Immobiliensoftware im Vergleich: Makler, Verwaltung und FM getrennt betrachtet

Ein seriöser Immobiliensoftware-Vergleich beginnt mit einer Klarstellung: Es gibt keinen einheitlichen Software-Markt, den man mit einer einzigen Bestenliste abdecken könnte. Die kurze Antwort auf die Frage, welche Immobiliensoftware die richtige ist, lautet deshalb: Sie hängt davon ab, ob Sie Objekte vermarkten, Bestände verwalten oder Gebäude technisch betreiben. Maklerbüros, Hausverwaltungen und Facility-Management-Dienstleister lösen unterschiedliche Kernprobleme und brauchen deshalb unterschiedliche Systeme. Wer die drei Welten vermischt, landet schnell bei Anbietervergleichen, die weder für Makler noch für Verwalter noch für Gebäudebetreiber wirklich passen. Dieser Hub trennt die drei Segmente bewusst und stellt sie mit eigenen Vergleichstabellen, Preislogik und Zielgruppenzuordnung gegenüber.

Das Wichtigste zum Immobiliensoftware-Vergleich in Kürze

• Es existieren drei getrennte Softwarewelten: Makler-CRM, Verwaltungssoftware und Facility-Management-Software (CAFM), die selten von einem einzigen System vollständig abgedeckt werden.
• Jedes Segment hat eigene Zielgruppen: Maklerbüro, Selbstverwalter, kleine Verwaltung und Großverwaltung stellen unterschiedliche Anforderungen an Funktionsumfang und Preis.
• Die Preismodelle reichen von Pro-Lizenz-Abos über gestaffelte Tarife nach Einheiten bis zu reinem „Preis auf Anfrage“; alle folgenden Angaben gelten mit Stand Juli 2026 und können sich ändern.
• Systeme mit Alleskönner-Versprechen decken in der Praxis selten alle drei Welten gleichermaßen gut ab.
• Schnittstellen zu Immobilienportalen, DATEV und ERP-Systemen entscheiden oft stärker über die Praxistauglichkeit als die reine Funktionsliste.

Warum dieser Immobiliensoftware-Vergleich Makler, Verwaltung und FM trennt

Maklersoftware organisiert Vermarktungsprozesse: Objektakquise, Exposé-Erstellung, Portalanbindung und Kontaktpflege bis zum Vertragsabschluss. Verwaltungssoftware bildet dagegen laufende Mietverhältnisse, Nebenkostenabrechnungen, WEG-Verwaltung und Buchhaltung ab – ein völlig anderer Prozesskern mit anderen gesetzlichen Anforderungen. Facility-Management-Software wiederum steuert den technischen Betrieb von Gebäuden: Wartungspläne, Störungsmeldungen, Flächenmanagement und häufig BIM-Daten.

Diese drei Prozesswelten teilen zwar das Wort „Immobilie“, haben aber kaum Datenmodelle oder Nutzergruppen gemeinsam. Ein CRM für Makler kennt in der Regel keine Betriebskostenabrechnung, ein Verwaltungssystem bildet wiederum selten Vermarktungs-Workflows ab, und CAFM-Software hat mit Maklerprozessen gar nichts zu tun. Anbieter, die pauschal „eine Lösung für die ganze Immobilienbranche“ versprechen, decken deshalb in der Praxis meist nur ein Segment wirklich tief ab und bauen die anderen Bereiche als schwächere Zusatzmodule an. Wer vergleicht, sollte deshalb zunächst festlegen, in welchem der drei Segmente der eigentliche Bedarf liegt, und erst dann Anbieter innerhalb dieses Segments gegenüberstellen.

Auch regulatorisch unterscheiden sich die drei Segmente deutlich, was sich direkt in den Pflichtfunktionen der jeweiligen Software niederschlägt. Verwaltungssoftware muss die Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes in der seit der WEG-Reform 2020 geltenden Fassung sowie der Heizkostenverordnung zur ordnungsgemäßen Beschlusssammlung und Jahresabrechnung abbilden können, weil Fehler hier unmittelbar rechtliche Konsequenzen für Verwalter haben können. Facility-Management-Software orientiert sich dagegen stärker an technischen Prüf- und Dokumentationspflichten, etwa an wiederkehrenden Prüfungen nach der Betriebssicherheitsverordnung oder an Wartungsintervallen aus Herstellervorgaben, die lückenlos protokolliert werden müssen. Maklersoftware wiederum muss vor allem Vorgaben zur Provisionsteilung, zur Objektfreigabe für Portale und zunehmend auch zur Geldwäscheprävention nach dem Geldwäschegesetz unterstützen, dem Makler als Verpflichtete unterliegen. Diese unterschiedlichen regulatorischen Anker sind ein weiterer Grund, warum ein System, das in einem Segment stark ist, im anderen Segment selten ebenso überzeugt.

Maklersoftware im Vergleich: onOffice, FLOWFACT, Propstack, immosolve

Im Maklersegment stehen CRM-Funktionen im Zentrum: Objektverwaltung, Kontaktmanagement, automatisierte Portalübertragung und Exposé-Erstellung. Die vier hier verglichenen Systeme unterscheiden sich vor allem im Automatisierungsgrad, in der Preisstruktur und in der Frage, wie offen die Anbieterlandschaft für Individualisierung ist.

onOffice enterprise positioniert sich als umfassendes CRM mit Prozessmanager, Web-Exposé-Funktion und eigener API für Individualintegrationen. Öffentliche Listenpreise weist der Anbieter nicht aus; Interessenten erhalten ein individuelles Angebot nach Nutzeranzahl und Modulauswahl. FLOWFACT setzt mit dem Produkt FLOWFACT Residential auf automatisierte Portalübertragung, Aufgabenverwaltung und Marktwertdaten für die Akquise; auch hier liegt der Preis auf Anfrage. Propstack nennt als einziger der vier Anbieter konkrete Zahlen für ein Einsteigerpaket: Für Existenzgründer kosten die ersten drei Monate laut Anbieterangabe 69 Euro pro Lizenz statt des regulären Preises von 99 Euro pro Lizenz und Monat (Stand Juli 2026, Werbeaktion mit begrenzter Gültigkeit; Enterprise-Tarife für größere Teams sind auf Anfrage erhältlich). immosolve ist im Markt deutlich kleiner positioniert und veröffentlicht ebenfalls keine frei zugänglichen Preislisten; belastbare, aktuelle Funktions- und Preisdetails ließen sich im Rahmen dieser Recherche nicht unabhängig verifizieren, weshalb an dieser Stelle bewusst auf spekulative Angaben verzichtet wird.

Alle vier Systeme bieten mobile Apps oder responsive Weboberflächen für den Außendiensteinsatz, unterscheiden sich aber in der Tiefe der Offline-Funktionen. Bei den Schnittstellen ist die Portalanbindung (ImmoScout24, Immowelt, weitere Portale) Standard; DATEV- und ERP-Anbindungen sind im Maklersegment insgesamt seltener gefragt als im Verwaltungssegment, da die Provisionsbuchhaltung hier meist einfacher ausfällt als eine vollständige Objektbuchhaltung.

Verwaltungssoftware im Vergleich: Immoware24, DOMUS, Haufe PowerHaus, immocloud, Objego, casavi

Im Verwaltungssegment ist die Spannweite der Anbieter deutlich größer als im Maklermarkt, weil sich die Zielgruppen stark unterscheiden: vom Einzelvermieter, der wenige Einheiten selbst verwaltet, bis zur Großverwaltung mit mehreren tausend Wohneinheiten und WEG-Mandaten. Entsprechend variieren Funktionsumfang, Betriebsmodell und Preislogik.

Immoware24 ist eine reine Cloud-Lösung und wirbt mit einer vergleichsweise offenen Preisseite: Interessenten können ein Angebot anfordern oder eine Demo buchen; konkrete Tarife nach Einheitenzahl sind nicht als feste öffentliche Preistabelle hinterlegt, sondern werden auf Anfrage zusammengestellt. Das Betriebsmodell richtet sich an Selbstverwalter bis kleine und mittlere Verwaltungen. DOMUS bietet mit DOMUS ERP eine modulare, auf Profi-Hausverwaltungen zugeschnittene Lösung mit Rechnungsmanagement, Reporting und Integrationen in andere Systeme; das Unternehmen positioniert sich traditionell im Segment größerer Verwaltungen und Bestandshalter, öffentliche Preislisten liegen nicht vor.

Haufe PowerHaus ist ein ERP-System mit langjähriger Marktpräsenz im deutschsprachigen Raum, das inzwischen zum Aareon-Konzern gehört; Aareon hat die frühere Haufe-Lexware Real Estate AG übernommen, unter deren Dach PowerHaus ursprünglich entwickelt wurde. Das System richtet sich vor allem an mittlere bis große Hausverwaltungen mit Buchhaltungsschwerpunkt. immocloud positioniert sich explizit als moderne Alternative zur klassischen Mietverwaltung mit Selbstbedienungsfunktionen für Eigentümer und Mieter und richtet sich eher an Selbstverwalter und kleine Verwaltungen. Objego verfolgt einen ähnlichen Ansatz mit Fokus auf digitale Prozesse für kleinere Bestände.

casavi nimmt in dieser Übersicht eine Sonderrolle ein: Es handelt sich nicht um ein vollwertiges Verwaltungs-ERP mit eigener Buchhaltung, sondern um ein Kommunikations- und Serviceportal, das sich an bestehende Verwaltungssysteme andocken lässt und Eigentümern, Mietern und Dienstleistern einen digitalen Zugang zu Dokumenten, Ankündigungen und Anfragen bietet. Wer casavi in einen Vergleich mit vollständigen ERP-Systemen wie DOMUS oder Haufe PowerHaus einordnet, sollte diesen Unterschied im Funktionsumfang berücksichtigen: casavi ersetzt keine Kernverwaltungssoftware, sondern ergänzt sie um ein Portal für die Kommunikation.

Bei den Schnittstellen sind DATEV-Anbindungen für die Buchhaltung im Verwaltungssegment deutlich relevanter als im Maklermarkt, ebenso Anbindungen an Bank- und Zahlungsverkehrssysteme sowie an Portale für Eigentümer- und Mieterkommunikation. Mobile Apps sind bei den moderneren Cloud-Anbietern wie Immoware24 und immocloud Standard, bei etablierten ERP-Systemen wie DOMUS und Haufe PowerHaus ist der mobile Funktionsumfang oft auf ausgewählte Module wie Objektbegehungen oder Zählerstände begrenzt.

Facility-Management-Software im Vergleich: eTASK, pit-FM, PlanRadar, mfr

Facility-Management-Software, häufig als CAFM-System (Computer Aided Facility Management) bezeichnet, unterscheidet sich grundlegend von Makler- und Verwaltungssoftware: Im Zentrum stehen Gebäudedaten, Wartungspläne, Flächenmanagement und die Dokumentation technischer Prozesse, oft über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie hinweg.

eTASK bietet mit eTASK.FacilityManagement ein etabliertes CAFM-System mit BIM-Anbindung (Building Information Modeling) über den offenen IFC-Standard und richtet sich laut eigenen Angaben an mittelständische bis größere Facility-Management-Organisationen; das Unternehmen ist nach GEFMA-Kriterien im CAFM-Marktreport gelistet. pit-FM ist ebenfalls ein zertifiziertes CAFM-System (GEFMA 444/GEFMA 445) mit modularen Lizenzmodellen, die sich nach benutzergebundenen Lizenzen oder Flächen-/Objektbezug richten; genaue Preise variieren nach Modul- und Lizenzmodell und werden individuell angeboten. Die GEFMA-Zertifizierung, auf die sich sowohl eTASK als auch pit-FM berufen, folgt Richtlinien der German Facility Management Association und definiert Mindestanforderungen an CAFM-Kernfunktionen wie Flächenmanagement, Instandhaltung und Vertragsmanagement; sie ersetzt keine Herstellerangaben zu Preisen oder Implementierungsaufwand, gibt aber eine erste Orientierung, ob ein System über reine Basisfunktionen hinausgeht.

PlanRadar positioniert sich eher als Dokumentations- und Berichtstool für Bau- und Immobilienprojekte, das im Facility Management für Mängelmanagement, Wartungsdokumentation und Kommunikation zwischen Standorten eingesetzt wird, und wird nach Unternehmensangaben von einer großen Zahl an Nutzern in zahlreichen Ländern verwendet. mfr ist im deutschen CAFM-Markt ebenfalls präsent; konkrete, unabhängig verifizierte Funktions- und Preisdetails ließen sich im Rahmen dieser Recherche jedoch nicht in ausreichender Tiefe belegen, weshalb an dieser Stelle nur eine allgemeine Einordnung möglich ist.

Schnittstellen zu ERP-Systemen und BIM-Daten sind in diesem Segment zentral, da CAFM-Software häufig an bestehende Immobilien- und Finanzsysteme großer Bestandshalter angebunden werden muss. Mobile Nutzung ist Standard, da viele Funktionen wie Störungsmeldungen, Begehungen und Wartungsdokumentation direkt vor Ort am Gebäude erfasst werden.

Welche Software für wen? Zielgruppen-Übersicht

Die folgende Übersicht ordnet die drei Segmente den vier zentralen Zielgruppen zu, die in diesem Vergleich durchgängig verwendet werden: Selbstverwalter, kleine Verwaltung, Großverwaltung und Maklerbüro. Sie lässt sich auch als schnelle Orientierung nutzen, bevor überhaupt einzelne Anbieter verglichen werden: Wer zunächst die eigene Zielgruppe eindeutig bestimmt, kann die Anbieterauswahl direkt auf ein Segment eingrenzen und muss nicht alle drei Vergleichstabellen gleichermaßen prüfen.

• Selbstverwalter (wenige eigene Einheiten, keine Verwaltung im Auftrag Dritter): Passende Optionen finden sich vor allem im Verwaltungssegment bei schlanken Cloud-Lösungen wie Immoware24, immocloud oder Objego. Maklersoftware und CAFM-Systeme sind für diese Zielgruppe in der Regel überdimensioniert.
• Kleine Verwaltung (Verwaltung fremder Einheiten im kleineren Umfang): Ebenfalls primär im Verwaltungssegment verortet, hier zusätzlich mit Blick auf casavi als ergänzendes Kommunikationsportal, wenn die Eigentümer- und Mieterkommunikation digitalisiert werden soll.
• Großverwaltung (viele Einheiten, WEG-Mandate, komplexe Buchhaltung): Eher bei etablierten ERP-Systemen wie DOMUS oder Haufe PowerHaus verortet; parallel kann bei eigenem oder ausgelagertem technischem Gebäudebetrieb zusätzlich CAFM-Software wie eTASK oder pit-FM relevant werden.
• Maklerbüro (Vermarktung, keine laufende Verwaltung): Ausschließlich im Maklersegment relevant, mit onOffice, FLOWFACT und Propstack als etablierten Optionen und immosolve als kleinerer Alternative.

FM-Dienstleister und größere Bestandshalter mit eigenem technischem Betrieb bilden eine fünfte, hier nicht separat aufgeführte Gruppe, die vor allem im dritten Segment fündig wird, unabhängig davon, ob sie parallel auch eine Verwaltungssoftware einsetzen.

Grenzen und Fallstricke beim Softwarevergleich

Anbieter, die eine Lösung „für die gesamte Immobilienwirtschaft“ versprechen, decken in der Praxis fast nie alle drei Segmente gleich gut ab. Ein CRM mit angeflanschtem Buchhaltungsmodul ersetzt kein spezialisiertes Verwaltungs-ERP, und ein Verwaltungssystem mit rudimentärer Objektvermarktung ersetzt kein Makler-CRM. Wer ein Alleskönner-Versprechen liest, sollte konkret nachfragen, welches der drei Segmente historisch der Kern der Software war und welche Module erst später ergänzt wurden.

Ein zweiter Fallstrick ist die Doppelpflege von Stammdaten: Wenn ein Maklerbüro zusätzlich Bestände verwaltet oder eine Verwaltung parallel Objekte vermarktet, entstehen häufig zwei getrennte Systeme mit denselben Adress- und Objektdaten, die manuell synchron gehalten werden müssen. Ohne saubere Schnittstelle führt das zu doppeltem Pflegeaufwand und Inkonsistenzen zwischen CRM und Verwaltungssoftware.

Beim Anbieterwechsel wird häufig unterschätzt, wie aufwendig der Datenexport ausfällt. Nicht jedes System bietet einen vollständigen, strukturierten Export aller Stammdaten, Dokumente und Historien; teilweise ist ein manueller Export über Support-Tickets oder gegen zusätzliche Gebühr notwendig. Vor Vertragsabschluss lohnt sich deshalb die konkrete Frage, in welchem Format und zu welchen Kosten ein späterer Export möglich ist.

Schnittstellenkosten sind ein weiterer Punkt, der in reinen Funktionsvergleichen oft fehlt: DATEV-Anbindungen, Portal-Schnittstellen oder ERP-Integrationen werden bei manchen Anbietern separat berechnet oder sind an bestimmte Tarifstufen gebunden. Das kann die tatsächlichen Gesamtkosten deutlich über den beworbenen Einstiegspreis heben.

Neben den bereits genannten Fallstricken lohnt sich vor jeder Entscheidung ein Blick auf einige grundsätzliche Auswahlkriterien, die unabhängig vom Segment gelten. Dazu zählt zunächst die vertraglich zugesicherte Verfügbarkeit (Uptime) der Cloud-Lösung: Wird ein Service-Level-Agreement mit konkreter Verfügbarkeitsquote angeboten, oder verlässt man sich auf allgemeine Werbeaussagen ohne vertragliche Grundlage? Zweitens spielt der Serverstandort eine Rolle, insbesondere mit Blick auf die DSGVO: Werden Mieter-, Eigentümer- oder Objektdaten auf Servern innerhalb der EU verarbeitet, oder liegt der Standort außerhalb, was zusätzliche vertragliche Absicherungen wie Standardvertragsklauseln erfordert? Drittens ist das sogenannte Lock-in-Risiko zu prüfen: Je stärker ein System auf proprietäre, nicht standardisierte Datenformate setzt, desto schwieriger und teurer wird ein späterer Wechsel zu einem anderen Anbieter. Diese drei Kriterien ersetzen keine detaillierte Einzelprüfung, geben aber eine erste Orientierung, welche Fragen in Angebotsgesprächen mit Anbietern aus allen drei Segmenten aktiv gestellt werden sollten.

Zusätzlich lohnt ein Blick auf die Eigentümerstruktur der Anbieter: FLOWFACT und Propstack gehören nach verfügbaren Marktinformationen beide zum Umfeld der Scout24-Gruppe, was gemeinsame Produktentwicklung, aber auch mittelfristige Konsolidierung bedeuten kann. Auch im Verwaltungssegment gab es Eigentümerwechsel: Haufe PowerHaus gehört inzwischen zum Aareon-Konzern, nachdem dieser die frühere Haufe-Lexware Real Estate AG übernommen hat. Solche Konzernzugehörigkeiten sind kein Ausschlussgrund, sollten aber bei der Frage nach langfristiger Produktkontinuität und Migrationssicherheit mitgedacht werden.

FAQ zur Immobiliensoftware im Vergleich

Was unterscheidet Immobiliensoftware allgemein von reiner Maklersoftware? Der Begriff Immobiliensoftware wird in Marketingtexten häufig als Oberbegriff für alle drei hier beschriebenen Segmente verwendet, was in der Praxis zu Verwechslungen führt. Maklersoftware ist streng genommen nur ein Teilbereich der Immobiliensoftware und deckt ausschließlich die Vermarktungsseite ab: Objektakquise, Exposé-Erstellung, Portalanbindung und Kundenkontakt bis zum Abschluss. Verwaltungssoftware und Facility-Management-Software fallen ebenfalls unter den weiten Oberbegriff Immobiliensoftware, lösen aber völlig andere Aufgaben und werden von anderen Berufsgruppen genutzt. Wer in Suchmaschinen nach „Immobiliensoftware“ sucht, sollte deshalb genau prüfen, ob ein Angebot tatsächlich das eigene Segment meint oder ob der Anbieter den Begriff lediglich als reichweitenstarkes Schlagwort für eines der drei Teilsegmente verwendet.

Welche Software braucht wer? Das hängt vom Kernprozess ab, nicht vom Wort „Immobilie“ im Firmennamen des Anbieters. Wer Objekte vermarktet und Kundenbeziehungen pflegt, braucht ein Makler-CRM wie onOffice, FLOWFACT oder Propstack. Wer laufende Mietverhältnisse, WEG- oder Nebenkostenabrechnungen betreut, benötigt Verwaltungssoftware wie Immoware24, DOMUS oder Haufe PowerHaus, ergänzt gegebenenfalls um ein Kommunikationsportal wie casavi. Wer den technischen Betrieb von Gebäuden steuert, landet bei CAFM-Software wie eTASK oder pit-FM.

Ist eine Kombination aus mehreren Systemen sinnvoll? In vielen Fällen ja, weil die drei Segmente unterschiedliche Aufgaben lösen. Eine Verwaltung kann parallel ein Verwaltungssystem für die Kernprozesse und ein Portal wie casavi für die Kommunikation nutzen; ein Bestandshalter mit eigenem technischem Betrieb kombiniert Verwaltungssoftware häufig mit CAFM-Software. Entscheidend ist, dass die Systeme über Schnittstellen sauber verbunden sind, damit keine doppelte Datenpflege entsteht. Eine Kombination aus Maklersoftware und Verwaltungssoftware ist dagegen nur sinnvoll, wenn ein Unternehmen tatsächlich beide Geschäftsfelder – Vermarktung und laufende Verwaltung – parallel betreibt.

Wie lange dauert eine Umstellung auf ein neues System? Eine belastbare, unabhängige Studie zur durchschnittlichen Umstellungsdauer liegt nicht vor; die Angaben der Anbieter beziehen sich meist nur auf die Länge kostenloser Testphasen, nicht auf die vollständige Migration inklusive Datenübernahme und Mitarbeiterschulung. In der Praxis hängt die Dauer stark von der Zahl der zu übernehmenden Objekte, Verträge und historischen Dokumente ab. Wer eine Umstellung plant, sollte deshalb vor Vertragsabschluss konkret nach dem Migrationsprozess, den Kosten für die Datenübernahme und einem realistischen Zeitplan fragen, statt sich auf allgemeine Werbeaussagen zu verlassen.