Facility-Management-Software im Vergleich: Anbieter, Funktionen, Kosten

Wer Bestandsimmobilien betreibt, sammelt Störmeldungen, Wartungstermine und Prüfprotokolle heute in der Regel digital ein. Eine Facility-Management-Software bündelt genau diese Aufgaben: Sie erfasst Tickets aus dem Objekt, plant wiederkehrende Wartungen, dokumentiert Betreiberpflichten und steuert externe Dienstleister. Der Markt reicht von schlanken Apps für Selbstverwalter bis zu modularen CAFM-Systemen für Großverwaltungen. Dieser CAFM-Software-Vergleich stellt sechs Anbieter gegenüber, die im deutschsprachigen Raum für den laufenden Gebäudebetrieb relevant sind: PlanRadar, mfr, Wowflow, Loy & Hutz FM-BASIS, RIB IMS und Planon. Bewertet werden acht Kriterien, vom Ticketmanagement bis zur Buchhaltungsschnittstelle. Alle Preisangaben haben den Stand Juli 2026; wo Anbieter keine öffentlichen Preise nennen, ist das ausdrücklich vermerkt.

Das Wichtigste in Kürze

• Selbstverwalter kommen häufig mit einer schlanken App-Lösung aus.
• Kleine Verwaltungen brauchen vor allem ein Ticketsystem plus Wartungskalender.
• Großverwaltungen und FM-Dienstleister benötigen Mandantenfähigkeit, SLAs und Leistungsverzeichnisse.
• Die Preise reichen von rund 26 Euro pro Monat bis zu Angeboten auf Anfrage (Stand Juli 2026).
• Keine Software ersetzt die dokumentierte Übertragung von Betreiberpflichten.

Was ist Facility-Management-Software und wofür wird sie gebraucht?

Facility-Management-Software bezeichnet digitale Werkzeuge für den laufenden Betrieb von Gebäuden und Liegenschaften. Kernaufgaben sind die Entgegennahme von Störmeldungen, die Vergabe von Aufträgen an Hausmeister oder Dienstleister, die Planung von Wartungs- und Prüffristen sowie die lückenlose Dokumentation aller Vorgänge am Objekt. Im Unterschied zur Bauphase geht es um die Bewirtschaftung: Bestandsdaten, Flächen, Anlagen und Verträge stehen im Zentrum.

Begrifflich überschneiden sich FM-Software und CAFM. CAFM steht für Computer-Aided Facility Management und meint klassischerweise Datenbanksysteme, die Objekt-, Flächen- und Anlageninformationen strukturieren. Moderne Produkte verbinden diese Datenbasis mit mobilen Apps, Ticketsystemen und Workflows, sodass die Grenze fließend verläuft. Ein CMMS (Computerized Maintenance Management System) konzentriert sich enger auf Instandhaltung und Wartung. Ein IWMS (Integrated Workplace Management System) geht noch weiter und bündelt zusätzlich Arbeitsplatz-, Immobilien- und Nachhaltigkeitsmanagement in einer durchgehenden Plattform; in diesem Vergleich vertritt Planon diese Kategorie. Als neutrale Orientierung für den Funktionsumfang dient vielen Entscheidern die GEFMA-444-Zertifizierung, mit der der Verband CAFM-Systeme nach festen Kriterien prüft. Ergänzend legt die Richtlinie GEFMA 445 fest, wie Softwareprodukte für das Facility Management zertifiziert werden.

Für Verwaltungen und FM-Dienstleister zahlt sich die Software in drei Effekten aus: kürzere Reaktionszeiten bei Störungen, nachweisbare Prüf- und Wartungshistorien und transparente Kosten je Objekt. Wie groß der Nutzen ausfällt, hängt jedoch vom Funktionsumfang ab – und der unterscheidet sich zwischen den sechs hier verglichenen Anbietern deutlich.

Die 6 Anbieter im Überblick

Die folgende Übersicht ordnet die sechs Lösungen nach Kernfokus, Zielgruppe und Einstiegspreis. Details zu Preisen und Laufzeiten folgen im eigenen Abschnitt weiter unten.

PlanRadar kommt ursprünglich aus dem Mängelmanagement am Bau und hat den Funktionsumfang auf den Gebäudebetrieb erweitert. Aufgabenverfolgung, Wartungsmanagement, Flächenmanagement und BIM-Integration laufen über Apps für Android und iOS sowie den Web-Zugang. Nach Anbieterangaben nutzen mehr als 150.000 Anwender weltweit die Plattform. Der Einstiegspreis von 26 Euro pro Monat und die 30-tägige Testphase machen PlanRadar zur am einfachsten prüfbaren Option in diesem Vergleich.

mfr positioniert seine Lösung als Field-Service-Management für das Facility Management. Einsatzorte lassen sich als Gebäude, Geschosse und Räume strukturieren; eine KI-gestützte Einsatzplanung verteilt Aufträge auf Techniker und Routen. Die mobile App dokumentiert Checklisten, Fotos, Messwerte und Serviceberichte in Echtzeit. Ein Kundenportal und eine IoT-Anbindung ergänzen das Angebot. Preise nennt mfr nicht öffentlich; Interessenten können eine Demo anfordern und sich für einen Test registrieren.

Wowflow baut sein System um Auftrags- und Ticketmanagement sowie eine Dienstleister-Plattform, über die externe Firmen ohne Zusatzkosten angebunden werden. Die Manager-Lizenz startet bei 99 Euro pro Monat, ein 14-tägiger Vollzugang steht kostenlos bereit. Wowflow läuft ausschließlich in der Cloud und hat keine CAFM-Zertifizierung – das Produkt zielt auf operative Abläufe, nicht auf tiefe Flächen- und Vertragsdatenbanken.

Loy & Hutz FM-BASIS ist das Basissystem der waveware-Plattform (wave Facilities) und deckt die klassische FM-Objektstruktur von der Liegenschaft über Gebäude und Geschosse bis zum Raum ab. Termine, Ereignisse, Aufträge und Tätigkeiten lassen sich je Objekt erfassen; über Erweiterungspakete kommen unter anderem Mietmanagement mit Nebenkostenabrechnung und Vertragsmanagement hinzu. Eine REG-IS-Schnittstelle unterstützt die Dokumentation der Betreiberverantwortung. Preise gibt es nur auf Anfrage; wave Facilities gilt laut Branchenvergleichen als GEFMA-444-zertifiziert.

RIB IMS vertreibt mit RIB FM (vormals iTWO fm) eine CAFM-Software mit mehr als 35 Modulen, vom Helpdesk über Instandhaltungsplanung bis zum Energie- und Flächenmanagement. Das Basissystem ist vollständig nach GEFMA 444 zertifiziert. RIB FM läuft als Cloud-/SaaS-Lösung oder On-Premise und richtet sich an Kommunen, Kliniken, Industriebetriebe und FM-Dienstleister. Preise werden individuell kalkuliert, der Einstieg läuft über eine Demo.

Planon wird in Branchenvergleichen als Weltmarktführer für IWMS- und CAFM-Software eingeordnet und meldet über 3.250 Kunden. Die Plattform umfasst Module für Space- und Workplace-Management, Instandhaltung (Asset & Maintenance), Real Estate, Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement sowie Service Management und ist als Cloud- oder On-Premise-Variante verfügbar. Öffentliche Preise und einen Website-Testzugang gibt es nicht; die Anschaffung läuft über den Vertrieb.

Die Reihenfolge ist keine Rangfolge: Welcher Anbieter passt, hängt von Portfolio, Teamgröße und Prozessen ab. Die acht Vergleichskriterien im nächsten Abschnitt zeigen die Unterschiede im Detail.

Vergleichskriterien im Detail

Acht Kriterien entscheiden in der Praxis über den Nutzen einer Facility-Management-Software. Die folgende Gegenüberstellung zeigt, wie die sechs Anbieter sie abdecken.

Ticket- und Auftragsmanagement

Im Tagesgeschäft entscheidet das Ticketsystem, wie schnell eine Störmeldung vom Mieter oder Hausmeister beim richtigen Bearbeiter landet. PlanRadar erfasst Vorgänge als Aufgaben mit Foto, Ort und Frist und führt sie über Statuslogiken bis zum Abschluss. mfr setzt auf eine digitale Plantafel: Die KI-Einsatzplanung verteilt Aufträge auf Techniker und Routen und reagiert auf kurzfristige Störungen. Wowflow baut das Ticketing um Workflows, in denen auch externe Dienstleister Aufträge direkt in der Plattform erhalten. Loy & Hutz ordnet Termine, Ereignisse, Aufträge und Tätigkeiten jedem Objekt zu. RIB IMS bietet ein Helpdesk beziehungsweise ein Web-HelpDesk als zentrale Meldestelle, Planon deckt den Prozess über sein Service-Management-Modul ab. Zwei Praxisfragen gehören in jede Demo: Lassen sich Tickets auch ohne App anlegen, etwa per E-Mail oder durch das Büro am Telefon? Und eskaliert das System automatisch, wenn eine vereinbarte Frist überschritten wird?

Wartungs- und Prüffristenkalender

Wiederkehrende Wartungen und gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen lassen sich in allen sechs Systemen terminieren, die Tiefe unterscheidet sich jedoch. PlanRadar plant Wartungsaufgaben mit Intervallen und protokolliert die Erledigung gleich mit. Der Wartungsplaner von mfr arbeitet vorausschauend: Anlagen und Maschinen erhalten feste Fristen, die App führt Techniker durch die Checkliste. Wowflow hinterlegt Wartungspläne direkt am Objekt. Loy & Hutz verwaltet Fristen entlang der Objektstruktur, RIB IMS bildet die Instandhaltungsplanung in einem eigenen Modul ab, und Planon bündelt Wartung im Bereich Asset & Maintenance. Für gesetzliche Prüffristen, etwa bei Aufzügen, Blitzschutz oder Brandschutzanlagen, sollten Verwalter prüfen, ob das System Fristmodelle und Eskalationsstufen abbildet.

Dokumentation der Betreiberpflichten

Betreiberpflichten wie Verkehrssicherung oder Prüfpflichten technischer Anlagen verlangen Nachweise, die im Streitfall Bestand haben. Loy & Hutz adressiert das Thema direkt: Eine REG-IS-Schnittstelle unterstützt die Dokumentation der Betreiberverantwortung. RIB IMS stuft Compliance als Kernnutzen seiner Lösung ein und hält mit dem GEFMA-444-zertifizierten Basissystem einen geprüften Funktionsrahmen bereit. Bei den übrigen Anbietern entstehen die Nachweise indirekt über die dokumentierte Wartungs- und Prüfhistorie. Wichtig bleibt: Keine Software überträgt Pflichten. Die Delegation an Verwalter oder Dienstleister muss vertraglich geregelt und dokumentiert sein; das System liefert anschließend die Belege für die erfüllten Pflichten. Welche Nachweise konkret zu führen sind, hängt vom Objekt ab: Typischerweise geht es um die Prüfung elektrischer Anlagen, um Aufzüge, Blitzschutz- und Brandschutzanlagen sowie um die Trinkwasserhygiene. Damit ein digitaler Nachweis im Streitfall trägt, sollte das System zu jeder Prüfung Datum, Anlage, Ergebnis, Verantwortlichen und nächste Fälligkeit festhalten und die Historie nachvollziehbar speichern. Prüfen Sie in der Demo, ob diese Angaben als Pflichtfelder vorgesehen sind oder freiwillig bleiben.

Objekt- und Flächenstruktur

Wer viele Liegenschaften betreut, braucht eine saubere Hierarchie. mfr strukturiert Einsatzorte als Gebäude, Geschosse und Räume. Loy & Hutz folgt der klassischen FM-Objektstruktur von der Liegenschaft über Gebäude und Geschosse bis zum Raum und erfasst die Objekte in wählbarer Detailtiefe. RIB IMS bringt Objekt- und Flächenmanagement als eigene Module mit, Planon deckt das Thema über Space- und Workplace-Management ab. PlanRadar bietet Flächenmanagement und kann BIM-Modelle einbinden, was bei technisch komplexen Beständen hilft. Wowflow bildet Objekte und Anlagen für die operative Steuerung ab, erhebt aber keinen CAFM-Anspruch im Sinne einer tiefen Flächendatenbank.

Mobile Erfassung durch Hausmeister und Dienstleister

Vor Ort entscheidet sich, ob das System angenommen wird. PlanRadar stellt Apps für Android und iOS sowie einen Web-Zugang bereit; Fotos und Notizen hängen direkt am Ticket. Die mfr-App führt durch Checklisten und erfasst Fotos, Materialien, Messwerte und Arbeitsschritte; der Servicebericht entsteht digital im Einsatz. Wowflow setzt ebenfalls auf eine App für Teams vor Ort. Loy & Hutz unterstützt Desktop- und mobiles Arbeiten, RIB IMS bietet mobile Nutzung für seine Module an, und Planon verfügt nach Branchenangaben über mobile Anwendungen für Techniker. Praxistipp: Testen Sie die App mit genau den Mitarbeitern, die später damit arbeiten sollen – nicht nur mit der Verwaltungsleitung.

Dienstleistersteuerung

Externe Firmen einzubinden, trennt operative Werkzeuge von Steuerungsplattformen. Wowflow geht am weitesten: Dienstleister arbeiten ohne Zusatzkosten in der Plattform mit, Aufträge und Status laufen über denselben Kanal. RIB IMS bietet eine eigene Branchenlösung für FM-Dienstleister, die selbst Kundenobjekte betreuen. Loy & Hutz bildet Service-Level-Vereinbarungen über eine SLA-Anwendung ab. mfr bindet Auftraggeber über ein Kundenportal mit Self-Service-Funktionen an. PlanRadar konzentriert sich stärker auf interne Teams und die strukturierte Aufgabenverfolgung. Planon koordiniert externe Provider über das Service Management. Wer viele Fremdfirmen steuert, sollte prüfen, ob Lizenzen pro externem Nutzer anfallen.

Reporting

Für die Steuerung von Portfolios zählt, was das System aus den Daten macht. PlanRadar erstellt Statistiken und Berichte zu Vorgängen und Objektzuständen. mfr deckt mit seinem Reporting den Controlling-Bereich des Field Service ab. Loy & Hutz wirbt mit der Analyse von FM-Daten entlang der Objektstruktur. RIB IMS fasst Reporting und Controlling als Modulgruppe zusammen, Planon bietet Analytics für seine IWMS-Daten. Die Bandbreite reicht damit von einfachen Auswertungen bis zu Werkzeugen, die Kennzahlen über Standorte hinweg verdichten. Konkrete Dashboard- und Exportformate zeigen die Anbieter meist erst in der Demo; legen Sie vorher fest, welche Kennzahlen Sie regelmäßig brauchen.

Schnittstellen zu ERP und Buchhaltung

Die teuerste Überraschung bei der Einführung ist oft die Buchhaltungsanbindung. mfr bietet Import-Schnittstellen zu gängigen Verwaltungssystemen, etwa IDS und UGL. Loy & Hutz setzt auf die CAFM-Connect-Schnittstelle zum Datenaustausch. RIB IMS nennt eine SAP-Anbindung, und Planon lässt sich nach Branchenangaben mit SAP Contract and Lease Management verknüpfen. Bei PlanRadar und Wowflow sollten Interessenten den Integrationsbedarf früh im Auswahlprozess klären, weil öffentliche Details zur Buchhaltungsanbindung begrenzt sind. In jedem Fall gilt: Objektschlüssel und Kostenstellen müssen zwischen den Systemen abgeglichen werden, und das kostet Zeit. Planen Sie für die Abstimmung ein eigenes Arbeitspaket ein.

Preismodelle im Überblick (Stand Juli 2026)

Öffentlich ausgezeichnete Preise sind in diesem Markt die Ausnahme. Nur zwei der sechs Anbieter nennen konkrete Einstiegspreise: PlanRadar startet bei 26 Euro pro Monat, Wowflow bei 99 Euro pro Monat für die Manager-Lizenz (jeweils Stand Juli 2026). mfr, Loy & Hutz, RIB IMS und Planon kalkulieren individuell. Dort orientiert sich der Preis in der Regel am Umfang der gebuchten Module, an der Zahl der Objekte oder Flächen und an der Nutzerzahl; Objekt- und Flächenstaffeln sind bei CAFM-Systemen üblich, werden aber nicht öffentlich aufgeschlüsselt. Mindestlaufzeiten kommuniziert keiner der sechs Anbieter auf seiner Website – sie gehören in jede Angebotsanfrage.

Aus der Tabelle lassen sich zwei Schlüsse ziehen. Erstens heißt „auf Anfrage“ zunächst nur, dass der Anbieter den Preis vom Projektumfang abhängig macht – nicht, dass das Angebot teuer ist. Zweitens sollten Sie neben der Lizenz die Gesamtkosten im Blick behalten: Einführung, Datenmigration aus Excel oder Altsystemen, Schulung und Schnittstellen schlagen häufig stärker zu Buche als der Monatspreis. Ein belastbarer Vergleich gelingt, wenn Sie zwei bis drei Anbieter dieselbe Aufgabenstellung rechnen lassen, etwa ein konkretes Portfolio mit definierter Objektzahl. Die kostenlosen Testphasen von PlanRadar (30 Tage) und Wowflow (14 Tage) sowie die Demos der übrigen Anbieter liefern dafür die Grundlage.

Damit aus „auf Anfrage“ ein vergleichbares Angebot wird, sollte jede Anfrage denselben Fragenkatalog enthalten: Lizenzkosten je Nutzerrolle (Verwaltung, Hausmeister, externer Dienstleister), einmalige Aufwände für Einrichtung und Datenmigration, Schulungsumfang, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist sowie die Kosten der Schnittstellen zu Buchhaltung und ERP. Ebenso gehört der Datenexport bei Vertragsende auf die Liste: Wer Objekt- und Historiendaten nicht in einem Standardformat aus dem System herausziehen kann, bindet sich enger an den Anbieter als geplant.

Welche Software passt zu welcher Zielgruppe?

Für Selbstverwalter, die einzelne Objekte oder eine kleine Zahl von Einheiten betreuen, reicht häufig eine Facility-Management-App mit den Basisfunktionen: Tickets erfassen, Fotos und Dokumente ablegen, Wartungstermine im Kalender sehen. Ein CAFM-Projekt mit Objektdatenbank lohnt sich in dieser Größenordnung selten. PlanRadar deckt dieses Profil mit dem Einstiegstarif ab 26 Euro pro Monat ab; die 30-tägige Testphase erlaubt einen Praxischeck ohne Risiko. Entscheidend ist hier weniger der Funktionsumfang als die Frage, ob die App im Alltag wirklich genutzt wird.

Kleine Verwaltungen mit einigen Dutzend bis wenigen hundert Einheiten brauchen zwei Dinge zuverlässig: ein Ticketsystem, das Störmeldungen bündelt, und einen Wartungskalender, der Fristen nicht verfallen lässt. mfr und Wowflow adressieren genau dieses Profil – mfr mit der Plantafel und der durchgängigen mobilen Dokumentation, Wowflow mit der eingebauten Dienstleister-Plattform. Wer zusätzlich Flächen und Verträge strukturiert pflegen will, sollte bereits in dieser Phase über modular erweiterbare Systeme wie FM-BASIS nachdenken, damit ein späterer Umstieg entfällt.

Großverwaltungen und FM-Dienstleister stellen andere Anforderungen: Mandantenfähigkeit, um Kunden und Objekte sauber zu trennen, Service-Level-Agreements für die Leistungssteuerung und Leistungsverzeichnisse für Ausschreibungen. RIB IMS richtet sich mit der FM-Dienstleister-Branchenlösung und über 35 Modulen an diese Gruppe, Loy & Hutz skaliert vom Basissystem bis zum Mietmanagement mit Nebenkostenabrechnung, und Planon bedient internationale Konzernstrukturen als IWMS-Plattform. In dieser Liga ist die Einführung ein eigenes Projekt mit Datenmigration und Prozessdesign; belastbare Angebote entstehen erst nach Workshops mit dem Anbieter.

Zwischen diesen drei Gruppen liegen Übergänge, die bei der Auswahl eines CAFM-Systems häufig unterschätzt werden. Wer heute wenige hundert Einheiten betreut, in drei Jahren aber deutlich mehr plant, sollte prüfen, ob das System mitwächst: Lassen sich Module nachbuchen, skaliert die Objektstruktur, und bleiben alle Daten bei einem Tarif- oder Versionswechsel erhalten? Ein späterer Wechsel bedeutet erneute Datenmigration und Einarbeitung – die vermeintlich günstige Einstiegslösung wird teuer, wenn sie nach zwei Jahren ersetzt werden muss.

Grenzen und Fallstricke bei der Einführung

Die größte rechtliche Falle liegt im Kern des Themas: Eine Facility-Management-Software dokumentiert Pflichten, sie überträgt sie nicht. Wer als Eigentümer Betreiberpflichten an einen Verwalter oder Dienstleister delegiert, braucht dafür eine ausdrückliche, dokumentierte Übertragungsvereinbarung. Erst dann entfaltet ein System seinen Wert, das die Erfüllung lückenlos nachweist – etwa über Prüfprotokolle mit Datum, Verantwortlichem und Ergebnis. Schnittstellen wie REG-IS bei Loy & Hutz unterstützen diese Dokumentation, ersetzen aber weder den Vertrag noch eine rechtliche Prüfung.

Die zweite Falle sitzt vor Ort: Nicht jeder Hausmeister arbeitet gern mit dem Smartphone. Einführungen scheitern in der Praxis eher an fehlender Akzeptanz als an fehlenden Funktionen. Hilfreich sind einfache Workflows mit wenigen Pflichtfeldern, eine Schulung am realen Objekt und ein Testlauf mit genau den Mitarbeitern, die das System später bedienen. Fällt die App in diesem Test durch, hilft der beste Funktionskatalog nicht weiter.

Drittens veralten Daten schneller als gedacht. Wechselt ein Dienstleister oder verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, geraten Objektstammdaten, Ansprechpartner und Zuständigkeiten innerhalb weniger Monate aus dem Tritt. Die Software selbst merkt das nicht. Sinnvoll ist eine feste Verantwortlichkeit für die Stammdatenpflege sowie ein kurzer Pflegerhythmus, etwa eine Quartalsprüfung der Objektliste.

Viertens unterschätzen viele den Abgleich mit der Buchhaltung. Objektschlüssel, Kostenstellen und Belegflüsse müssen zwischen FM-System und Buchhaltung sauber zugeordnet werden; Testläufe dauern. Kalkulieren Sie diesen Aufwand bei der Einführung ein, statt ihn als Nebensache zu behandeln.

Vier Fragen helfen als Kurzcheck vor der Einführung:

• Ist die Pflichtenübertragung vertraglich dokumentiert?
• Wurde die App mit dem Team vor Ort getestet?
• Ist ein Verantwortlicher für die Stammdaten benannt?
• Ist die Buchhaltungsschnittstelle mit Testlauf eingeplant?

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen FM-Software und CAFM?

Die Begriffe überschneiden sich weitgehend. CAFM (Computer-Aided Facility Management) bezeichnet traditionell Datenbanksysteme, die Objekte, Flächen und Anlagen strukturieren – der Begriff stammt aus einer Zeit, in der der Arbeitsplatzrechner das Zentrum war. Facility-Management-Software wird heute weiter gefasst: Sie umfasst zusätzlich mobile Apps, Ticketsysteme, Dienstleisteranbindung und Workflows. Viele moderne Produkte verbinden beides. Ein CMMS konzentriert sich dagegen auf Wartung und Instandhaltung.

Was kostet Facility-Management-Software pro Objekt?

Preise pro Objekt weist kaum ein Anbieter aus. Üblich sind Lizenzen pro Nutzer und Monat: PlanRadar startet bei 26 Euro, Wowflow bei 99 Euro pro Manager (Stand Juli 2026). Kleine Teams kommen damit je nach Nutzerzahl im zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Monatsbereich aus. Konkret gerechnet: Eine Verwaltung mit drei Nutzern zahlt bei PlanRadar rechnerisch ab 78 Euro im Monat, bei Wowflow ab 297 Euro für drei Manager-Lizenzen (jeweils Stand Juli 2026); einmalige Kosten für Einrichtung und Datenaufbau beziffert keiner der beiden Anbieter öffentlich. CAFM-Systeme wie RIB FM, FM-BASIS oder Planon werden nach Modulen sowie Objekt- und Flächenumfang kalkuliert; belastbare Zahlen liefert nur das individuelle Angebot. Rechnen Sie Einführung, Datenmigration und Schulung zu den Lizenzkosten hinzu.

Lässt sich FM-Software ohne eigene IT-Abteilung einführen?

Ja, sofern Sie ein Cloud-Produkt wählen. PlanRadar, Wowflow und mfr laufen als Software-as-a-Service im Browser und in Apps; Einrichtung und Updates übernimmt der Anbieter, die Einführung beschränkt sich auf Datenaufbau und Schulung. Aufwendiger wird es bei On-Premise-Installationen, wie sie RIB IMS und Planon als Option anbieten – hier brauchen Sie IT-Know-how im Haus oder von einem Dienstleister. Wichtiger als die IT ist ohnehin ein interner Verantwortlicher für Prozesse und Stammdaten.

Fazit: Erst Anforderungen klären, dann Software wählen

Eine pauschale Kaufempfehlung für einen einzelnen Anbieter ist bei sechs so unterschiedlichen Profilen nicht sinnvoll: Selbstverwalter brauchen eine einfache App, kleine Verwaltungen ein zuverlässiges Ticketsystem mit Wartungskalender, Großverwaltungen und FM-Dienstleister Mandantenfähigkeit und SLAs. Der pragmatische Weg führt über drei Schritte: eigene Anforderungen und Betreiberpflichten dokumentieren, die Auswahl auf zwei bis drei Kandidaten eingrenzen und diese mit Testphase oder Demo am eigenen Portfolio prüfen. Strukturieren Sie diese Prüfung: Legen Sie zwei bis drei reale Objekte mit ihren Anlagen an, spielen Sie typische Vorgänge von der Störmeldung über die Dienstleisterbeauftragung bis zum abgeschlossenen Wartungsprotokoll durch und kontrollieren Sie, ob die Berichte die Kennzahlen liefern, die Sie regelmäßig brauchen. Erst dann entscheiden Sie. Alle Preisangaben in diesem Artikel stehen auf dem Stand Juli 2026; da Anbieter Konditionen ändern, lohnt eine finale Abfrage direkt vor Vertragsabschluss.