Versammlungsmanagement
• Fremdgeldkonten je WEG plus separates Rücklagenkonto
• Berufshaftpflicht mit den Mindestsummen nach § 15 MaBV
• digitale Dokumentenablage mit DSGVO-konformer Struktur
• Musterverträge für Verwaltervertrag und Angebote
• Prozess für die Weiterbildungsdokumentation nach § 34c Abs. 2a GewO

Hausverwaltung gründen: der 12-Monats-Fahrplan

Die folgende Zeitleiste bündelt die Stationen von der Qualifikation bis zum ersten Mandat – mit Bearbeitungsdauer und typischen Kosten je Station. Die Kostenangaben sind übliche Größenordnungen und hängen von Kommune, Anbieter und gewählter Rechtsform ab.

Die Reihenfolge von Versicherung und Antrag ist zwingend, weil die Versicherungsbestätigung oder die Zusage des Versicherers dem Erlaubnisantrag beiliegen muss. Alle anderen Stationen lassen sich parallelisieren.

Honorarkalkulation: Was eine Hausverwaltung pro Einheit verdient

Die belastbarste Marktgröße liefert die CRES-Verwalterentgeltstudie 2025/2026, eine regelmäßige Erhebung in Kooperation mit Branchenverbänden: Bei Neuverträgen in der WEG-Verwaltung liegt das Honorar im Bundesdurchschnitt bei gut 27 bis knapp 42 Euro brutto je Einheit und Monat. Die Spanne erklärt sich vor allem aus der Objektgröße – kleine Gemeinschaften zahlen je Einheit deutlich mehr als große, weil sich Fixkosten auf weniger Einheiten verteilen.

Die Korridore nach Größenklasse stammen aus aktuellen Markterhebungen und dienen der Orientierung; regionale Märkte weichen teils deutlich ab. Zusätzlich zum Basisentgelt vereinbaren viele Verwalter Sondervergütungen für Zusatzleistungen – etwa die Begleitung größerer Sanierungen oder außerordentliche Eigentümerversammlungen. Nach Marktdaten können solche Sonderhonorare die Basisvergütung um 30 bis 50 Prozent erhöhen; für Mandanten wie für Gründer lohnt deshalb der Blick auf das vollständige Leistungsverzeichnis.

Im zweiten Standbein, der Mietverwaltung, wird üblicherweise ein Prozentsatz der Mieteinnahmen vereinbart; marktüblich sind etwa fünf bis sechs Prozent, je nach Objekt auch mehr. Die Sondereigentumsverwaltung einzelner vermieteter Wohnungen liegt typischerweise bei 20 bis 30 Euro brutto je Einheit und Monat; für die Kombination aus WEG- und Sondereigentumsverwaltung nennt die Verwalterentgeltstudie rund 42 Euro brutto je Einheit.

Für die Kalkulation ist eine zweite Kennzahl hilfreich: Eine Marktanalyse unter Bezug auf die Verwalterentgeltstudie nennt einen mittleren Mindestumsatz von rund 357 Euro brutto je verwalteter Anlage – unabhängig von der reinen Multiplikation aus Einheitenzahl und Einheitspreis. Diese Angabe ist eine Einzeleinschätzung, erklärt aber, warum sehr kleine Objekte je Einheit überproportional teuer sind und warum Gründer Objekte unter einer bestimmten Größe nur mit Mindestpauschalen wirtschaftlich betreuen können.

Die Frage, wie viele Einheiten eine Person tragfähig betreut, beantwortet der Markt nicht pauschal – sie hängt von Objektzustand, Digitalisierungsgrad und Honorarniveau ab. Eine reine Richtrechnung zeigt die Logik: Eine WEG mit 24 Einheiten zu je 25 Euro netto bringt 600 Euro monatlich, also 7.200 Euro im Jahr. Bei angenommenen Vollkosten von 150.000 Euro je Verwalter-Arbeitsplatz – Gehalt, Software, Versicherung, Raumkosten – braucht es gut 20 solcher Objekte beziehungsweise rund 500 Einheiten, um den Arbeitsplatz kostendeckend zu betreiben. Die Annahmen sind illustrativ; wer kalkuliert, ersetzt sie durch eigene Fixkosten und das Honorarniveau seines regionalen Markts.

Die ersten Mandate gewinnen: Beiräte, Bauträger und die Eigentümerversammlung

Das erste Mandat entsteht selten über anonyme Werbung. Drei Kanäle haben sich in der Praxis bewährt: Verwaltungsbeiräte, die in Gemeinschaften mit unzufriedener Eigentümerschaft nach Alternativen suchen; Bauträger und Projektentwickler, die bei Neubauten die Erstverwaltung vergeben; und Makler, die Kontakt zu Käufern und Eigentümern vermitteln können. Lokale Präsenz und ein nachvollziehbares Leistungsangebot schlagen dabei Massenanschreiben – gerade weil der Markt durch die Zertifizierungspflicht transparenter geworden ist.

Formal läuft die Bestellung in der WEG-Verwaltung immer über die Eigentümerversammlung: Der Verwalter reicht ein schriftliches Angebot mit Leistungsverzeichnis und Honorar ein, die Gemeinschaft nimmt die Verwalterwahl auf die Tagesordnung, und die Bestellung erfolgt durch Mehrheitsbeschluss. Anschließend wird der Verwaltervertrag geschlossen. Nach § 26 Abs. 1 WEG kann die Bestellung für höchstens fünf Jahre erfolgen; bei erstmaliger Bestellung nach Begründung der Gemeinschaft gilt eine Obergrenze von drei Jahren. Für Gründer ist diese Frist relevant, weil Bestandsverträge den Markt zeitweise blockieren – Neugründungen von Gemeinschaften und Verwalterwechsel nach Ärger über den Amtsinhaber sind die realistischen Einstiegspunkte.

Häufige Fragen zur Gründung einer Hausverwaltung

Braucht man eine Ausbildung, um eine Hausverwaltung zu gründen?

Eine bestimmte Ausbildung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Erforderlich sind die Erlaubnis nach § 34c GewO, die Berufshaftpflicht und die laufende Weiterbildung. Für WEG-Mandate ist faktisch zusätzlich die Zertifizierung nach § 26a WEG nötig – entweder über die IHK-Prüfung oder über eine gleichgestellte Qualifikation wie die Ausbildung zum Immobilienkaufmann.

Welche Versicherung ist für Hausverwalter Pflicht?

Pflicht ist die Berufshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden. Die Mindestsummen nach § 15 MaBV liegen bei 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Fälle eines Jahres. Zusatzbausteine wie Vertrauensschaden oder Cyber-Schutz sind freiwillig.

Wie viele Einheiten kann ein Verwalter allein betreuen?

Eine gesetzliche Obergrenze existiert nicht. Die tragfähige Zahl ergibt sich aus dem Deckungsbeitrag je Objekt, dem Objektzustand und dem Digitalisierungsgrad. Die Beispielrechnung im Kalkulationsabschnitt zeigt, warum viele Kalkulationen auf mehrere hundert Einheiten je Vollzeitkraft hinauslaufen.

Was kostet die Erlaubnis nach § 34c GewO?

Die Behördengebühren legt jede Kommune selbst fest; üblich ist ein zwei- bis mittlerer dreistelliger Betrag. Hinzu kommen 13 Euro für das Führungszeugnis, Kosten für den Gewerbezentralregisterauszug und die laufende Versicherungsprämie.

Was passiert, wenn eine WEG keinen zertifizierten Verwalter bestellt?

Seit dem 1. Dezember 2023 können Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters als Teil ordnungsgemäßer Verwaltung verlangen; der Bestandsschutz für früher bestellte Verwalter endete am 1. Juni 2024. Für Gründer heißt das: Ohne Zertifizierung oder gleichgestellte Qualifikation bleibt der WEG-Markt bis auf die Kleinstgemeinschaften-Ausnahme faktisch geschlossen – die Prüfungsplanung gehört deshalb an den Anfang jedes Gründungsfahrplans.