Was macht eine Hausverwaltung? Aufgaben, Pflichten und Grenzen im Überblick

Was macht eine Hausverwaltung? Die kurze Antwort: Sie übernimmt im Auftrag von Eigentümern oder Eigentümergemeinschaften die kaufmännische, technische und rechtliche Betreuung einer Immobilie. Die ausführliche Antwort hängt davon ab, welche Verwaltungsform beauftragt ist – denn eine WEG-Verwaltung arbeitet für die gesamte Eigentümergemeinschaft, eine Mietverwaltung für den einzelnen Eigentümer und eine Fremdverwaltung für den Eigentümer eines Gewerbeobjekts.

Für Eigentümer, Investoren und Asset Manager ist die genaue Abgrenzung des Aufgabenkatalogs keine Formsache. Wer weiß, welche Leistungen im Verwaltervertrag stecken müssen und wo die Kompetenzen des Verwalters enden, erkennt früh, ob ein Objekt sauber betreut wird – oder ob Abrechnungen, Instandhaltung und Beschlussmanagement auf der Strecke bleiben. Dieser Beitrag ordnet die drei Verwaltungsarten ein, erklärt den vollständigen Aufgabenkatalog und zieht die harte Grenze: was eine Hausverwaltung ohne Beschluss der Eigentümer nicht darf.

Das Wichtigste in Kürze:

• Es gibt drei Verwaltungsarten: WEG-Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft, Miet- beziehungsweise Sondereigentumsverwaltung für den einzelnen Eigentümer und Fremdverwaltung für Gewerbeobjekte – jeweils mit eigenem Auftraggeber und eigenem Vergütungsmodell.
• Kaufmännische Kernaufgaben: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Hausgeldeinzug, Mahnwesen, Zahlungsverkehr und Verwaltung der Erhaltungsrücklage.
• Technische Kernaufgaben: Objektbegehungen, Wartungsverträge, Verkehrssicherungspflicht, Steuerung von Instandsetzungen und Organisation des Notdienstes.
• Rechtliche und organisatorische Kernaufgaben: Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung, Beschlussumsetzung, Führung der Beschlusssammlung und Vertretung der Gemeinschaft nach außen.
• Klare Grenze: Ohne Beschluss der Eigentümer darf die Verwaltung keine größeren Ausgaben anordnen; Rechts- und Steuerberatung gehören nicht zum Verwalterauftrag. Rechtsgrundlage der Verwalterbefugnisse ist § 27 WEG.

Die drei Arten der Hausverwaltung im Vergleich

Bevor sich die Frage „Was macht eine Hausverwaltung?“ konkret beantworten lässt, ist eine Unterscheidung nötig, die in der Praxis häufig untergeht: Nicht jede Hausverwaltung verwaltet dasselbe. Die Verwaltungsart bestimmt, wer der Auftraggeber ist, welche Aufgaben im Mittelpunkt stehen und wie die Vergütung berechnet wird. Wer diese drei Modelle vermischt, vergleicht am Ende Leistungen, die gar nicht im selben Vertragsverhältnis geschuldet sind.

Die folgende Tabelle trennt die drei Verwaltungsarten nach Auftraggeber, Kernaufgaben und Vergütungsmodell:

Entscheidend ist der Blick auf den Auftraggeber: Die WEG-Verwaltung ist an Beschlüsse der Gemeinschaft gebunden und agiert in einem engen rechtlichen Rahmen des Wohnungseigentumsgesetzes. Die Mietverwaltung dagegen arbeitet auf Basis eines individuellen Verwaltervertrags mit einem einzelnen Eigentümer und hat erheblich mehr Gestaltungsfreiheit. Die Gewerbeverwaltung schließlich ist meist Teil eines professionellen Property Managements mit Reporting-Pflichten gegenüber institutionellen Eigentümern. Die folgenden Aufgabenblöcke gelten für alle drei Arten, zeigen aber in der WEG-Verwaltung ihre strengste Form – dort, wo jede Ausgabe über das Gemeinschaftseigentum abgerechnet und jedes Vorgehen beschlussfest dokumentiert werden muss.

Für die Praxis hat diese Dreiteilung zwei Konsequenzen: Erstens können in einem Objekt mehrere Verwaltungsarten parallel existieren – bei einer vermieteten Eigentumswohnung betreut die WEG-Verwaltung das Gemeinschaftseigentum, während eine Mietverwaltung die Einheit selbst managt; beide Mandate bleiben vertraglich getrennt, auch wenn sie bei derselben Firma liegen. Zweitens legt erst der Verwaltervertrag fest, welche Leistungen konkret geschuldet sind: Die gesetzlichen Pflichten bilden den Rahmen, der individuelle Vertragsumfang die Füllung. Wer Angebote vergleicht, sollte deshalb nicht nur den Preis pro Einheit, sondern vor allem den jeweils enthaltenen Aufgabenkatalog vergleichen.

Hausverwaltung Aufgaben – was macht eine Hausverwaltung im Detail?

Der klassische Aufgabenkatalog einer Hausverwaltung gliedert sich in drei Blöcke: kaufmännische, technische sowie rechtliche und organisatorische Aufgaben. Diese Einteilung ist mehr als eine Übersichtsformel – sie spiegelt die drei Risikofelder wider, in denen Verwaltungsfehler für Eigentümer teuer werden: fehlerhafte Abrechnungen, versäumte Instandhaltung und formell angreifbare Beschlüsse. Wer eine Verwaltung beauftragt oder ihre Arbeit beurteilen will, sollte jeden der drei Blöcke einzeln prüfen können. Die nachfolgenden Abschnitte erklären die konkreten Verwalterpflichten und zeigen, was Eigentümer als Leistung erwarten dürfen.

Kaufmännische Aufgaben

Der kaufmännische Block ist das Rückgrat der Verwaltung. Hier entscheidet sich, ob die Immobilie finanziell transparent geführt wird und ob die Eigentümergemeinschaft jederzeit zahlungsfähig bleibt. Zu den kaufmännischen Aufgaben einer Hausverwaltung zählen:

• Wirtschaftsplan: Der Verwalter stellt jährlich einen Wirtschaftsplan auf, der die voraussichtlichen Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums für das kommende Jahr abbildet – von Versicherungen über Reinigung und Energie bis zu Wartungspauschalen. Der Plan ist die Berechnungsgrundlage für die Höhe des Hausgelds, das jeder Eigentümer monatlich zu leisten hat, und wird der Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt.
• Jahresabrechnung: Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung, in der die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben den Planwerten gegenübergestellt werden. Aus der Differenz ergibt sich für jeden Eigentümer ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Eine verspätete oder fehlerhafte Jahresabrechnung gehört zu den häufigsten Konfliktpunkten zwischen Gemeinschaft und Verwaltung.
• Hausgeldeinzug: Die Verwaltung zieht die beschlossenen Hausgeldvorauszahlungen bei allen Eigentümern ein und überwacht die Zahlungseingänge laufend. Nur ein konsequenter Einzug sichert die Liquidität der Gemeinschaft für anstehende Rechnungen.
• Mahnwesen: Bleiben Hausgeldzahlungen aus, mahnt der Verwalter die säumigen Eigentümer an und treibt offene Forderungen notfalls gerichtlich ein. Das Mahnwesen ist keine freiwillige Zusatzleistung, sondern gehört zur ordnungsmäßigen Vermögensverwaltung der Gemeinschaft.
• Zahlungsverkehr: Alle laufenden Verbindlichkeiten des Hauses – Handwerkerrechnungen, Versorgungsleistungen, Versicherungsprämien – werden über das Verwaltungskonto beglichen. Der Verwalter führt die Konten der Gemeinschaft getrennt vom eigenen Vermögen und sorgt für eine prüffähige Buchführung aller Geldein- und -ausgänge.
• Versicherungsmanagement: Die Verwaltung schließt die erforderlichen Versicherungen für das gemeinschaftliche Eigentum ab – etwa die Gebäudeversicherung und die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht –, kontrolliert Deckungsumfänge und Beiträge regelmäßig und meldet Schadenfälle an den Versicherer. Das Wohnungseigentumsgesetz zählt den Versicherungsabschluss ausdrücklich zu den Aufgaben des Verwalters.
• Erhaltungsrücklage: Die Instandhaltungsrücklage wird angespart, verwaltet und angelegt. Ihre Höhe beschließt die Gemeinschaft; die Verwaltung prüft, ob die Rücklage dem Alter und Zustand des Gebäudes angemessen ist, und macht gegebenenfalls Anpassungsvorschläge. Sie stellt außerdem sicher, dass Mittel aus der Rücklage nur nach Beschluss und für ihren Zweck verwendet werden.

Alle kaufmännischen Aufgaben laufen auf ein Ziel hinaus: Die Eigentümer müssen jederzeit nachvollziehen können, was mit ihrem Geld geschieht. Transparenz in Plan, Abrechnung und Kontoführung ist deshalb der erste Prüfpunkt bei jeder Verwalterbewertung.

Technische Aufgaben

Der technische Block sichert den Werterhalt der Immobilie. Während die kaufmännische Seite in Tabellen sichtbar wird, zeigt sich die Qualität der technischen Betreuung am Zustand des Gebäudes – und daran, ob Schäden früh erkannt oder erst gemeldet werden, wenn sie teuer geworden sind. Die technischen Aufgaben einer Hausverwaltung umfassen:

• Objektbegehung: Der Verwalter oder ein beauftragter Objektbetreuer begeht das Gebäude regelmäßig und dokumentiert den Zustand der Bausubstanz, der Haustechnik und der Außenanlagen. Regelmäßige Begehungen sind die Voraussetzung dafür, dass Instandhaltungsbedarf geplant statt improvisiert wird.
• Wartungsverträge: Für Aufzüge, Heizungsanlagen, Brandschutzeinrichtungen und weitere technische Systeme schließt und betreut die Verwaltung Wartungsverträge, steuert die turnusmäßigen Prüfungen und kontrolliert die Leistungserbringung der Fachfirmen. Lücken bei Pflichtprüfungen können im Schadenfall haftungsrechtlich relevant werden.
• Verkehrssicherungspflicht: Das gemeinschaftliche Eigentum muss so gehalten sein, dass niemand zu Schaden kommt. Dazu gehören funktionierende Beleuchtung in Treppenhäusern, sichere Verkehrswege, Glatteisbeseitigung im Winter und die Kontrolle von Bäumen oder Dachflächen nach Unwettern. Die Verwaltung organisiert diese Kontrollen und dokumentiert sie, denn die Verkehrssicherungspflicht liegt letztlich bei der Eigentümergemeinschaft.
• Steuerung von Instandsetzungen: Vom Angebot über die Vergabe bis zur Abnahme: Die Verwaltung holt Kostenvoranschläge ein, beauftragt Handwerker im Rahmen ihrer Befugnisse, überwacht die Ausführung und rechnet die Maßnahme ab. Größere Vorhaben legt sie vorab der Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung vor – dazu mehr im Abschnitt zu den Grenzen.
• Langfristige Instandhaltungsplanung: Aus den Ergebnissen der Begehungen entwickelt die Verwaltung eine mittelfristige Maßnahmenplanung: Sie priorisiert anstehende Instandhaltungen, stimmt sie mit der Höhe der Erhaltungsrücklage ab und bereitet größere Vorhaben als Beschlussvorlagen für die Eigentümerversammlung vor. So bleibt die Gemeinschaft handlungsfähig, statt von kostspieligen Einzelmaßnahmen überrascht zu werden.
• Notdienst: Bei Rohrbrüchen, Heizungsausfällen oder Sturmschäden muss auch außerhalb der Bürozeiten jemand reagieren. Eine funktionierende Notfallorganisation mit erreichbarer Rufbereitschaft oder einem Notdienst gehört zum professionellen Standard und begrenzt Folgeschäden, die aus verzögertem Handeln entstehen.

Gute technische Verwaltung erkennt man weniger an einzelnen Maßnahmen als an der Planbarkeit: Schäden werden erfasst, bevor sie eskalieren, Wartungstermine laufen verlässlich in einem System, und Instandsetzungen folgen einer mittelfristigen Planung statt dem Zufall.

Rechtliche und organisatorische Aufgaben

Der dritte Block betrifft das Zusammenspiel zwischen Verwalter, Gemeinschaft und Dritten. Gerade in der WEG-Verwaltung ist dieser Bereich stark formalisiert, weil viele Entscheidungen nur durch Beschluss wirksam werden. Zu den rechtlichen und organisatorischen Aufgaben zählen:

• Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung: Mindestens einmal jährlich beruft der Verwalter die Eigentümerversammlung ein, formuliert die Tagesordnung, versendet die Einladung fristgerecht und leitet die Versammlung selbst. Er beantwortet Sachfragen, stellt Anträge zur Abstimmung und sorgt dafür, dass die Beschlussfassung ordnungsgemäß abläuft.
• Beschlussumsetzung: Gefasste Beschlüsse sind für den Verwalter verbindlich. Er setzt sie innerhalb angemessener Frist um – etwa die Beauftragung einer beschlossenen Sanierung, die Anpassung des Hausgelds oder Änderungen der Hausordnung. Beschlüsse zu ignorieren oder eigenmächtig zu verändern, gehört zu den schwersten Verstößen gegen den Verwalterauftrag.
• Beschlusssammlung: Alle Beschlüsse der Gemeinschaft werden in einer Beschlusssammlung dokumentiert und dauerhaft aufbewahrt. Sie ist das Gedächtnis der Gemeinschaft: An ihr lässt sich Jahre später noch prüfen, was wann mit welcher Mehrheit beschlossen wurde – relevant bei Streitigkeiten ebenso wie beim Verkauf einer Einheit.
• Hausordnung und Durchsetzung gemeinschaftlicher Regeln: Die Verwaltung überwacht die Einhaltung der Hausordnung, schlägt erforderliche Anpassungen vor und stellt bei Verstößen den ordnungsgemäßen Zustand wieder her – von der Belehrung einzelner Eigentümer oder Mieter bis zur Umsetzung beschlossener Maßnahmen.
• Vertretung der Gemeinschaft: Der Verwalter vertritt die Wohnungseigentümergemeinschaft nach außen – gegenüber Behörden, Versorgern, Versicherungen, Handwerkern und im Rechtsverkehr. Er führt den Schriftwechsel, meldet Schäden bei der Versicherung und wickelt Forderungen ab, die die Gemeinschaft betreffen.
• Vertrags- und Dienstleistermanagement: Reinigung, Winterdienst, Gartenpflege und weitere Rahmenverträge werden von der Verwaltung ausgeschrieben, vergeben und auf Leistung und Preis überwacht. Verträge werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf neu verhandelt.
• Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat: In der WEG-Verwaltung arbeitet der Verwalter mit dem Verwaltungsbeirat zusammen, der Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungslegungen und Kostenanschläge prüft, bevor die Eigentümerversammlung darüber entscheidet (§ 29 WEG). Eine funktionierende Beiratsarbeit erhöht die Kontrolle der Verwaltung und entlastet die Versammlung.

Damit ist klar: Die Verwalterpflichten enden nicht am Schreibtisch. Wer eine Hausverwaltung beauftragt, kauft die organisierte Verbindung zwischen Eigentümerwillen und praktischer Umsetzung – inklusive der formalen Sauberkeit, ohne die Beschlüsse angreifbar werden.

Was eine Hausverwaltung nicht darf – die Grenzen

Mindestens so wichtig wie der Aufgabenkatalog ist seine Kehrseite: die Grenzen der Verwalterbefugnisse. Sie schützen die Eigentümer davor, dass über ihr Geld und ihr Eigentum ohne ihre Zustimmung verfügt wird.

Keine Rechts- oder Steuerberatung: Die Hausverwaltung ist Dienstleister für die Immobilienbewirtschaftung, nicht Ersatz für Fachberatung. Rechtsfragen, die über den normalen Verwaltungsvollzug hinausgehen – etwa Streitigkeiten zwischen Eigentümern, komplexe Beschlussanfechtungen oder die steuerliche Behandlung von Einkünften aus Vermietung – gehören in die Hände von Rechtsanwälten und Steuerberatern. Eine Verwaltung, die sich in diesen Feldern als Berater aufspielt, überschreitet ihren Auftrag; umgekehrt dürfen Eigentümer von ihr keine verbindliche Rechts- oder Steuerauskunft erwarten.

Keine eigenmächtigen größeren Ausgaben ohne Beschluss: Die zentrale Kompetenzgrenze betrifft das Geld der Gemeinschaft. Rechtsgrundlage der Verwalterbefugnisse ist § 27 des Wohnungseigentumsgesetzes (Aufgaben und Befugnisse des Verwalters). Danach ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung im gemeinsamen Interesse der Wohnungseigentümer zu treffen – dazu zählen insbesondere die Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums, die Regelung der Lasten- und Kostenverteilung einschließlich der Instandhaltungsrücklage sowie die Durchführung der gefassten Beschlüsse. Maßnahmen dagegen, die über die ordnungsmäßige Verwaltung hinausgehen – also größere Instandsetzungen, Modernisierungen oder sonstige Ausgaben von erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung –, darf der Verwalter nicht eigenmächtig anordnen. Hierfür braucht er einen Beschluss der Eigentümerversammlung. Der vollständige Wortlaut des § 27 WEG (Aufgaben und Befugnisse des Verwalters) ist über die offizielle Quelle gesetze-im-internet.de abrufbar; der folgende Screenshot zeigt den Gesetzestext von dieser Seite.

Zwei Einschränkungen vervollständigen das Bild: In Notfällen – etwa bei einem Rohrbruch oder akuten Sicherheitsrisiken – darf und muss der Verwalter sofort handeln, ohne vorher einen Beschluss einzuholen; die Gemeinschaft ist nachträglich zu informieren. Und in der Praxis sehen viele Verwalterverträge eine feste Kostenfreigrenze vor, bis zu der kleinere Reparaturen ohne Rücksprache beauftragt werden dürfen. Diese Grenze ist Verhandlungssache und steht im Verwaltervertrag – Eigentümer sollten sie kennen, bevor sie über vermeintlich eigenmächtige Ausgaben streiten.

Wichtig ist, diese Grenze richtig zu lesen: Sie ist kein Freibrief für Untätigkeit. Erkennt der Verwalter Instandhaltungs- oder Modernisierungsbedarf, muss er ihn der Gemeinschaft melden, Kostenvoranschläge einholen und eine Beschlussvorlage für die Eigentümerversammlung vorbereiten – die Entscheidung selbst trifft allein die Gemeinschaft. Ein Verwalter, der größeren Handlungsbedarf weder meldet noch zur Beschlussfassung vorbereitet, verletzt seine Pflichten ebenso wie einer, der eigenmächtig beauftragt. Überschreitet er seine Befugnisse, riskiert er im Schadenfall die persönliche Inanspruchnahme; viele Verwalterverträge sehen deshalb eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung des Verwalters vor.

Die Konsequenz aus diesen Grenzen ist einfach: Der Verwalter ist Verwalter, nicht Eigentümer. Er bereitet Entscheidungen vor, trifft sie aber nicht anstelle der Gemeinschaft. Wo diese Trennung verwischt – etwa wenn größere Aufträge ohne Beschluss vergeben oder Rücklagen ohne Beschluss angegriffen werden –, liegt ein erheblicher Vertrauensbruch vor und regelmäßig ein wichtiger Grund für die Abberufung.

Keine eigenmächtigen größeren Ausgaben ohne Beschluss: Die zentrale Kompetenzgrenze betrifft das Geld der Gemeinschaft. Rechtsgrundlage der Verwalterbefugnisse ist § 27 des Wohnungseigentumsgesetzes (Aufgaben und Befugnisse des Verwalters). Danach ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung im gemeinsamen Interesse der Wohnungseigentümer zu treffen – dazu zählen insbesondere die Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums, die Regelung der Lasten- und Kostenverteilung einschließlich der Instandhaltungsrücklage sowie die Durchführung der gefassten Beschlüsse. Maßnahmen dagegen, die über die ordnungsmäßige Verwaltung hinausgehen – also größere Instandsetzungen, Modernisierungen oder sonstige Ausgaben von erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung –, darf der Verwalter nicht eigenmächtig anordnen. Hierfür braucht er einen Beschluss der Eigentümerversammlung. Der vollständige Wortlaut des § 27 WEG (Aufgaben und Befugnisse des Verwalters) ist online abrufbar.

Anzeichen für eine schlechte Hausverwaltung

Ob eine Verwaltung gut arbeitet, zeigt sich selten an großen Versprechungen, sondern an kleinen wiederkehrenden Signalen. Für Eigentümer und Beiräte sind die folgenden Anzeichen belastbare Warnhinweise, die eine genauere Prüfung rechtfertigen:

• Verspätete oder fehlerhafte Jahresabrechnungen: Wenn Abrechnungen regelmäßig viele Monate nach Jahresende eintreffen, Posten nicht belegt sind oder Rückfragen unbeantwortet bleiben, stimmt etwas in der kaufmännischen Organisation nicht.
• Keine oder spärliche Rückmeldung: Anfragen von Eigentümern bleiben wochenlang liegen, Telefonate enden ohne Ergebnis, Zusagen werden nicht eingehalten. Erreichbarkeit und verbindliche Reaktionszeiten sind Kernleistungen, kein Entgegenkommen.
• Fehlende oder unbrauchbare Versammlungsprotokolle: Ohne saubere Niederschriften und eine gepflegte Beschlusssammlung ist nicht nachvollziehbar, was die Gemeinschaft beschlossen hat – ein formeller wie praktischer Schaden, etwa beim Verkauf von Einheiten.
• Keine oder zu geringe Rücklagenbildung: Eine Verwaltung, die den Zustand der Erhaltungsrücklage nicht thematisiert, verschiebt Instandhaltungskosten in die Zukunft und erzeugt Sonderumlagen, die Eigentümer unvorbereitet treffen.
• Keine Reaktion bei Notfällen: Ist im Schadenfall niemand erreichbar oder bleiben dringende Maßnahmen tagelang aus, fehlt es an der organisatorischen Basis des Verwalterauftrags.
• Verweigerte Einsicht in die Unterlagen: Eigentümer haben Anspruch darauf, die Abrechnungsunterlagen und Belege der Verwaltung einzusehen. Gewährt eine Verwaltung diese Einsicht nur nach massivem Widerstand oder gar nicht, ist das ein ernstes Warnsignal – und der Verstoß gegen eine zentrale Transparenzpflicht.
• Wechselnde Ansprechpartner und überlastete Betreuung: Ist bei jeder Anfrage ein anderer Mitarbeiter zuständig oder betreut ein Verwalter nachweislich zu viele Objekte gleichzeitig, leiden Kontinuität und Objektkenntnis – regelmäßige Begehungen und sorgfältige Prüfungen bleiben dann meist auf der Strecke.
• Unklare Kosten und Interessenkonflikte: Rechnungen ohne nachvollziehbare Leistungsbeschreibung, auffällig häufige Aufträge an dieselben Firmen oder undurchsichtige Zusatzkosten sind Punkte, die eine Belegprüfung rechtfertigen.

Ein einzelnes Problem muss noch kein Kündigungsgrund sein – gehäufte Muster dagegen zeigen, dass die Verwaltung ihren Pflichten nicht gerecht wird. Dokumentierte Vorfälle mit Datum und Sachverhalt sind die beste Grundlage für die weitere Entscheidung der Gemeinschaft.

Vergütung und Verwalterwechsel kurz erklärt

Welche Vergütungsmodelle bei Hausverwaltungen üblich sind und mit welchen Kosten Eigentümer konkret rechnen müssen, erklärt der Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung? im Detail. Wie ein Verwalterwechsel Schritt für Schritt abläuft und welche erleichterten Regeln das neue Gesetz für die Kündigung der Hausverwaltung geschaffen hat, zeigt der Ratgeber Kündigung der Hausverwaltung: Das neue Gesetz.

Häufige Fragen zu den Aufgaben der Hausverwaltung

Was darf eine Hausverwaltung nicht?

Die Hausverwaltung darf keine Ausgaben von erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung ohne Beschluss der Eigentümerversammlung anordnen – etwa größere Sanierungen oder Modernisierungen. Grundlage ist § 27 WEG, der die Verwalterbefugnisse auf Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung begrenzt; nur in Notfällen darf sofort ohne Beschluss gehandelt werden. Ebenso wenig gehören Rechts- und Steuerberatung zum Verwalterauftrag. Und schließlich darf der Verwalter gefasste Beschlüsse weder ignorieren noch eigenmächtig abändern – er ist an den Willen der Gemeinschaft gebunden.

Was ist der Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung?

Die WEG-Verwaltung wird von der Eigentümerversammlung bestellt und betreut das gemeinschaftliche Eigentum der gesamten Gemeinschaft: Treppenhaus, Dach, Fassade, Haustechnik sowie das Gemeinschaftsvermögen. Sie ist an das Wohnungseigentumsgesetz und an Beschlüsse gebunden. Die Miet- beziehungsweise Sondereigentumsverwaltung dagegen beauftragt ein einzelner Eigentümer für seine eigene Einheit: Sie kümmert sich um Mieterwechsel, Mietverträge, Mieteinzug und die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter. Beide Verwaltungen können bei derselben Firma liegen, sind aber zwei getrennte Vertragsverhältnisse mit unterschiedlichen Auftraggebern und Pflichten.

Woran erkenne ich eine schlechte Hausverwaltung?

Die deutlichsten Warnsignale sind verspätete oder fehlerhafte Jahresabrechnungen, dauerhaft schlechte Erreichbarkeit, fehlende Versammlungsprotokolle und eine nicht dokumentierte Beschlusssammlung. Hinzu kommen eine vernachlässigte Erhaltungsrücklage, ausbleibende Reaktionen im Notfall und undurchsichtige Kosten. Einzelne Pannen kommen in jeder Verwaltung vor; kritisch wird es, wenn sich die Muster wiederholen und auf schriftliche Rügen keine Verbesserung folgt. Eigentümer sollten Vorfälle dokumentieren und die Belege zur nächsten Versammlung vorlegen.

Wie läuft ein Verwalterwechsel ab?

Ein Verwalterwechsel wird grundsätzlich per Beschluss der Eigentümerversammlung eingeleitet: Die Gemeinschaft beruft den bisherigen Verwalter ab, bestellt einen neuen und kündigt den bestehenden Verwaltervertrag. Seit der WEG-Reform sind die Hürden dafür deutlich gesunken – eine Abberufung ist heute auch ohne wichtigen Grund möglich, für die Vertragskündigung gelten gesetzliche Fristen. Entscheidend ist eine saubere Übergabe aller Unterlagen, Konten und der Beschlusssammlung an den Nachfolger. Details zu Fristen, Beschlussmehrheiten und Übergabe regelt der verlinkte Ratgeber zur Kündigung der Hausverwaltung.