Außerordentliche Eigentümerversammlung: Wann sie sein muss und wer sie erzwingen kann

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung wird immer dann nötig, wenn in einer Wohnungseigentümergemeinschaft Entscheidungen anstehen, die nicht bis zur nächsten Jahresversammlung warten können: ein Wasserschaden, eine eilige Sanierung, ein zerrüttetes Verhältnis zum Verwalter. Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) erlaubt solche Zusatzversammlungen jederzeit und regelt zugleich, wer sie einberufen darf, wer sie erzwingen kann und welche Formalien gelten. Dieser Beitrag ordnet die Vorgaben des § 24 WEG ein, zeigt die drei Wege zur außerordentlichen Versammlung und benennt die Fehler, die in der Praxis am häufigsten zu anfechtbaren Beschlüssen führen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Rechtsgrundlage ist § 24 Abs. 1 und 2 WEG: Neben der jährlichen Pflichtversammlung kann jederzeit eine weitere Versammlung einberufen werden.
• Der Verwalter beruft nach pflichtgemäßem Ermessen ein; einberufen muss er, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer es in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt – gezählt wird nach Personen, nicht nach Miteigentumsanteilen.
• Typische Anlässe sind Wasserschaden, eilige Sanierung, Verwalterwechsel, Kreditaufnahme und Sonderumlage.
• Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich, greift die Ersatzeinberufung durch den Verwaltungsbeirat oder einen ermächtigten Eigentümer; letzter Ausweg ist die gerichtliche Ermächtigung.
• Die Formalien gelten unverändert: Textform, grundsätzlich mindestens drei Wochen Ladungsfrist und eine hinreichend bestimmte Tagesordnung. Eine kürzere Frist ist nur bei besonderer Dringlichkeit vertretbar.

Was ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung?

Die ordentliche Eigentümerversammlung ist der gesetzlich vorgeschriebene Jahrestermin der Gemeinschaft. § 24 Abs. 1 WEG bestimmt: „Die Versammlung der Wohnungseigentümer wird von dem Verwalter mindestens einmal im Jahr einberufen.“ Alles, was über diesen Mindesttermin hinausgeht, gilt als außerordentliche Eigentümerversammlung – im Sprachgebrauch auch als Sonder- oder Zusatzversammlung.

§ 24 Abs. 2 WEG macht deutlich, dass eine solche weitere Versammlung jederzeit möglich ist: Der Verwalter kann einberufen, wann immer es die Verwaltungslage erfordert. Rechtlich handelt es sich dabei nicht um ein Sonderformat mit eigenen Regeln. Für die außerordentliche Versammlung gelten dieselben Vorschriften wie für die Jahresversammlung – von der Beschlussfähigkeit über den Vorsitz bis zur Niederschrift. Der Unterschied liegt allein im Anlass: Sie findet statt, weil ein konkretes Ereignis eine Entscheidung der Gemeinschaft erfordert, bevor der reguläre Turnus erreicht ist. Der vollständige Wortlaut der Norm ist über § 24 WEG bei nu:legal abrufbar.

Wann muss der Verwalter eine außerordentliche Versammlung einberufen?

Das Gesetz kennt drei Konstellationen, in denen der Verwalter zur Einberufung berechtigt oder verpflichtet ist:

• Einberufung nach pflichtgemäßem Ermessen. Der Verwalter darf jederzeit eine weitere Versammlung ansetzen, wenn ein Beschluss- oder Informationsbedarf der Gemeinschaft besteht. Maßstab ist das pflichtgemäße Ermessen: Er wägt die Dringlichkeit des Anlasses gegen Aufwand und Kosten der Versammlung ab. Einen automatischen Anspruch einzelner Eigentümer auf eine Zusatzversammlung gibt es in dieser Konstellation nicht.
• Einberufung in vereinbarten Fällen. Die Eigentümer können durch Vereinbarung bestimmen, in welchen Fällen der Verwalter eine Versammlung einzuberufen hat – etwa bei Überschreitung bestimmter Kostenrahmen. Liegt ein solcher Fall vor, ist die Einberufung Pflicht.
• Einberufung auf Verlangen eines Viertelquorums. Verlangen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer die Einberufung, ist der Verwalter dazu verpflichtet. Ein Ermessensspielraum bleibt ihm dann nicht; er darf die Versammlung nicht mit dem Hinweis ablehnen, der Anlass sei nicht wichtig genug.

Für die Praxis heißt das: Wer als Eigentümer eine Versammlung wünscht, aber kein Quorum hinter sich versammelt, ist auf die Kooperation des Verwalters angewiesen. Wer das Quorum organisiert, kann die Einberufung dagegen erzwingen.

Das Viertelquorum korrekt ermitteln

Der Gesetzestext des § 24 Abs. 2 WEG lautet: „Die Versammlung der Wohnungseigentümer muss von dem Verwalter […] einberufen werden, wenn dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird.“

Entscheidend ist die Zählweise: Gemeint sind mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer als Personen – nicht ein Viertel der Miteigentumsanteile. Dieses Kopfprinzip wird in Ratgebertexten immer wieder falsch dargestellt. Der Eigentümer einer kleinen Appartementwohnung zählt für das Quorum genauso viel wie der Eigentümer einer großen Penthouse-Einheit. Zwei Rechenbeispiele verdeutlichen die Schwelle:

• Bei 20 Wohnungseigentümern müssen mehr als fünf, also mindestens sechs Eigentümer das Verlangen stellen.
• Bei zwölf Eigentümern sind mehr als drei, also mindestens vier Eigentümer erforderlich.

Das Verlangen selbst muss drei Bedingungen erfüllen: Es ist in Textform zu stellen – ein Brief oder eine E-Mail an den Verwalter genügt, eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Es muss den Zweck der Versammlung benennen, also das Thema, über das beraten und beschlossen werden soll. Und es muss die Gründe darlegen, aus denen die Entscheidung nicht bis zur Jahresversammlung aufgeschoben werden kann. Ein formloser Satz wie „Wir wünschen eine Versammlung“ ohne Angabe von Zweck und Gründen löst die Einberufungspflicht nicht aus. Verweigert der Verwalter die Einberufung trotz wirksamen Verlangens, handelt er pflichtwidrig – und die Eigentümer können auf die Ersatzeinberufung ausweichen.

Typische Anlässe für eine außerordentliche Eigentümerversammlung

Nicht jeder Vorgang rechtfertigt eine Zusatzversammlung. In der Praxis konzentrieren sich die Einberufungen auf eine überschaubare Zahl von Anlässen, denen gemeinsam ist, dass ein Aufschub die Gemeinschaft schädigen würde:

• Wasserschaden oder ein anderer größerer Gebäudeschaden: Nach einem Rohrbruch oder Sturmschaden müssen Notsanierung, Gutachten und Finanzierung schnell beschlossen werden, um Folgeschäden zu begrenzen.
• Eilige Sanierung oder Instandsetzung: Etwa wenn ein undichtes Dach, eine defekte Heizungsanlage oder Förderprogramme mit Ablauffristen einen zeitnahen Beschluss erfordern.
• Verwalterwechsel: Ist das Vertrauensverhältnis zerrüttet oder liegen Pflichtverletzungen vor, können Abberufung und Neubestellung häufig nicht bis zum Jahrestermin warten.
• Kreditaufnahme der Gemeinschaft: Seit der WEG-Reform 2020 gehört die Kreditaufnahme ausdrücklich zur ordnungsmäßigen Verwaltung; sie setzt aber einen Beschluss der Eigentümer voraus, der bei finanziellen Engpässen kurzfristig nötig werden kann.
• Sonderumlage: Reicht die Instandhaltungsrücklage für eine erforderliche Maßnahme nicht aus, muss die Gemeinschaft über die zusätzliche Finanzierung beschließen.

Ob im Einzelfall tatsächlich Eile geboten ist, prüft der Verwalter im Rahmen seines Ermessens – oder die Eigentümer erzwingen die Entscheidung über das Viertelquorum.

Wie kommt die außerordentliche Versammlung zustande?

Drei Wege führen zur außerordentlichen Eigentümerversammlung. Sie unterscheiden sich nach Akteur, Voraussetzung und zeitlichem Ablauf:

• Pfad 1 – Der Verwalter beruft selbst ein. Voraussetzung ist sein pflichtgemäßes Ermessen: Ein Beschlussbedarf liegt vor und kann nicht bis zur Jahresversammlung warten. Zeitlich ist dieser Weg jederzeit möglich; der Verwalter muss lediglich die reguläre Ladungsfrist von mindestens drei Wochen einhalten.
• Pfad 2 – Das Viertelquorum verlangt die Einberufung. Voraussetzung ist ein Verlangen in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen, getragen von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer. Trifft ein wirksames Verlangen ein, muss der Verwalter zeitnah einberufen; ein Prüfvorbehalt zur Sinnhaftigkeit steht ihm nicht zu.
• Pfad 3 – Die Ersatzeinberufung. Voraussetzung ist, dass kein Verwalter bestellt ist oder dass er sich pflichtwidrig weigert, die Versammlung einzuberufen. Dann können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer einspringen. Funktioniert auch das nicht – etwa weil kein Beirat existiert –, bleibt als letzte Stufe die gerichtliche Ermächtigung eines Eigentümers. Zeitlich ist dieser Weg nachrangig: Er setzt in der Regel voraus, dass ein Einberufungsverlangen an den Verwalter erfolglos geblieben ist.

Alle drei Pfade münden in denselben Formalien: Textform der Einladung, Einhaltung der Ladungsfrist und eine hinreichend bestimmte Tagesordnung.

Ersatzeinberufung ohne Verwalter oder bei Weigerung

§ 24 Abs. 3 WEG regelt den Fall, dass der eigentlich Zuständige ausfällt: „Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden.“

Die Norm deckt zwei Lagen ab. Die erste ist die Verwalterlosigkeit: Der Verwaltervertrag ist beendet oder gekündigt, ein Nachfolger noch nicht bestellt. In dieser Phase darf die Gemeinschaft nicht handlungsunfähig sein – der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter übernimmt die Einberufung. Die zweite Lage ist die pflichtwidrige Weigerung: Der Verwalter ist im Amt, verweigert aber eine gesetzlich gebotene Einberufung, etwa trotz eines wirksamen Viertelquorum-Verlangens. Dann dürfen die genannten Ersatzpersonen die Versammlung selbst ansetzen. Die Einladung sollte die Weigerung dokumentieren, um die Zulässigkeit der Ersatzeinberufung nachzuweisen.

Praktisch heikel ist die Ermächtigung „durch Beschluss“: Ein Beschluss setzt eigentlich eine Versammlung voraus, die es noch gar nicht gibt. Aus diesem Dilemma führen zwei Auswege heraus. Existiert ein Verwaltungsbeirat, führt der Weg über dessen Vorsitzenden ohne weiteren Beschluss. Fehlt auch der Beirat, kann das Amtsgericht auf Antrag einen Wohnungseigentümer gerichtlich zur Einberufung ermächtigen. Dieser letzte Weg ist in der Rechtsprechung anerkannt, kostet jedoch Zeit; er ist vor allem für Gemeinschaften relevant, die dauerhaft ohne Verwalter und Beirat organisiert sind.

Formalien: Textform, Frist und Tagesordnung

Die Einberufung der außerordentlichen Versammlung folgt denselben Formregeln wie die der ordentlichen. § 24 Abs. 4 WEG bestimmt: „Die Einberufung erfolgt in Textform. Die Frist der Einberufung soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen.“ Drei Punkte sind dabei praxisrelevant:

Textform genügt. Die Einladung kann per Brief oder E-Mail erfolgen; eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Maßgeblich ist, dass die Einladung allen Wohnungseigentümern nachweisbar zugeht – bei Versand per E-Mail empfiehlt sich ein dokumentierter Versand an die zuletzt bekannte Adresse.

Die Regelfrist beträgt drei Wochen. In Online-Ratgebern kursieren für die außerordentliche Versammlung Angaben von ein bis zwei Wochen; dem aktuellen Gesetzestext lässt sich das nicht entnehmen – die Zwei-Wochen-Angabe stammt aus der bis zum 30. November 2020 geltenden Fassung des § 24 WEG. § 24 Abs. 4 WEG unterscheidet nicht zwischen ordentlicher und außerordentlicher Versammlung, sondern nennt einheitlich „mindestens drei Wochen“. Die Formulierung „soll“ kennzeichnet die Frist als Regel, von der nur in engen Grenzen abgewichen werden darf.

Verkürzung nur bei besonderer Dringlichkeit. Das Gesetz nennt für den Ausnahmefall keine feste Tageszahl. Ob eine besondere Dringlichkeit vorliegt, beurteilt sich nach den Umständen – typischerweise bei akuten Gefahren für das Gemeinschaftseigentum. Wer die Frist verkürzt, muss die Dringlichkeit in der Einladung nachvollziehbar begründen. Andernfalls steigt das Risiko, dass gefasste Beschlüsse wegen fehlerhafter Einberufung angefochten werden.

Gleiches gilt für die Tagesordnung: Sie muss die Beschlussgegenstände hinreichend bestimmt bezeichnen. Formeln wie „Verschiedenes“ oder „aktuelle Fragen“ genügen nicht; über nicht angekündigte Themen kann grundsätzlich kein wirksamer Beschluss gefasst werden. Gerade bei der außerordentlichen Versammlung sollte die Tagesordnung den Anlass präzise beschreiben – inklusive der konkreten Beschlussvorschläge zu Finanzierung oder Auftragsvergabe. Wer an dem Termin selbst verhindert ist, kann sich durch eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung vertreten lassen.

Kosten der außerordentlichen Eigentümerversammlung

Das Gesetz sieht für die Zusatzversammlung keine gesonderte Gebühr vor. Die tatsächlichen Kosten hängen vor allem vom Verwaltervertrag ab: Bei einer Pauschalvergütung sind zusätzliche Versammlungen häufig ganz oder teilweise abgegolten; bei Einzelabrechnung stellt der Verwalter Vorbereitung, Durchführung und Protokoll separat in Rechnung. Hinzu kommen je nach Format Raummiete, Versandkosten oder rechtliche Beratung bei strittigen Tagesordnungspunkten.

Zur Größenordnung kursieren in der Praxis Angaben von wenigen hundert bis über tausend Euro pro Versammlung. Solche Spannen sind nicht gesichert und stark einzelfallabhängig; belastbar ist allein der Blick in den eigenen Verwaltervertrag. Verteilt werden die Kosten als Aufwendungen der gemeinschaftlichen Verwaltung nach dem gültigen Kostenverteilungsschlüssel – in der Regel nach Miteigentumsanteilen. Dass allein die Eigentümer zahlen, die das Einberufungsverlangen gestellt haben, sieht das Gesetz nicht vor.

Abgrenzung zum Umlaufbeschluss

Nicht jede dringende Entscheidung erfordert zwingend eine Versammlung. Das WEG ermöglicht mit dem Umlaufbeschluss, Beschlüsse schriftlich ohne Zusammenkunft zu fassen. Die Hürde ist allerdings hoch: Grundsätzlich müssen alle Wohnungseigentümer dem Beschluss schriftlich zustimmen, sofern die Gemeinschaft das Umlaufverfahren nicht vorab durch Vereinbarung erleichtert hat. In großen Gemeinschaften scheitert das Verfahren häufig schon an der Vollständigkeit der Rückläufe.

Der Umlaufbeschluss eignet sich daher vor allem für kleine, gut erreichbare Gemeinschaften und für sachlich klare Beschlussgegenstände ohne Diskussionsbedarf – etwa die Freigabe einer bereits ausverhandelten Reparatur. Sobald ein Thema erklärungs- oder streitträchtig ist, wie bei einem Verwalterwechsel oder einer größeren Sanierung mit Finanzierungsfragen, ist die Versammlung mit Aussprache das geeignetere Format. Zudem ersetzt Eilbedarf allein nicht die erforderlichen Zustimmungen: Wer es eilig hat, aber keine einstimmige Resonanz erwartet, fährt mit der außerordentlichen Versammlung und einer sauber begründeten Dringlichkeit meist besser.

Häufige Fragen zur außerordentlichen Eigentümerversammlung

Wie viele Eigentümer müssen eine außerordentliche Eigentümerversammlung verlangen?

Mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer – gezählt nach Personen, nicht nach Miteigentumsanteilen. Bei 20 Eigentümern sind mindestens sechs erforderlich. Das Verlangen muss in Textform erfolgen und Zweck sowie Gründe angeben (§ 24 Abs. 2 WEG).

Welche Frist gilt für die Einladung?

Die Ladungsfrist soll nach § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen betragen. Eine Verkürzung ist nur bei besonderer Dringlichkeit zulässig; eine feste Tageszahl für diesen Ausnahmefall nennt das Gesetz nicht. Pauschale Angaben von ein oder zwei Wochen, die im Umlauf sind, entsprechen nicht dem Gesetzestext.

Wer lädt ein, wenn kein Verwalter bestellt ist?

Dann greift die Ersatzeinberufung nach § 24 Abs. 3 WEG: Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer kann die Versammlung einberufen. Fehlt auch ein Beirat, kann das Amtsgericht einen Eigentümer zur Einberufung ermächtigen.

Was kostet eine außerordentliche Eigentümerversammlung?

Eine gesetzliche Gebühr gibt es nicht. Die Kosten hängen vom Verwaltervertrag ab (Pauschale oder Einzelabrechnung) sowie von Aufwand und Format. In der Praxis genannte Spannen reichen von wenigen hundert bis über tausend Euro, sind aber nicht gesichert. Verteilt werden die Kosten als Verwaltungsaufwand nach dem Kostenverteilungsschlüssel der Gemeinschaft.

Was ist der Unterschied zum Umlaufbeschluss?

Beim Umlaufbeschluss stimmen die Eigentümer schriftlich ab, ohne sich zu versammeln. Das setzt grundsätzlich die Zustimmung aller Eigentümer voraus, sofern keine erleichternde Vereinbarung besteht. Die außerordentliche Versammlung dagegen ermöglicht Aussprache und Mehrheitsbeschlüsse, erfordert aber die formgerechte Einberufung mit Ladungsfrist.

Fazit: Sorgfalt bei der Einberufung sichert die Beschlüsse

Die außerordentliche Eigentümerversammlung ist das gesetzlich vorgesehene Instrument, um zwischen zwei Jahresterminen beschlussfähig zu bleiben. Wer sie organisiert – ob als Verwalter, Beirat oder Eigentümergruppe –, sollte drei Punkte konsequent dokumentieren: das Einberufungsverlangen mit Zweck und Gründen, den nachweisbaren Zugang der Einladung in Textform und die Einhaltung der Drei-Wochen-Frist beziehungsweise die Begründung der besonderen Dringlichkeit. Diese Sorgfalt entscheidet darüber, ob die gefassten Beschlüsse Bestand haben oder an einer Anfechtung scheitern. Bei strittigen Konstellationen – etwa einer verweigerten Einberufung oder einer geplanten Fristverkürzung – empfiehlt sich die fachkundige Prüfung des Einzelfalls; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.