Umlaufbeschluss in der WEG: Textform, Allstimmigkeit und der Weg zur einfachen Mehrheit

Ein Umlaufbeschluss ermöglicht der Wohnungseigentümergemeinschaft, Entscheidungen außerhalb der Eigentümerversammlung zu treffen – auf schriftlichem oder digitalem Weg, ohne Termin und ohne Anwesenheit. Seit der WEG-Reform durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) am 1. Dezember 2020 genügt dafür die Textform: Die Zustimmung kann per E-Mail oder Messenger erfolgen, eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Für Verwalter und Verwaltungsbeiräte ist das Verfahren damit ein praxistaugliches Instrument, um Entscheidungen zwischen zwei Versammlungen herbeizuführen. Das Verfahren folgt allerdings strengen Regeln: Grundsätzlich müssen alle Eigentümer zustimmen, und formale Fehler können den Beschluss kippen. Dieser Beitrag ordnet Rechtsgrundlage, Allstimmigkeitsprinzip, Absenkungsverfahren und die typischen Fehlerquellen für die Verwalterpraxis ein.

Das Wichtigste in Kürze:

• Rechtsgrundlage ist § 23 Abs. 3 WEG: Ein Beschluss ist auch ohne Versammlung gültig; seit dem WEMoG genügt die Textform, etwa per E-Mail.
• Grundregel ist die Allstimmigkeit: Alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer müssen zustimmen. Enthaltung und Nichtreaktion wirken wie eine Ablehnung.
• Ausnahme: Die Eigentümerversammlung kann vorab beschließen, dass für einen einzelnen, konkret bezeichneten Gegenstand die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG).
• Erst die Verkündung des Ergebnisses durch den Verwalter setzt die Frist für eine mögliche Anfechtung in Gang.
• Häufigste Fehler: fehlende Verkündung, nachträglich geänderter Beschlusstext und der fehlende Eintrag in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG.

Was ist ein Umlaufbeschluss? Rechtsgrundlage nach § 23 Abs. 3 WEG

Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss der Wohnungseigentümer, der außerhalb einer Versammlung gefasst wird. Statt sich an einem Ort oder in einer Videokonferenz zu treffen, erhalten die Eigentümer einen Beschlussvorschlag im Umlauf und erklären ihre Zustimmung einzeln, jeweils für sich und in eigener Reihenfolge. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 23 Abs. 3 WEG.

Vor der WEG-Reform war das schriftliche Umlaufverfahren faktisch an die Schriftform gebunden: Alle Eigentümer mussten denselben Beschlusstext eigenhändig unterschreiben, was das Verfahren bei größeren Gemeinschaften kaum handhabbar machte. Seit dem 1. Dezember 2020 genügt die Textform. Das bedeutet: Die Zustimmung muss lesbar und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Eine E-Mail, ein Messenger-Verlauf oder ein eingescanntes Schreiben erfüllen diese Anforderung; eine mündliche Zusage am Telefon erfüllt sie nicht.

Die Anforderungen der Textform ergeben sich aus § 126b BGB: Die Erklärung muss lesbar abgegeben werden, die Person des Erklärenden muss genannt sein, und die Abgabe muss auf einem dauerhaften Datenträger erfolgen. Für die Praxis heißt das: Aus der E-Mail oder Messenger-Nachricht muss eindeutig hervorgehen, welcher Eigentümer zu welchem Beschlussgegenstand seine Zustimmung erklärt. Eine Antwort ohne erkennbaren Bezug zum Beschlusstext ist ebenso riskant wie eine Erklärung, die keiner Person zugeordnet werden kann. Verwalter sollten im Umlaufschreiben daher den Wortlaut der erwarteten Zustimmung vorgeben und die Rückläufe so ablegen, dass sie auch Jahre später noch nachweisbar sind.

Für die Einordnung ist wichtig: Der Umlaufbeschluss ist kein informelles Meinungsbild, sondern ein gesetzlich geregeltes Beschlussverfahren. Ein wirksam gefasster Umlaufbeschluss hat dieselben Rechtswirkungen wie ein in der Versammlung gefasster Beschluss – mit allen Konsequenzen für Dokumentation, Anfechtbarkeit und Vollzug.

Die Grundregel: Allstimmigkeit bei Umlaufbeschlüssen

Das Kernmerkmal des Umlaufbeschlusses ist das Allstimmigkeitsprinzip. Gefordert ist die Zustimmung aller Wohnungseigentümer – und zwar aller im Grundbuch eingetragenen Eigentümer, nicht nur derjenigen, die üblicherweise an Versammlungen teilnehmen oder sich an Abstimmungen beteiligen. Das hat zwei praktische Konsequenzen:

Erstens wirken Enthaltung und Nichtreaktion wie eine Ablehnung. Wer nicht antwortet, stimmt faktisch gegen den Beschluss, weil seine Zustimmung fehlt. Zweitens reicht es nicht, eine Mehrheit der Antwortenden hinter sich zu bringen: Solange auch nur ein Eigentümer seine Zustimmung nicht in Textform erklärt hat, kommt kein wirksamer Beschluss zustande.

Diese Stringenz hat der Gesetzgeber bewusst gewählt. Weil das Umlaufverfahren ohne gemeinsame Beratung auskommt, wird die fehlende Diskussionsmöglichkeit durch ein hohes Zustimmungserfordernis kompensiert. Die Gerichte bestätigen die strenge Linie: Nach der Rechtsprechung des OLG Köln ist ein Beschluss, der ohne die erforderliche Allstimmigkeit im Umlaufverfahren zustande gekommen ist, kein anfechtbarer Beschluss, sondern ein Nichtbeschluss. Das verschärft das Risiko: Es bleibt nicht bei einer bloßen Anfechtungsmöglichkeit, vielmehr existiert der Beschluss rechtlich gar nicht.

Für große Eigentümergemeinschaften bedeutet das: Je mehr Eigentümer beteiligt sind, desto aufwendiger ist der vollständige Rücklauf. Fehlt auch nur eine Zustimmung, ist das Verfahren gescheitert – es sei denn, die Gemeinschaft hat zuvor das Absenkungsverfahren beschlossen.

Besondere Sorgfalt ist bei Einheiten im Miteigentum geboten: Sind für eine Wohnung mehrere Personen im Grundbuch eingetragen – etwa Ehegatten oder eine Erbengemeinschaft –, müssen sämtliche eingetragenen Miteigentümer ihre Zustimmung erklären. Die Zustimmung nur eines Miteigentümers genügt nicht, denn jeder eingetragene Miteigentümer ist Wohnungseigentümer im Sinne des Gesetzes. Gleiches gilt bei Eigentümerwechseln im laufenden Verfahren: Wer zum Zeitpunkt der Beschlussfassung eingetragen ist, muss zustimmen. Die Grundbuchlage ist deshalb nicht nur für den Versand des Umlaufschreibens, sondern auch für die Auszählung der Zustimmungen maßgeblich.

Das Absenkungsverfahren: Wann genügt die einfache Mehrheit?

§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG eröffnet die Ausnahme vom Allstimmigkeitsprinzip: Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Das Verfahren läuft zweistufig:

Im ersten Schritt fasst die Eigentümerversammlung einen Beschluss, der das Mehrheitserfordernis für einen konkret bezeichneten Gegenstand absenkt. Die Bezeichnung muss präzise sein – eine generelle Ermächtigung für künftige Umlaufbeschlüsse reicht nicht. Im zweiten Schritt wird das eigentliche Umlaufverfahren zu genau diesem Gegenstand durchgeführt, nun mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Nach der Gesetzesbegründung ist die Beschlusskompetenz eng zugeschnitten: Sie soll vor allem Fälle abdecken, in denen ein bereits beratener Gegenstand wegen fehlender Informationen oder fehlender Beschlussfähigkeit nachgeholt wird. Ob sich komplexe, völlig neue Themen ohne jede vorherige Beratungsmöglichkeit vollständig ins Umlaufverfahren verlagern lassen, wird in der Fachliteratur kontrovers diskutiert. Verwalter sollten das Instrument daher nicht überdehnen.

Für die Praxis bewährt sich ein klarer Ablauf: Der Gegenstand wird zunächst auf der Tagesordnung einer Versammlung ausgewiesen und dort beraten. Kommt die Beschlussfassung dort nicht zustande – etwa weil die Versammlung nach § 25 Abs. 3 WEG nicht beschlussfähig ist, weil Unterlagen noch fehlen oder weil Eigentümer um Bedenkzeit bitten –, beschließt die Versammlung zugleich die Absenkung des Mehrheitserfordernisses für genau diesen Gegenstand. Der Absenkungsbeschluss sollte die Maßnahme so präzise wie möglich beschreiben, idealerweise mit Bezug auf das konkrete Angebot oder den konkreten Beschlussentwurf. Je generischer die Bezeichnung ausfällt, desto größer ist das Risiko, dass die spätere Umsetzung vom bezeichneten Gegenstand abweicht – und damit wieder Allstimmigkeit erforderlich wird.

Wie eng die Grenzen tatsächlich gezogen werden, zeigt eine aktuelle Entscheidung: Das Amtsgericht Köln hat mit Urteil vom 14. April 2025 (Az. 215 C 57/24) einen Umlaufbeschluss für ungültig erklärt, bei dem die Verwalterin den zuvor in der Versammlung bezeichneten Gegenstand verändert hatte. Die Versammlung hatte die einfache Mehrheit für einen Umlaufbeschluss über drei 770-Liter-Müllcontainer beschlossen; die Verwalterin stellte stattdessen eine 240-Liter-Tonne zur Abstimmung, die eine Mehrheit annahm. Das Gericht gab den klagenden Eigentümern recht: Das abgesenkte Mehrheitserfordernis gilt nur für exakt den Gegenstand, der zuvor bezeichnet wurde. Wird der Inhalt geändert, ist wieder die Zustimmung aller Eigentümer erforderlich – ausführlich dargestellt bei der Kanzlei Rehder.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Grundregel und Absenkungsverfahren im Überblick:

Die Tabelle verdeutlicht die Logik des Gesetzes: Die einfache Mehrheit ist keine dauerhafte Erleichterung, sondern eine punktuelle, vorab legitimierte Ausnahme für einen klar umrissenen Fall.

Formalien des Umlaufschreibens: So läuft der Beschluss richtig ab

Die Rechtssicherheit eines Umlaufbeschlusses steht und fällt mit der Sorgfalt bei der Durchführung. Vier Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit:

Eindeutiger Beschlusstext: Der zur Abstimmung gestellte Text muss vor Versand final sein. Er sollte so formuliert werden, dass jeder Eigentümer mit Ja oder Nein antworten kann, ohne Rückfragen stellen zu müssen. Nachträgliche Änderungen sind nach der genannten Kölner Entscheidung ein erhebliches Risiko.

Rücklauffrist: Anders als häufig behauptet, schreibt das Gesetz für den Umlaufbeschluss keine Mindestfrist von drei Wochen vor. Die Drei-Wochen-Frist des § 24 Abs. 4 WEG betrifft ausschließlich die Einberufung der Eigentümerversammlung, nicht das Umlaufverfahren. Die Frist ist frei bestimmbar, muss aber angemessen sein: Die Eigentümer brauchen ausreichend Zeit, den Text zu prüfen und zu reagieren. Zu knappe Fristen machen den Beschluss angreifbar; ob die Einberufungsfrist analog als Orientierung herangezogen werden kann, wird in der Literatur diskutiert.

Adressatenkreis: Alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer müssen erreicht werden – nicht nur die aktiven oder bekannten. Bei Eigentümerwechseln oder mehreren eingetragenen Miteigentümern ist die aktuelle Grundbuchlage zu prüfen.

Verkündung durch den Verwalter: Erst wenn der Verwalter das Abstimmungsergebnis allen Eigentümern verkündet, beginnt die Frist für eine mögliche Anfechtungsklage zu laufen. Ohne Verkündung bleibt der Beschluss in einem Schwebezustand – Anfechtungsrechte bleiben unbegrenzt offen.

Praktisch bewährt hat sich zudem ein fester Umgang mit der Frist: Sie sollte im Umlaufschreiben ausdrücklich mit konkretem Datum benannt werden, zusammen mit dem Hinweis, dass bei der Grundregel der Allstimmigkeit auch eine ausbleibende Antwort den Beschluss scheitern lässt. Kurz vor Fristablauf empfiehlt sich eine Erinnerung an die Eigentümer, deren Rücklauf noch fehlt. Versand und eingehende Erklärungen sind lückenlos zu dokumentieren – diese Unterlagen bilden zugleich die Grundlage für die Verkündung des Ergebnisses und den Eintrag in die Beschluss-Sammlung. Eine solche Prozessdokumentation erleichtert außerdem den Nachweis, falls das Verfahren später gerichtlich überprüft wird.

Für Verwalter hat das Verfahren zudem eine vertragliche Dimension. Der Verband VDIV empfiehlt, den Aufwand für Umlaufbeschlüsse als variable Vergütung im Verwaltervertrag zu vereinbaren, und verweist dabei auf Entscheidungen des LG Köln (Urteil vom 10. September 2020, Az. 29 S 263/19) und des BGH (Versäumnisurteil vom 5. Juli 2019, Az. V ZR 278/17). Wer Umlaufverfahren künftig häufiger einsetzt, sollte die Vergütungsfrage im Vertrag klären, bevor der dokumentarische Aufwand entsteht.

Typische Fehlerquellen beim Umlaufbeschluss

Die Rechtslage ist überschaubar, doch die Umsetzung bietet Ansatzpunkte für Fehler, die den gesamten Beschluss gefährden. Vier Schwachstellen treten in der Praxis wiederholt auf:

• Fehlende Verkündung: Ohne Verkündung des Ergebnisses beginnt die Anfechtungsfrist nicht zu laufen. Die Anfechtungsklage ist nach § 46 Abs. 1 WEG binnen eines Monats zu erheben – ohne Verkündung bleibt dieser Fristbeginn ausgesetzt. Der Beschluss bleibt dann dauerhaft angreifbar, statt nach Fristablauf Bestandsschutz zu erlangen.
• Nachträgliche Textänderung: Wird der Beschlussgegenstand im laufenden Verfahren inhaltlich verändert, gilt das zuvor beschlossene abgesenkte Quorum nicht mehr – es ist wieder Allstimmigkeit erforderlich, wie das AG Köln im April 2025 entschieden hat.
• Stimmensammlung per Umfragetool: Einfache Online-Umfragen erzeugen oft keine zuordenbaren Textform-Erklärungen im rechtlichen Sinn. Wer abstimmt, muss eindeutig identifizierbar sein, und die Erklärung muss dauerhaft dokumentiert werden können.
• Fehlender Eintrag in die Beschluss-Sammlung: Nach § 24 Abs. 7 WEG sind schriftliche Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung fortlaufend in die Beschluss-Sammlung einzutragen und zu nummerieren. Der Eintrag ist Pflicht und dient der Nachvollziehbarkeit gegenüber Eigentümern und Dritten.

Diese Fehler lassen sich durch einen festen Ablauf vermeiden: finaler Beschlusstext, dokumentierter Versand an alle Eigentümer, lückenlose Erfassung der Rückläufe, formelle Verkündung und sofortiger Eintrag. Wer diesen Prozess standardisiert, reduziert das Risiko späterer Streitigkeiten erheblich.

Abgrenzung zur virtuellen Eigentümerversammlung (§ 23 Abs. 1a WEG)

Der Umlaufbeschluss wird häufig mit der virtuellen Eigentümerversammlung verwechselt. Dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Instrumente. Die virtuelle Versammlung nach § 23 Abs. 1a WEG ist eine echte Versammlung: Die Eigentümer kommen zeitgleich zusammen, beraten gemeinsam und stimmen ab – lediglich ohne physische Präsenz an einem Versammlungsort. Voraussetzung ist ein Beschluss mit einer Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, der auf höchstens drei Jahre zu befristen ist. Im Übrigen gelten die üblichen Mehrheitserfordernisse einer Präsenzversammlung.

Der Umlaufbeschluss dagegen verzichtet vollständig auf die Versammlung und damit auf die gemeinsame Beratung. Genau dafür verlangt er als Ausgleich Allstimmigkeit oder ein vorab beschlossenes abgesenktes Quorum. Die Entscheidungslogik ist einfach: Beratungsbedürftige Themen gehören in die (virtuelle oder physische) Versammlung, vorbereitete und unstrittige Einzelentscheidungen können in den Umlauf.

Die Abgrenzung hat auch verfahrensrechtliche Folgen: Für die virtuelle Versammlung gelten die Einberufungsregeln der Versammlung, also insbesondere die Drei-Wochen-Frist des § 24 Abs. 4 WEG, und sie muss beschlussfähig sein. Der Umlaufbeschluss kennt weder eine gesetzliche Einberufungsfrist noch ein Beschlussfähigkeitserfordernis – an deren Stelle tritt die Allstimmigkeit. In der Praxis lassen sich beide Instrumente kombinieren: Der Absenkungsbeschluss für einen konkreten Gegenstand kann auch in einer virtuellen Versammlung gefasst werden; das anschließende Umlaufverfahren läuft dann vollständig in Textform ab.

FAQ zum Umlaufbeschluss

Wie lange sollte die Rücklauffrist beim Umlaufbeschluss sein?

Das Gesetz schreibt keine Mindestfrist vor. Die Frist ist frei bestimmbar, muss aber angemessen sein und den Eigentümern realistische Prüfungszeit lassen. Die Drei-Wochen-Frist aus § 24 Abs. 4 WEG gilt nur für die Einberufung der Versammlung und kann allenfalls als Orientierung dienen. Ausschlaggebend sind die Umstände des Einzelfalls: die Komplexität des Gegenstands, der Umfang der beigefügten Unterlagen und erkennbare Abwesenheiten einzelner Eigentümer. Als grober Anhaltspunkt werden in der Praxis häufig Fristen von zwei bis vier Wochen gewählt, bei sehr einfachen Fragen auch kürzer.

Was passiert, wenn ein Eigentümer nicht reagiert?

Beim Grundsatz der Allstimmigkeit wirkt eine Nichtreaktion wie eine Ablehnung: Ohne die Zustimmung aller Eigentümer kommt kein Beschluss zustande. Nur wenn die Versammlung zuvor für den konkreten Gegenstand die einfache Mehrheit beschlossen hat, kann der Beschluss auch ohne die Stimmen schweigender Eigentümer gefasst werden.

Ist ein Umlaufbeschluss anfechtbar?

Grundsätzlich ja, wie ein Versammlungsbeschluss. Die Anfechtungsklage ist binnen eines Monats zu erheben (§ 46 Abs. 1 WEG); bei Umlaufbeschlüssen beginnt die Frist mit der Verkündung des Ergebnisses durch den Verwalter. Ein Verstoß gegen zwingendes Recht führt nach § 23 Abs. 4 WEG zur Nichtigkeit. Kommt der Beschluss ohne die erforderliche Allstimmigkeit zustande, handelt es sich nach der Rechtsprechung des OLG Köln sogar um einen Nichtbeschluss, dessen Unwirksamkeit gerichtlich festgestellt werden kann.

Eignet sich der Umlaufbeschluss für Bauvorhaben?

Für komplexe Bauvorhaben mit Diskussionsbedarf ist das Verfahren kaum geeignet, weil die gemeinsame Beratung fehlt. Sinnvoll ist es dagegen, wenn die Maßnahme bereits in der Versammlung beraten wurde und nur noch eine konkrete Freigabe fehlt – etwa die Annahme eines vorliegenden Angebots.

Was unterscheidet den Umlaufbeschluss von der virtuellen Versammlung?

Die virtuelle Versammlung nach § 23 Abs. 1a WEG ist eine Versammlung mit gemeinsamer Beratung, nur ohne physische Anwesenheit; es gelten die üblichen Mehrheiten. Der Umlaufbeschluss findet ganz ohne Versammlung statt und verlangt dafür grundsätzlich die Zustimmung aller Eigentümer.

Der Umlaufbeschluss ist damit ein effizientes Werkzeug für klar umrissene Entscheidungen – sofern Textform, Allstimmigkeit beziehungsweise abgesenktes Quorum, Verkündung und Dokumentation sauber eingehalten werden. Für Verwaltungen mit wiederkehrenden Umlaufverfahren empfiehlt sich eine dokumentierte Standardroutine, die alle Schritte vom Versand bis zum Eintrag in die Beschluss-Sammlung abbildet. Dieser Beitrag dient der fachlichen Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.