CAFM-Software im Vergleich: sechs Anbieter, Funktionen und Preise

CAFM-Software bildet die Prozesse des Facility Managements digital ab – von der Instandhaltung über die Verwaltung von Flächen und Verträgen bis zu Reinigung und Umzugsmanagement. Wer ein CAFM-System auswählen will, trifft auf einen heterogenen Markt: Umfassend ausgestattete Plattformen mit CAD- und BIM-Anbindung stehen neben Speziallösungen für Kommunen oder für den Außendienst. Dieser Vergleich stellt sechs Anbieter gegenüber: eTASK, pit-FM, RIB IMS, Planon, COMMUNALFM und mfr. Er zeigt Funktionsumfang, Betriebsmodell, Zielgruppen und Preismodell jeder Lösung und ordnet ein, für welchen Anwendungsfall sich welches System eignet. Grundlage sind die öffentlichen Angaben der Anbieter, Stand Juli 2026.

Die wichtigsten Ergebnisse in Kürze:

• Preise: Keiner der sechs Anbieter veröffentlicht Listenpreise. Für alle gilt Stand Juli 2026 „Preis auf Anfrage“.
• Vollausstattung: eTASK, pit-FM, RIB IMS und Planon decken das klassische CAFM-Spektrum inklusive CAD- beziehungsweise BIM-Anbindung ab.
• Kommunen-Fokus: COMMUNALFM ist gezielt auf Städte, Gemeinden und öffentliche Verwaltungen zugeschnitten.
• Sonderrolle: mfr ist primär eine Field-Service-Management-Lösung für Dienstleister und kein klassisches CAFM mit Flächenmanagement.
• Auswahlkriterium: Zielgruppe und Bedienbarkeit entscheiden stärker als die Länge der Funktionsliste.

Was ist CAFM-Software und wofür wird sie gebraucht?

CAFM steht für Computer-Aided Facility Management. Eine CAFM-Software bündelt die Verwaltung von Gebäuden, Flächen, technischen Anlagen und Dienstleistungsprozessen in einer zentralen Datenbank. Statt Raumbücher in Tabellen, Wartungstermine im Kalender und Verträge in Ordnern zu pflegen, laufen diese Informationen in einem System zusammen. Zu den Kernprozessen gehören:

• Instandhaltung und Wartung: Wartungspläne, Störmeldungen, Auftragssteuerung
• Flächenmanagement: Raumbücher, Belegungsplanung, Flächenkosten nach Kostenstellen
• Vertrags- und Mietmanagement: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Kostenkontrolle
• Reinigungsmanagement: Ausschreibung, Reinigungspläne, Leistungsnachweise
• Umzugsmanagement: Planung und Steuerung interner Umzüge
• Betreiberverantwortung: Prüfpflichten, Dokumentation und Nachweise des Betreibers

Genutzt wird CAFM-Software von Immobilienverwaltungen, Unternehmen mit großem Gebäudebestand, FM-Dienstleistern und Kommunen. Ab einer gewissen Objekt- und Nutzerzahl sinkt der Verwaltungsaufwand spürbar, weil Daten nur einmal erfasst und in allen Prozessen weiterverwendet werden.

Die sechs CAFM-Anbieter im Vergleich

Die folgende Tabelle vergleicht die sechs Systeme entlang der Kriterien Funktionsumfang, Betriebsmodell, mobile App, Schnittstellen, Zertifizierungen, Zielgruppe und Preismodell. Grundlage sind die Angaben auf den Anbieter-Websites, Stand Juli 2026. Wo ein Anbieter keine öffentliche Angabe macht, ist das vermerkt.

Die Tabelle zeigt vor allem den Unterschied zwischen Breite und Spezialisierung: RIB IMS und pit-FM adressieren viele Branchen mit einem breiten Modulportfolio, COMMUNALFM konzentriert sich auf kommunale Abläufe, und mfr deckt die Einsatzsteuerung von Dienstleistern ab. Fehlende Angaben bedeuten nicht zwingend fehlende Funktionen, sondern lediglich, dass der Anbieter dazu öffentlich keine Information bereitstellt. Die Profile im Folgenden ordnen die Systeme einzeln ein.

Erläuterungsbedürftig ist ein Begriff, der in der Tabelle mehrfach auftaucht: die Zertifizierung nach GEFMA 444. Die gleichnamige Richtlinie des Verbands GEFMA definiert Anforderungskriterien für CAFM-Software; geprüft wird, ob ein System die dort beschriebenen Funktionsbereiche des computerunterstützten Facility Managements nachweisbar abbildet. Für Anwender ist das Zertifikat damit ein unabhängiger Beleg, dass ein System das CAFM-Kernspektrum abdeckt – und, wie der Abschnitt zu den Zielgruppen zeigt, ein verwertbares Kriterium in öffentlichen Ausschreibungen. Umgekehrt gilt: Ein fehlendes Zertifikat bedeutet nicht automatisch eine schwächere Software, sondern lediglich einen fehlenden unabhängigen Nachweis. Ergänzend zur Gesamtzertifizierung ermöglicht die neuere Richtlinie GEFMA 445 die Zertifizierung von Software für einzelne FM-Prozesse.

eTASK, pit-FM und RIB IMS: CAFM für Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber

Drei der sechs Anbieter positionieren sich als breit einsetzbare CAFM-Systeme mit Zertifizierung nach GEFMA 444. Sie unterscheiden sich in Aufbau, Technologie und Schwerpunktsetzung.

eTASK: webbasiertes CAFM-Portal mit BIM-Anbindung

eTASK beschreibt sein System als zentrales, vollständig webbasiertes CAFM-Portal ohne lokale Installation. Das Modulangebot umfasst unter anderem Instandhaltung, Anlagenverwaltung, Flächenmanagement, Umzugsmanagement, Schlüsselverwaltung, ein Service-Ticket-System, Reinigungsmanagement, Schulungsverwaltung und Fuhrparkmanagement. Die Datenhaltung folgt nach Anbieterangaben internationalen BIM-Standards; Import und Export laufen über IFC, Visualisierungen sind in 2D-CAD und 3D-BIM möglich. Als Zielgruppen nennt eTASK mittelständische Unternehmen, Konzerne, öffentliche Auftraggeber sowie Immobiliendienstleister und Verwalter. Preise veröffentlicht der Anbieter nicht; Interessenten erhalten ein Angebot auf Anfrage (Stand Juli 2026).

pit-FM: CAFM mit drei Oberflächen und offenen Schnittstellen

pit-FM bündelt die Prozesse des Gebäudemanagements in einer Plattform mit drei aufeinander abgestimmten Oberflächen: pitFM Expert für Administratoren und Power-User, pitFM Smart für Gelegenheitsnutzer im Browser und die mobile App pitFM 2GO für Techniker vor Ort, die auch offline funktioniert. Die nach GEFMA 444 zertifizierte Software deckt Prozessmodule wie Instandhaltung, Flächenmanagement, Anlagenverwaltung, Dokumentenmanagement, Ressourcenmanagement sowie Energie- und Kostenmanagement ab und integriert CAD- und BIM-Daten. Über die offene Systemarchitektur mit REST-, OpenAPI- und JSON-Schnittstellen lassen sich Drittsysteme wie SAP anbinden. pit-FM läuft wahlweise in der Cloud oder On-Premise und richtet sich an Industrie, öffentlichen Sektor, Bildung und Gesundheitswesen. Preise gibt es auf Anfrage (Stand Juli 2026).

RIB IMS (RIB FM): über 35 Module für fast jede Branche

Mit RIB FM bietet RIB IMS eine CAFM-Software mit mehr als 35 Modulen, darunter Instandhaltungsmanagement, Flächenmanagement, Energiemanagement, Fuhrparkmanagement, Mietmanagement, Umzugsmanagement, Arbeitsschutz, ein BIM-Viewer und CAD-Funktionen. Das Basissystem ist nach GEFMA 444 zertifiziert. Die Lösung ist als Cloud-/SaaS-Variante und im klassischen Betrieb verfügbar, eine mobile App gehört zum Angebot. Als Zielgruppen nennt der Anbieter Industriebetriebe, Kommunen, Kliniken, Handelsketten, Energieunternehmen, FM-Dienstleister und Bildungseinrichtungen. Auf die Frage nach den Kosten antwortet RIB IMS, diese variierten je nach Funktionsumfang und Unternehmensgröße – konkrete Zahlen nennt auch dieser Anbieter nicht (Stand Juli 2026).

Planon: internationale IWMS-Plattform für große Organisationen

Planon geht über klassisches CAFM hinaus und vermarktet seine Lösung als IWMS – ein Integrated Workplace Management System, das Immobilien-, Arbeitsplatz- und Facility-Prozesse in einer Plattform vereint. Der Unterschied zum klassischen CAFM liegt in der Betrachtungsebene: Während CAFM-Systeme den operativen Gebäudebetrieb abbilden, ergänzt ein IWMS die strategische Sicht auf das gesamte Immobilienportfolio – etwa Arbeitsplatzstrategien, Mietvertragsbilanzierung und Nachhaltigkeitsmanagement über Standortgrenzen hinweg. Die Produktpalette umfasst Space & Workplace Services Management, Energy & Sustainability Management, eine Field-and-Facility-Services-Lösung, Lease Accounting, Campus Management und Planon Real Estate. Über „Planon for SAP“ lassen sich Immobiliendaten mit Finanzinformationen aus SAP verknüpfen; Planon ist als SAP Solution Extension qualifiziert.

Planon ist global tätig und verweist auf Referenzkunden wie Bayer, die ETH Zürich, zahlreiche Universitäten und kommunale Einrichtungen wie die Darmstädter Stadtentwicklung. Unabhängige Marktforschungshäuser wie Verdantix, Gartner, IDC und Frost & Sullivan haben das Unternehmen laut eigener Darstellung als führenden Anbieter eingestuft. Die Zielgruppe sind große, teils internationale Organisationen mit komplexen Portfolios und entsprechenden Integrationsanforderungen. Öffentliche Preisangaben gibt es nicht; Planon arbeitet mit Demo-Anfragen und individuellen Angeboten (Stand Juli 2026).

COMMUNALFM: die kommunale Alternative für Städte und Gemeinden

COMMUNALFM richtet sich ausdrücklich an Kommunen und schneidet seine Lösungen auf die Abläufe kommunaler Organisationsstrukturen zu. Das System gliedert sich in Basis- und FM-Module; auf der Website werden unter anderem Instandhaltung, Reinigung, Verträge, Vermietung, Schlüsselverwaltung, Energie, Belegungsmanagement und ein Sensorik-/IoT-Bereich genannt. Der kommunale Gebäudebestand ist dabei typischerweise sehr heterogen – von Schulen und Sporthallen über Verwaltungsgebäude bis zu Feuerwachen –, was unterschiedliche Module und Rechteprofile pro Liegenschaft erfordert. Der Zugang läuft über den cFM-Login in der Cloud.

Das besondere Merkmal ist der Anspruch einer intuitiven, diskriminierungsfreien Bedienung: In Kommunen arbeiten Beschäftigte mit sehr unterschiedlicher EDV-Erfahrung an derselben Gebäudeinfrastruktur. COMMUNALFM blendet deshalb pro Nutzer nur die Objekte, Module und Funktionen ein, die für die jeweilige Aufgabe benötigt werden – unabhängig von Endgerät, Betriebssystem und Zugriffsort. Ergänzend bietet das Unternehmen Dienstleistungen wie Objekterfassung, Datenaufbereitung und Implementierung an, was für Verwaltungen ohne eigene CAFM-Erfahrung relevant ist. Auch hier gilt: Preis auf Anfrage (Stand Juli 2026).

mfr: Field-Service-Management statt klassisches Vollmodul-CAFM

mfr kommt aus dem Field-Service-Management und richtet sich an Facility-Dienstleister und Handwerksbetriebe, die Aufträge bei Kunden vor Ort abwickeln. Im Zentrum stehen eine KI-gestützte Einsatzplanung, eine digitale Plantafel, mobile Checklisten, ein Wartungsplaner für wiederkehrende Aufträge, ein Kundenportal für Self-Service und eine App, mit der Techniker Arbeitsschritte, Zeiten und Material direkt im Einsatz dokumentieren – bei Bedarf offline. Einsatzorte, Liegenschaften, Gebäude, Geschosse und Räume lassen sich strukturiert abbilden; über IoT-Sensoren können Anlagen überwacht – etwa durch eine automatisierte Temperaturüberwachung – und bei Abweichungen automatisch Tickets erzeugt werden.

Was auf der mfr-Website nicht zu finden ist, sind klassische CAFM-Kernmodule wie ein CAD-/BIM-gestütztes Flächenmanagement, Raumbücher oder Vertragsverwaltung im Sinne eines Betreibers. Für Dienstleister, die Einsätze planen und nachweisen müssen, ist mfr eine passende Alternative. Wer als Eigentümer oder Verwalter Flächen, Verträge und Betreiberpflichten zentral verwalten will, ist bei den umfassend ausgestatteten Systemen besser aufgehoben. Preise nennt mfr nicht öffentlich (Stand Juli 2026).

Was CAFM-Software wirklich kostet: Lizenz, Implementierung und Folgekosten

Keiner der sechs Anbieter in diesem Vergleich nennt Listenpreise – Stand Juli 2026 gilt durchgehend „Preis auf Anfrage“. Das hat einen einfachen Grund: Der Preis hängt von Nutzerzahl, Modulauswahl, Objektbestand und Betriebsmodell ab und wird projektbezogen kalkuliert. Für die Budgetplanung ist wichtiger, welche Kostenblöcke neben der reinen Lizenz anfallen:

• Lizenz- beziehungsweise Nutzergebühren: meist gestaffelt nach Nutzerzahl, Modulen oder verwalteten Objekten; bei SaaS als monatliche oder jährliche Gebühr, bei On-Premise häufig als Kauflizenz.
• Implementierung: Einrichtung, Konfiguration, Abbildung eigener Prozesse und Rollenmodelle; bei größeren Vorhaben ein eigenes Teilprojekt.
• Datenerfassung und -migration: Aufmaß, Raumbücher, Anlagenregister und die Bereinigung bestehender Excel-Listen. Dieser Block wird regelmäßig unterschätzt und kann die Lizenzkosten deutlich übersteigen.
• Schulung: Einarbeitung von Administratoren und Anwendern, bei heterogenen Nutzergruppen mit höherem Aufwand.
• Schnittstellen und Zusatzmodule: Anbindungen an ERP-Systeme wie SAP, an Gebäudeleittechnik oder an die Buchhaltung werden häufig separat berechnet; dasselbe gilt für Module und Nutzerpakete, die erst später hinzukommen.
• Wartung und Updates: laufende Support- und Wartungsverträge, bei Cloud-Modellen meist inklusive, bei On-Premise oft ein separater Prozentsatz der Lizenzsumme pro Jahr.

Je nach Projektumfang können vollständige CAFM-Einführungen Beträge im fünfstelligen Bereich erreichen; große Implementierungen mit umfangreicher Datenerfassung und vielen Nutzern können auch deutlich darüber liegen. Diese Einordnung versteht sich als grobe Orientierung am Markt, nicht als Aussage zu den hier verglichenen Anbietern im Einzelnen. Praktisch sinnvoll ist es, bei der Anfrage die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre aufschlüsseln zu lassen – inklusive aller Blöcke, nicht nur der Lizenz.

Welche CAFM-Software passt zu welcher Zielgruppe?

Nicht jeder, der Immobilien verwaltet, braucht ein CAFM-System – und nicht jedes CAFM-System passt zu jeder Organisation. Vier typische Konstellationen helfen bei der Einordnung:

• Selbstverwalter: Eigentümergemeinschaften und private Selbstverwalter mit wenigen Einheiten brauchen kein CAFM. Der Aufwand für Einführung und Datenpflege übersteigt den Nutzen bei kleinem Bestand; eine einfache Hausverwaltungs- oder Aufgabensoftware reicht in der Regel aus.
• Kleine Verwaltung: Hausverwaltungen mit überschaubarem Portfolio fahren mit einem Cloud-Einstiegspaket am besten: wenige Module, schnelle Inbetriebnahme, keine eigene Serverinfrastruktur. Wichtig ist, dass das System mitwachsen kann.
• Großverwaltung und FM-Dienstleister: Hier führt an Mandantenfähigkeit kein Weg vorbei – Kunden und Objekte müssen sauber getrennt bleiben. Ebenso entscheidend sind CAD- beziehungsweise BIM-Anbindung und offene Schnittstellen, etwa zu SAP. Systeme wie eTASK, pit-FM, RIB IMS oder Planon adressieren genau dieses Profil.
• Kommunen: Städte und Gemeinden kaufen über Vergabeverfahren ein. Die Software muss vergabefähig sein, und Nachweise wie die Zertifizierung nach GEFMA 444 – vergeben vom Verband GEFMA – dienen als objektivierbares Kriterium in der Leistungsbeschreibung. Speziallösungen wie COMMUNALFM berücksichtigen zusätzlich die heterogenen Nutzergruppen in Verwaltungen.

Entscheidend ist weniger die Frage, welches System die meisten Funktionen listet, als welches zur eigenen Organisation, zum Bestand und zu den Nutzern passt.

Grenzen und Fallstricke bei der CAFM-Auswahl

Funktionsvergleiche wie die Tabelle oben sind ein guter Anfang, aber sie erzählen nur die halbe Geschichte. Fünf Fallstricke zeigen sich in der Praxis besonders häufig:

• Funktionslisten sagen wenig über die Bedienbarkeit aus. Fast jeder Anbieter listet Instandhaltung, Flächen und Verträge. Ob ein Wartungsplan in drei Klicks oder in drei Menüebenen angelegt ist, steht in keiner Tabelle.
• Demo-Zugang immer selbst testen. Alle sechs Anbieter bieten Demos oder Präsentationen an. Aussagekräftig wird der Test erst mit eigenen Fällen: eine Störmeldung anlegen, einen Prüftermin dokumentieren, einen Kostenstellenbericht ziehen. Erst dann zeigt sich, ob die Oberfläche zu den eigenen Abläufen passt.
• Datenmigration aus Excel wird unterschätzt. Raumbücher, Anlagenlisten und Vertragsdaten liegen meist in Tabellen mit inkonsistenten Bezeichnungen. Bereinigung und Import kosten Zeit und sollten als eigener Projektabschnitt mit Budget geplant werden.
• Preisstaffeln kippen bei Wachstum. Modelle mit Staffelpreisen nach Nutzerzahl werden teuer, sobald neue Objekte, Dienstleister oder Behördenmitarbeiter hinzukommen. Vor Vertragsabschluss sollte geklärt werden, was der nächste Nutzerkreis und das nächste Modul kosten.
• Exit-Szenario einplanen. CAFM-Systeme laufen viele Jahre; trotzdem sollte vor Vertragsabschluss geklärt sein, in welchen Formaten sich Stammdaten, Historien und Dokumente exportieren lassen – und ob der Anbieter dafür Gebühren erhebt. Wer das erst beim Wechsel prüft, verhandelt aus einer schwachen Position.

Wer diese Punkte in die Anfrage aufnimmt, verhandelt auf Augenhöhe – und vermeidet, dass das günstigste Angebot im zweiten Jahr zum teuersten wird.

FAQ zu CAFM-Software

Was kostet CAFM-Software realistisch?

Öffentliche Listenpreise sind die Ausnahme; alle sechs Anbieter in diesem Vergleich arbeiten mit „Preis auf Anfrage“ (Stand Juli 2026). Je nach Projektumfang können vollständige Einführungen Beträge im fünfstelligen Bereich erreichen; große Implementierungen mit umfangreicher Datenerfassung können auch darüber liegen. Neben der Lizenz fallen Implementierung, Datenerfassung und -migration, Schulung sowie laufende Wartung an. Seriös kalkulieren lässt sich nur mit einer konkreten Anfrage, in der Nutzerzahl, Module und Bestand benannt sind – und mit Blick auf die Gesamtkosten über mehrere Jahre.

Was ist der Unterschied zwischen CAFM-Software und reiner Instandhaltungssoftware?

Instandhaltungssoftware (häufig als CMMS bezeichnet) konzentriert sich auf die technische Seite: Wartungspläne, Störungsmanagement, Ersatzteile und Auftragsabwicklung für Anlagen und Maschinen. CAFM-Software bildet den gesamten Gebäudebetrieb ab – die Instandhaltung ist darin nur ein Modul neben Flächenmanagement, Verträgen, Reinigung, Energie und Umzugsmanagement. Wer ausschließlich Wartungsprozesse digitalisieren will, kann mit einer Instandhaltungslösung schlanker starten; wer den Betrieb einer Immobilie insgesamt steuern will, braucht die breitere CAFM-Logik.

Cloud oder On-Premise: Was ist für CAFM sinnvoller?

Der Markt entwickelt sich erkennbar in Richtung Cloud: geringe Einstiegshürden, automatische Updates, standortunabhängiger Zugriff und einfache Einbindung externer Dienstleister sprechen dafür. On-Premise bleibt dort relevant, wo IT-Richtlinien die Datenhoheit im eigenen Rechenzentrum verlangen – häufig bei Konzernen und öffentlichen Einrichtungen mit entsprechenden Vorgaben. Anbieter wie pit-FM und RIB IMS bieten beide Betriebsmodelle an, eTASK und COMMUNALFM setzen auf den webbasierten Cloud-Zugang. Die Entscheidung sollte entlang der eigenen IT-Strategie und Datenschutzanforderungen fallen, nicht entlang der Softwarefunktionen – die sind in beiden Varianten weitgehend identisch.

Ab wann lohnt sich der Einsatz einer CAFM-Software?

Eine feste Grenze gibt es nicht; entscheidend ist weniger die Zahl der Objekte als die Komplexität der Prozesse. Typische Auslöser sind: Wartungstermine und Prüffristen lassen sich im Kalender nicht mehr zuverlässig überwachen, Flächen- und Vertragsdaten liegen in mehreren widersprüchlichen Tabellen, oder mehrere Personen und externe Dienstleister müssen auf denselben Datenbestand zugreifen. Spätestens wenn Nachweispflichten gegenüber Eigentümern, Behörden oder Auftraggebern lückenlos dokumentiert werden müssen, zahlt sich ein zentrales System aus. Umgekehrt bleibt die Empfehlung aus dem Zielgruppen-Abschnitt bestehen: Selbstverwalter mit wenigen Einheiten sind mit schlankeren Werkzeugen meist besser bedient.