Maklersoftware im Vergleich: onOffice, FLOWFACT, Propstack und immosolve

Ein Maklersoftware-Vergleich lohnt sich spätestens dann, wenn Kontakte in Tabellen verstreut liegen und Objektanfragen aus mehreren Portalen manuell sortiert werden müssen. Dieser redaktionelle Vergleich stellt die vier Systeme gegenüber, die in deutschen Maklerbüros am häufigsten zur Auswahl stehen: onOffice, FLOWFACT inklusive der schlanken Variante FLOWFACT Mini, Propstack und immosolve. Bewertet werden Funktionsumfang, Preismodelle und Zielgruppen. Alle Preisangaben haben den Stand Juli 2026 und stammen von den öffentlichen Anbieterseiten. Eine Einordnung vorab: immosolve richtet sich nach Herstellerangaben primär an die Wohnungswirtschaft, nicht an klassische Maklerbüros – dieser Artikel weist an den betreffenden Stellen darauf hin.

Die wichtigsten Ergebnisse in Kürze:

• Einzelmakler und Existenzgründer fahren aktuell mit FLOWFACT Mini am günstigsten: 0 Euro für 24 Monate, danach 29 Euro pro Monat. Der günstigste kostenpflichtige Volleinstieg ist onOffice enterprise pro ab 79 Euro pro Nutzer und Monat.
• Maklerbüros mit zwei bis zehn Nutzern liegen mit onOffice enterprise all-in oder Propstack Standard bei rund 99 Euro pro Nutzer und Monat, jeweils zzgl. Mehrwertsteuer.
• Organisationen mit mehreren Standorten wählen typischerweise onOffice enterprise expert oder Propstack Enterprise – die Preise werden jeweils nur auf Anfrage genannt.
• immosolve ist ein Sonderfall: Das System der Empro GmbH wurde für Wohnungsunternehmen, Genossenschaften und Hausverwaltungen gebaut, nicht für die klassische Maklerei.
• Portalgebühren für ImmoScout24 und Immowelt sind in keinem der vier Lizenzpreise enthalten und müssen separat einkalkuliert werden.

Maklersoftware-Vergleich: Die vier Systeme im Überblick

Die folgende Tabelle vergleicht die zentralen Funktionsbereiche der vier Systeme. Grundlage sind die öffentlichen Produktbeschreibungen der Anbieter, Stand Juli 2026. Wo ein Anbieter eine Funktion nicht öffentlich dokumentiert, steht das in der Zelle – dieser Hinweis bedeutet nicht automatisch, dass die Funktion fehlt, sondern dass sie nicht belegt ist.

Zwei Muster fallen auf. Erstens unterscheiden sich die drei klassischen Makler-Systeme funktional weniger in der Frage ob, sondern wie tief ein Bereich ausgebaut ist: Portalanbindung, Exposé-Erstellung und Kontaktverwaltung beherrschen onOffice, FLOWFACT und Propstack; die Unterschiede stecken in Automatisierung, KI-Funktionen und Modulvielfalt. Zweitens bestätigt die Tabelle die Sonderrolle von immosolve: Die Schwerpunkte Vermietung, Mietbestand und Self-Service für Interessenten zeigen, dass das System für einen anderen Arbeitsalltag gebaut wurde als ein Verkaufs-CRM.

onOffice enterprise im Detail

onOffice enterprise weist seine Preisstaffelung weitgehend öffentlich aus; die Basispreise der Einstiegseditionen sind frei einsehbar. Das Angebot gliedert sich in mehrere Editionen: enterprise pro ab 79 Euro pro Nutzer und Monat, enterprise all-in für 99 Euro pro Nutzer und Monat (vom Anbieter als Bestseller ausgewiesen) sowie die Edition enterprise expert, deren Preis nur auf Anfrage genannt wird. Zu allen Preisen kommen die Mehrwertsteuer sowie eine Servicepauschale von 50 Euro pro Monat und Unternehmen hinzu (entfällt ab zehn Nutzern); außerdem berechnet der Anbieter ein Setup je Unternehmen, dessen Höhe nicht öffentlich ist. Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate, der Anbieter gewährt fünf Jahre Preisgarantie und eine siebentägige kostenlose Testphase.

Funktional deckt bereits enterprise pro die Kernaufgaben ab: Immobilien- und Adressverwaltung, PDF-Exposés, Portalübertragung in mehr als 150 Portale, die onOffice App und die Integration in Microsoft 365. Umfangreichere Werkzeuge wie Anfragenmanager, Prozessmanager, das onOffice AI Studio, die Faktura oder die revisionssichere E-Mail-Archivierung sind den höheren Editionen vorbehalten; über den onOffice Marketplace lassen sich Zusatzmodule buchen. Die Daten werden in Deutschland gehostet.

Für den Preisvergleich relevant: Wer unter zehn Nutzern bleibt, muss die Servicepauschale einrechnen – fünf Nutzer in der All-in-Edition kosten damit rechnerisch 545 Euro plus Mehrwertsteuer pro Monat.

FLOWFACT im Detail: Residential und Mini

FLOWFACT Residential richtet sich an klassische Maklerbüros und kostet nach Anbieterangaben 87 Euro pro Lizenz und Monat zzgl. Mehrwertsteuer; hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 279 Euro zzgl. Mehrwertsteuer. Die Objektanzahl und die Portalübertragung an mehr als 150 Immobilienportale sind unbegrenzt; Zusatzkosten für Anfragenmanagement, Schnittstellen oder Speicher fallen nicht an. Der CRM-Vergleich des Anbieters nennt eine Laufzeit von zwölf Monaten mit automatischer Verlängerung um weitere zwölf Monate und einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Vertragsende. Eine webbasierte App für mobiles Arbeiten ist enthalten. Zum Funktionsumfang zählen die Aufgabenverwaltung mit Taskboard, die Kontaktverwaltung, das Interaktive Exposé mit automatischem Versand sowie Marktwertdaten zur Vorbereitung von Eigentümergesprächen.

FLOWFACT Mini ist die abgespeckte Variante für Einzelunternehmen und Existenzgründer. Laut Angebotsseite von FLOWFACT nutzen Neukunden das System 24 Monate lang für 0 Euro, danach kostet es 29 Euro pro Monat zzgl. Mehrwertsteuer; eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an, die webbasierte App ist inklusive. Enthalten sind Objekt- und Kontaktverwaltung, das Interaktive Exposé mit Provisionshinweis und Widerrufsbelehrung sowie ein integrierter E-Mail-Client mit Kalender.

Ein Hinweis zu den Konditionen: Die Anbieterseiten werben mit „monatlich kündbar“ und „automatischer Verlängerung um einen Monat“, formulieren die Kündigungsbedingungen aber nicht überall einheitlich. Interessenten sollten sich Laufzeit und Kündigungsfrist daher vor Abschluss schriftlich bestätigen lassen.

Propstack im Detail

Propstack positioniert sich als CRM mit starkem KI-Schwerpunkt. Der Standard-Tarif kostet 99 Euro pro Lizenz und Monat zzgl. Mehrwertsteuer, dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 279 Euro; die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate. Angeboten werden eine kostenlose Testphase von 14 Tagen und ein Einstiegspreis von 69 Euro monatlich für die ersten drei Monate. Die Enterprise-Variante mit dediziertem AWS-Server ist nur auf Anfrage erhältlich (Quelle: Preisseite von Propstack).

Als Schwerpunkt bündelt das System seine KI-Werkzeuge unter dem Namen PropstackAI: Sprach-zu-Exposé, ein Floorscanner, der aus Smartphone-Fotos 3D-Grundrisse erstellt, automatische Bildoptimierung und virtuelles Home Staging. Anfragen aus ImmoScout24 und Immowelt landen nativ im CRM, Nachrichten aus Kanälen wie WhatsApp laufen über den AI Superchat als Aktivitäten ein. Die Datenverarbeitung erfolgt in der EU-Region Frankfurt, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird angeboten. Integrierte Partnerdienste wie Sprengnetter-Bewertungen oder DocuSign sind laut Anbieter ohne Aufpreis nutzbar. Konzipiert ist das System für Maklerunternehmen mit etwa zwei bis 50 Mitarbeitern – für Soloselbstständige ist der Einstiegspreis entsprechend hoch.

immosolve: CRM für die Wohnungswirtschaft statt klassische Maklersoftware

immosolve wird in Vergleichen häufig neben onOffice, FLOWFACT und Propstack gestellt, verfolgt aber ein anderes Einsatzfeld. Das seit 2005 am Markt befindliche System der Empro GmbH aus Bad Bramstedt – einer Tochtergesellschaft der Immowelt – richtet sich nach eigener Darstellung an Wohnungsunternehmen, Genossenschaften und Hausverwaltungen und bildet den Vermietungsprozess ab: Interessentenmanagement mit Self-Service-Zugängen, Besichtigungsplanung, automatisierte Prozessschritte und optionale Zusatzmodule wie die Integration von Bonitätsauskünften oder einen Portal-Manager. Nach Angaben auf der immosolve-Website nutzen mehr als 150 Unternehmen mit über 1,5 Millionen Wohneinheiten die Software; die DSGVO-Konformität wird über datenschutzfreundliche Voreinstellungen für Erfassung, Aufbewahrung und Löschung unterstützt.

Öffentliche Preisangaben gibt es nicht, das Preismodell wird nur auf Anfrage genannt; aktuell wirbt der Anbieter mit zwei kostenlosen Testmonaten über einen Aktionscode. Für Maklerbüros mit Schwerpunkt Verkauf und Vermittlung ist immosolve damit nicht die erste Wahl – relevant wird es für Unternehmen, die eigene Mietbestände betreuen.

Preismodelle im Überblick (Stand Juli 2026)

Die Tabelle stellt die öffentlich belegten Konditionen gegenüber. „Auf Anfrage“ bedeutet, dass der Anbieter keine öffentlichen Zahlen nennt. Schulungs- und Onboarding-Kosten weist keiner der vier Anbieter transparent aus; sie sollten im Angebot erfragt werden.

Beim Vergleich der Gesamtkosten lohnt der Blick über den Lizenzpreis hinaus. Bei onOffice kommt für kleinere Unternehmen die Servicepauschale von 50 Euro monatlich hinzu, dafür sichert der Anbieter die Preise für fünf Jahre. FLOWFACT und Propstack berechnen vergleichbare Einrichtungsgebühren von je 279 Euro; Propstack federt den Einstieg mit drei vergünstigten Monaten ab. FLOWFACT Mini ist das einzige Modell ohne Einrichtungsgebühr und mit kurzen Kündigungswegen. In keinem der Preise enthalten sind die Inseratskosten der Immobilienportale – sie entstehen zusätzlich und hängen vom gebuchten Portalpaket ab.

Ein Rechenbeispiel zeigt die Größenordnung für ein Büro mit fünf Nutzern im ersten Vertragsjahr (jeweils zzgl. Mehrwertsteuer, ohne Portalgebühren und optionale Module): FLOWFACT Residential liegt bei fünfmal 87 Euro, also bei 435 Euro monatlich; mit der Einrichtungsgebühr ergeben sich rund 5.500 Euro. Propstack Standard kommt dank der drei Einstiegsmonate zu je 69 Euro pro Nutzer auf rund 5.770 Euro inklusive Einrichtung. onOffice enterprise all-in kostet inklusive Servicepauschale 545 Euro monatlich und damit rund 6.540 Euro im ersten Jahr; das nicht öffentlich bezifferte Setup kommt hinzu, und die Bindung läuft 24 Monate. Das Beispiel macht deutlich, dass sich die Reihenfolge der reinen Lizenzpreise in den Gesamtkosten nicht eins zu eins wiederfindet – Einstiegsangebote, Pauschalen und Laufzeiten verschieben das Bild.

Für wen eignet sich welches System? Zielgruppen im Vergleich

Einzelmakler und Existenzgründer sollten auf Einstiegskosten, Kündigungsfristen und mobile Nutzbarkeit achten. FLOWFACT Mini deckt diese Kriterien am direktesten ab; onOffice enterprise pro ist die günstigste Vollversion im Vergleich. Propstack Standard ist mit 99 Euro monatlich plus Einrichtungsgebühr für Soloselbstständige eine vergleichsweise hohe Hürde. Auf das erste Jahr gerechnet liegen die laufenden Softwarekosten für einen einzelnen Nutzer bei FLOWFACT Mini im Aktionszeitraum bei 0 Euro, bei onOffice enterprise pro inklusive Servicepauschale rechnerisch bei 1.548 Euro zzgl. Mehrwertsteuer – plus dem nicht öffentlich bezifferten Setup.

Maklerbüros mit zwei bis zehn Nutzern bilden die Kernzielgruppe von onOffice enterprise all-in, FLOWFACT Residential und Propstack Standard. Die Lizenzpreise liegen nah beieinander; die Entscheidung hängt eher an Detailfragen: KI-Werkzeuge bei Propstack, Modulvielfalt und Marketplace bei onOffice oder gebündelte Leistungen ohne Schnittstellenkosten bei FLOWFACT. Unter zehn Nutzern ist bei onOffice die Servicepauschale einzupreisen.

Organisationen mit mehreren Standorten benötigen Rechteverwaltung, standortübergreifende Auswertungen und skalierbare Infrastruktur. onOffice adressiert das mit der Edition enterprise expert, unter anderem über Gruppen, Intranet und Mehrsprachigkeit; Propstack mit der Enterprise-Variante auf eigenem AWS-Server. In beiden Fällen werden die Konditionen individuell verhandelt.

Hausverwaltungen und WEG-Verwalter sind nicht Zielgruppe dieses Vergleichs: Wer Mietkonten, Nebenkostenabrechnung oder Bestandsbuchhaltung abbilden muss, braucht eine Hausverwaltungssoftware; für die technische Betreuung der Bestände kommt ergänzend spezialisierte Instandhaltungssoftware infrage. Der Fall immosolve zeigt, dass die Wohnungswirtschaft eine eigene CRM-Kategorie mit Vermietungsfokus gebildet hat.

Fallstricke beim Vergleich und Wechsel

Der Lizenzpreis pro Nutzer ist nur ein Teil der Gesamtrechnung. Fünf Punkte sollten Makler vor der Vertragsunterschrift prüfen:

• Datenmigration beim Wechsel: Adressen, Objekte und Dokumente lassen sich meist exportieren, Aktivitätenhistorien und E-Mail-Verknüpfungen dagegen häufig nur eingeschränkt. Welche Exportformate – etwa CSV oder OpenImmo – das bisherige System liefert, sollte vor der Kündigung geklärt sein; für Bereinigung und Neuimport ist realistischer Zeitaufwand einzuplanen.
• Kosten für Zusatzmodule: Nicht jede beworbene Funktion steckt im gebuchten Tarif. Bei onOffice sind zahlreiche Module editionsabhängig; immosolve führt Bonitätsauskünfte und den Portal-Manager ausdrücklich als optionale Zusatzmodule. Eine verbindliche Auflistung der im Preis enthaltenen Leistungen vermeidet spätere Nachverhandlungen.
• Portalgebühren kommen hinzu: Die Software überträgt Inserate an ImmoScout24, Immowelt und weitere Portale – die Inseratskosten selbst berechnen die Portale. Je nach Portalpaket können diese Beträge die Softwarekosten deutlich übersteigen.
• Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen: onOffice bindet Kunden 24 Monate, FLOWFACT Residential und Propstack zwölf Monate; nur FLOWFACT Mini ist nach Anbieterangabe monatlich kündbar. Automatische Verlängerungen und Fristen wie drei Monate zum Vertragsende gehören in den Kalender.
• Kurze Testphasen gezielt nutzen: onOffice gewährt sieben, Propstack 14 Tage – zu wenig Zeit, um ein System nebenbei zu beurteilen. Sinnvoll ist ein fester Testplan: ein reales Objekt anlegen, die Übertragung an die genutzten Portale auslösen, den E-Mail-Posteingang anbinden und den Exposé-Versand an Testkontakte durchspielen. Nur so zeigt sich vor der Vertragsbindung, ob Bedienung und Automatisierungen zum eigenen Arbeitsalltag passen.

Eine strukturierte Anforderungsliste – Nutzerzahl, Portale, gewünschte Automatisierungen, Budgetrahmen – hilft, diese Punkte im Anbietergespräch systematisch abzuarbeiten.

Häufige Fragen zur Maklersoftware

Alle Aussagen zu Preisen und Konditionen beziehen sich auf den Stand Juli 2026; Anbieter passen Tarife regelmäßig an, deshalb lohnt ein aktueller Blick auf die verlinkten Produktseiten.

Was kostet Maklersoftware?

Die Spanne reicht von 0 Euro bis rund 99 Euro pro Nutzer und Monat zzgl. Mehrwertsteuer. FLOWFACT Mini ist im Aktionszeitraum 24 Monate kostenfrei und kostet danach 29 Euro monatlich, onOffice beginnt bei 79 Euro, FLOWFACT Residential liegt bei 87 Euro und Propstack Standard bei 99 Euro. Einmalige Einrichtungsgebühren betragen bis zu 279 Euro, bei onOffice kommt für kleinere Unternehmen eine monatliche Servicepauschale von 50 Euro hinzu. Enterprise-Editionen und immosolve werden nur auf Anfrage kalkuliert. Zusatzmodule und Portalinserate sind in diesen Zahlen nicht enthalten.

Welches System eignet sich für Einzelmakler?

Für Soloselbstständige spricht vieles für FLOWFACT Mini, weil kein Einstiegspreis und keine lange Bindung anfallen und die Kernfunktionen für den Makleralltag enthalten sind. Wer von Anfang an den vollen Funktionsumfang eines etablierten Systems braucht, findet in onOffice enterprise pro die günstigste Vollversion dieses Vergleichs. In beiden Fällen gilt: Die Wahl hängt davon ab, welche Portale angebunden werden sollen, wie wichtig mobiles Arbeiten ist und ob der Funktionsumfang in zwei Jahren noch ausreicht. Eine pauschale Empfehlung ist nicht seriös, weil die Anforderungen einzelner Büros stark variieren.

Wo werden die Daten gehostet – und was gilt für die DSGVO?

Die öffentlich dokumentierten Details zur Datenhaltung unterscheiden sich deutlich: onOffice hostet nach eigener Angabe in Deutschland, Propstack verarbeitet Daten in der EU-Region Frankfurt und bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO an, immosolve setzt auf datenschutzfreundliche Voreinstellungen für Erfassung, Aufbewahrung und Löschung, und FLOWFACT bewirbt seine Vermarktungsprozesse als DSGVO-konform. Unabhängig vom gewählten System sollten Maklerbüros drei Punkte klären: den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags, den dokumentierten Serverstandort und die technische Umsetzung von Löschpflichten – etwa ob Interessentenkontakte nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen automatisch gelöscht oder anonymisiert werden können.

Was passiert mit den Daten beim Anbieterwechsel?

Stammdaten zu Kontakten und Objekten lassen sich in der Regel über CSV-Exporte oder die OpenImmo-Schnittstelle übertragen. Aufwendiger wird es bei Historien: E-Mail-Verknüpfungen, Aktivitätenprotokolle und individuell angelegte Felder gehen bei einem Wechsel häufig verloren oder müssen manuell nachgebaut werden. In der Praxis bewährt sich ein gestaffelter Umzug: zuerst einen vollständigen Export sichern, dann Objekte und Kontakte bereinigt ins neue System importieren und beide Systeme kurze Zeit parallel führen. Exportmöglichkeiten und Migrationsunterstützung durch den neuen Anbieter sollten vor Vertragsabschluss schriftlich zugesichert werden.