Software für die Nebenkostenabrechnung: Anbieter und Preise im Vergleich

Wer Wohnungen vermietet oder eine kleine Hausverwaltung betreibt, kommt an der jährlichen Betriebskostenabrechnung nicht vorbei. Spätestens seit dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz und der verschärften Heizkostenverordnung stößt die Abrechnung per Tabellenkalkulation an ihre Grenzen: Schlüssel müssen sauber hinterlegt, Verbräuche dokumentiert und Fristen eingehalten werden. Eine Software für die Nebenkostenabrechnung übernimmt genau diese Schritte – die Anbieter unterscheiden sich jedoch deutlich bei Funktionsumfang, Zielgruppe und Preismodell.

Dieser Vergleich stellt sechs Lösungen gegenüber, die für Vermieter und kleine Verwaltungen relevant sind: WISO Vermieter 365 von Buhl, immocloud, objego, hellohousing, Nebenkosten easy aus dem Umfeld von Haus & Grund sowie Rentila als kostenlose Option. Bewertet wird anhand von acht Kriterien – von Umlageschlüsseln und Heizkostenabrechnung über die CO2-Kostenaufteilung bis zu Bankanbindung, Mieterportal und DATEV-Export. Alle Preisangaben beziehen sich auf den Stand Juli 2026; der Artikel versteht sich als neutrale Einordnung ohne Kaufempfehlung.

Das Wichtigste in Kürze

• Zielgruppen-Faustregel: Selbstverwalter mit ein bis fünf Einheiten fahren mit kompakten Lösungen wie WISO Vermieter 365, hellohousing Starter oder objego gut. Kleine Verwaltungen bis rund 200 Einheiten greifen zu immocloud oder hellohousing Professional. Für Großverwaltungen ist ein Immobilien-ERP das passende Instrument, kein reines Abrechnungstool.
• Preisspanne: Von 0 Euro (Rentila, objego Basics) über Abos ab 4,50 Euro im Monat (hellohousing) bis zum Einmalkauf für 319 Euro (Nebenkosten easy professional) ist alles dabei.
• Wichtigstes Rechtsthema: Seit dem 1. Januar 2023 müssen Vermieter die CO2-Kosten der Heizung nach dem Stufenmodell des CO2KostAufG anteilig selbst tragen. Ob eine Software das automatisch abbildet, ist eine der wichtigsten Rückfragen vor dem Kauf.
• Excel-Grenze: Für einzelne Einheiten ohne verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung reicht eine Tabellenkalkulation formal aus. Bei Fristen, Mieterwechseln und Verbrauchserfassung wird sie fehleranfällig.
• Kostenlose Option: Rentila ist laut Anbieterangaben dauerhaft kostenlos nutzbar; den genauen Funktionsumfang sollten Sie vor der Migration Ihrer Daten prüfen.

Was eine Software für die Nebenkostenabrechnung leisten muss

Die folgenden acht Kriterien strukturieren diesen Vergleich. Sie decken die Schritte ab, die eine Abrechnung rechtssicher und wirtschaftlich machen – und sie zeigen, an welchen Stellen sich die sechs Anbieter tatsächlich unterscheiden.

• Umlageschlüssel und Anpassbarkeit: Die Software muss die im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel abbilden – Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Mischformen. Wer nur starre Standardschlüssel anbietet, scheitert am ersten Sonderfall.
• Heizkostenabrechnung nach der HeizkostenV: Die Heizkostenverordnung schreibt eine verbrauchsabhängige Abrechnung von 50 bis 70 Prozent der Heizkosten vor. Entscheidend ist, ob die Software Verbrauchswerte selbst erfasst oder Daten von Messdienstleistern einspielt.
• Unterjährige Verbrauchsinformation: Bei fernablesbaren Erfassungsgeräten sind Mieter monatlich über ihren Verbrauch zu informieren. Nicht jede Software unterstützt diese Pflicht aktiv.
• CO2-Kostenaufteilung nach CO2KostAufG: Das Stufenmodell des Gesetzes verlangt eine gesonderte Berechnung des Vermieteranteils an den CO2-Kosten, der aus der Umlage herausgerechnet werden muss.
• Bankanbindung und Belegerfassung: Der automatische Abgleich von Mieteingängen und die digitale Erfassung von Rechnungen sparen den größten Teil der Routinearbeit.
• Mieterportal: Ein Portal reduziert Rückfragen, weil Mieter Abrechnungen und Belege selbst einsehen können.
• Export und Belegeinsicht: PDF-Abrechnungen, Excel-Exporte und eine dokumentierte Belegeinsicht sind formaler Teil einer sauberen Abrechnung.
• DATEV-Anbindung: Für Verwaltungen, die mit einem Steuerbüro arbeiten, entscheidet der Export im DATEV-Format über den Workflow.

Nicht jedes Kriterium wiegt für jeden Nutzer gleich schwer. Ein Selbstverwalter mit drei Wohnungen braucht kein DATEV-Modul, eine Verwaltung mit 150 Einheiten kommt ohne Bankanbindung kaum aus. Die folgende Übersicht ordnet die Anbieter zunächst kompakt ein, bevor die Kriterien im Detail verglichen werden.

Die 6 Anbieter im Überblick (Vergleichstabelle)

immocloud ist eine cloudbasierte Verwaltungsplattform für private Vermieter und kleine bis mittlere Hausverwaltungen. Die Tarifstaffel reicht vom Starter-Paket für bis zu fünf Einheiten bis zum Tycoon-Tarif für professionelle Verwalter auf Anfrage. Das Unternehmen ist Mitglied im GDD (Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit), hostet auf Servern in Deutschland und verschlüsselt nach AES256-GCM. Ein DATEV-Export ist vorhanden.

objego setzt auf ein modulares Preismodell: Die Basics-Version zur digitalen Immobilienverwaltung ist kostenlos, kostenpflichtige Module für Verwaltung und Nebenkostenabrechnung lassen sich dazubuchen. Das Nebenkosten-Modul wird je Mieteinheit und Monat abgerechnet, was den Einstieg für kleine Portfolios günstig macht. objego ist nach ISO 27001 zertifiziert und arbeitet DSGVO- und BDSG-konform.

hellohousing richtet sich mit drei gestaffelten Tarifen an private Vermieter und kleinere Bestandshalter. Die Bandbreite reicht von der simplen PDF-Abrechnung im Starter-Tarif bis zu monatlichen Verbrauchsinformationen, Smart-Meter-Einbindung und Mieterportal im Professional-Tarif. Ein Datenexport für die steuerliche Anlage V ist integriert.

WISO Vermieter 365 stammt von Buhl und ist das klassische Desktop-Programm unter den Kandidaten, ergänzt um eine Web-App. Das Tool zielt ausdrücklich auf private Vermieter ohne Umsatzsteuerausweis und deckt Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung ab. Laut der Vergleichstabelle auf der Anbieterseite gibt es weder ein Mieterportal noch einen DATEV-Export.

Nebenkosten easy kommt aus dem Haus-&-Grund-Umfeld: Die Vollversion „professional“ wird von der WAREHaus GmbH vertrieben, die günstigere Jahresversion vom Verlag Haus & Grund. Beide Varianten sind Einmalkauf-Lizenzen ohne Abo und richten sich insbesondere an Haus & Grund-Vereine und deren Mitglieder. Vom separaten SaaS-Produkt EASY-5, das mit einem Abo-Modell arbeitet, ist Nebenkosten easy klar zu unterscheiden – EASY-5 ist nicht Teil dieses Vergleichs.

Rentila ist eine Mietverwaltungssoftware, die laut Anbieterangaben kostenlos nutzbar ist und dort mit 4,8 von 5 Sternen aus über 1.000 Bewertungen geführt wird. Der Funktionsumfang umfasst nach Angaben auf der Website Immobilien- und Mieterverwaltung, einen vorausgefüllten Mietvertrag, die Berechnung umlagefähiger Nebenkosten samt Abrechnungsdokument, Kontoverwaltung, Banksynchronisation und elektronische Archivierung.

Die Tabelle fasst die recherchierten Funktionen zusammen. „Nicht angegeben“ bedeutet: Auf den geprüften Anbieterseiten fand sich zum Stichtag Juli 2026 kein ausdrücklicher Hinweis – eine Rückfrage beim Anbieter ist in diesen Fällen ratsam.

Auffällig ist die Zeile zur CO2-Aufteilung: Keiner der sechs Anbieter weist auf den geprüften Seiten ausdrücklich aus, wie das Stufenmodell des CO2KostAufG in der Software umgesetzt ist. Das macht die Rückfrage vor Vertragsabschluss zu einem Pflichtpunkt – mehr dazu im eigenen Abschnitt weiter unten.

Umlageschlüssel und ihre Anpassbarkeit

Der Umlageschlüssel entscheidet, wer welchen Anteil der Betriebskosten trägt. Maßgeblich ist, was im Mietvertrag steht: Üblich ist die Verteilung nach Wohnfläche, daneben kommen Personenzahl, Wohneinheiten oder der tatsächliche Verbrauch in Frage – etwa bei Wasser und Abwasser, sofern Zähler vorhanden sind. Verbrauchsgebundene Heiz- und Warmwasserkosten folgen ohnehin eigenen Regeln und werden im nächsten Abschnitt behandelt.

Für eine Software ergeben sich daraus drei Anforderungen. Erstens muss sie unterschiedliche Schlüssel je Kostenart und je Gebäude zulassen, weil Altbauten mit Mietverträgen aus verschiedenen Jahrzehnten selten einheitlich aufgestellt sind. Zweitens muss sie unterjährige Mieterwechsel tagesgenau korrekt aufteilen. Drittens sollte sie prüfen, ob eingegebene Zahlen plausibel sind – eine Summe von 101 Prozent bei den Flächenanteilen ist der Klassiker unter den Abrechnungsfehlern.

Bei objego ist der Abrechnungsprozess als geführter Ablauf mit Daten-Check angelegt: Das Nebenkosten-Modul enthält Vorlagen, einen Rechnungsimport und einen Excel-Export. Die Software prüft Eingaben auf Plausibilität, bevor die Abrechnung erzeugt wird. Das senkt das Risiko, dass ein falsch hinterlegter Schlüssel unbemerkt in alle Abrechnungen eines Jahres durchläuft.

immocloud hält das Zählermanagement in allen Tarifen vor, sodass verbrauchsabhängige Schlüssel für Wasser oder Heizungsnebenkosten systematisch mit Zählerständen hinterlegt werden können. Rentila beschreibt die Funktion auf seiner Website als „Berechnung der umlagefähigen Nebenkosten und Erstellung des entsprechenden Dokuments“ – welche Schlüssel dabei individuell konfigurierbar sind, geht aus den öffentlichen Informationen nicht hervor und sollte vorab getestet werden.

WISO Vermieter 365 arbeitet mit Assistenten, die durch die Anlage der Abrechnung führen und die gängigen Verteilerschlüssel vorgeben. Für Standardfälle privater Vermieter ist das ausreichend; exotische Vereinbarungen – etwa unterschiedliche Schlüssel je Kostenart innerhalb eines Hauses – erfordern genaueres Hinsehen. Zu hellohousing und Nebenkosten easy lagen zum Stichtag keine detaillierten Angaben zur Schlüssel-Konfiguration vor; beide Anbieter werben mit rechtssicheren beziehungsweise vereinsgeprüften Abrechnungen, was auf vorgeprüfte Standardschlüssel hindeutet.

Praktischer Prüfpunkt in jeder Testphase: Legen Sie Ihr schwierigstes Objekt an – das mit dem gemischten Schlüssel und dem Mieterwechsel im März. Wenn die Software diesen Fall ohne Workaround abbildet, trägt sie auch Ihre übrigen Abrechnungen.

Heizkostenabrechnung nach der HeizkostenV und Messdienstleister

Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass 50 bis 70 Prozent der Kosten für Heizung und Warmwasser nach dem gemessenen Verbrauch abgerechnet werden müssen; der Rest wird nach Wohnfläche verteilt. Das macht die Heizkostenabrechnung zum technisch anspruchsvollsten Teil der Nebenkostenabrechnung – und zur häufigsten Fehlerquelle, wenn Verbrauchsdaten fehlen oder falsch zugeordnet werden.

In der Praxis gibt es zwei Arbeitsweisen. Wer einen Messdienstleister wie Techem, ista oder Minol beauftragt, erhält die fertig berechnete Verbrauchsabrechnung als Dokument und muss sie nur noch in die Gesamtabrechnung einbinden. Wer die Abrechnung selbst erstellt, braucht eine Software, die Zählerstände erfasst, Verbräuche berechnet und die Verteilung nach den Vorgaben der Verordnung vornimmt.

hellohousing bietet die Heizkostenabrechnung nach der Heizkostenverordnung ab dem Premium-Tarif an. Im Professional-Tarif kommen monatliche Verbrauchsinformationen und die Einbindung von Smart Metern hinzu – damit lassen sich Verbrauchsdaten automatisiert einspeisen, statt sie einmal jährlich abzulesen.

objego geht den Weg der Selbstablesung: Das Nebenkosten-Modul enthält eine Heizkostenabrechnung mit Verbrauchswerten zum Selbstablesen. Das passt zu kleineren Objekten mit überschaubarer Zähleranzahl, setzt aber Disziplin bei der termingerechten Ablesung voraus.

WISO Vermieter 365 deckt die Heizkostenabrechnung ebenfalls ab – auch in Kombination mit einem externen Dienstleister, dessen Ergebnisse in die Abrechnung übernommen werden. Für Vermieter, die den Messdienst nicht wechseln wollen, ist das ein pragmatischer Ansatz. immocloud bindet extern erstellte Abrechnungen über einen PDF-Import ein; die eigentliche Verbrauchsabrechnung bleibt dann beim Messdienstleister, die Software übernimmt die Einbettung in die Gesamtabrechnung und die Kommunikation.

Bei Rentila und Nebenkosten easy war zum Stichtag nicht eindeutig dokumentiert, wie tief die Heizkostenabrechnung nach der HeizkostenV in die Software integriert ist. Wer Heizkosten regelmäßig selbst abrechnen muss, sollte diesen Punkt vor der Entscheidung konkret klären – im Zweifel mit einer Beispielabrechnung aus dem eigenen Bestand.

Ein Hinweis zur Einordnung: Die Zusammenarbeit mit einem Messdienstleister ist keine Schwäche der Software, sondern branchenübliche Praxis. Entscheidend ist, ob die Übergabe sauber funktioniert und die extern berechneten Werte nachvollziehbar im Abrechnungsdokument erscheinen.

Unterjährige Verbrauchsinformation

Mit der Novelle der Heizkostenverordnung wurde die Pflicht zur unterjährigen Verbrauchsinformation verschärft: Wo fernablesbare Erfassungsgeräte verbaut sind, müssen Mieter monatlich über ihren aktuellen Verbrauch und die damit verbundenen voraussichtlichen Kosten informiert werden. Die Pflicht trifft den Gebäudeeigentümer beziehungsweise den von ihm beauftragten Dritten – in der Regel den Messdienstleister, der die Geräte betreibt.

Hintergrund ist die Novelle der Heizkostenverordnung aus dem Jahr 2021, mit der die europäische Energieeffizienzrichtlinie in deutsches Recht überführt wurde. Die monatliche Information soll Verbrauchssteuerung ermöglichen: Wer fortlaufend sieht, wie sich Heizverhalten und Witterung auf die Kosten auswirken, kann gegensteuern, bevor die Jahresabrechnung kommt. Parallel gilt eine Nachrüstpflicht für die Messtechnik: Nicht fernablesbare Erfassungsgeräte im Bestand müssen bis zum 31. Dezember 2026 durch fernablesbare Geräte ersetzt werden, sofern dies technisch möglich und wirtschaftlich vertretbar ist. Für Vermieter heißt das: Die monatliche Verbrauchsinformation wird in den kommenden Abrechnungsperioden schrittweise vom Sonderfall zum Regelfall – und damit zu einer dauerhaften Aufgabe, die entweder der Messdienstleister oder die eigene Software abdecken muss.

Für die Software-Wahl folgt daraus zweierlei. Erstens: Wer fernablesbare Geräte im Bestand hat, sollte klären, wer die monatliche Information technisch erzeugt – der Messdienstleister über sein eigenes Portal oder die Verwaltungssoftware. Zweitens: Auch wenn der Dienstleister informiert, lohnt es sich, die Verbrauchsdaten in der eigenen Software zu spiegeln, damit sie bei der Jahresabrechnung und bei Mieterfragen verfügbar sind.

hellohousing sticht hier heraus: Der Professional-Tarif enthält ausdrücklich monatliche Verbrauchsinformationen und eine Smart-Meter-Einbindung. Damit lässt sich die gesetzliche Informationspflicht direkt aus der Software bedienen, sofern die passende Zählertechnik vorhanden ist.

Bei immocloud ist das Zählermanagement in allen Tarifen enthalten, Verbräuche lassen sich also fortlaufend erfassen. Ob daraus automatisiert monatliche Informationen an Mieter erzeugt und versendet werden, geht aus den Tarifinformationen nicht hervor. objego setzt auf Selbstablesung der Verbrauchswerte; ein automatischer monatlicher Versand ist dort nicht ausgewiesen. Bei WISO Vermieter 365, Nebenkosten easy und Rentila findet sich zu dieser Pflicht kein Hinweis auf den Anbieterseiten.

Für die Praxis bedeutet das: Die unterjährige Verbrauchsinformation ist aktuell eher ein Kriterium für Bestandshalter mit moderner Messtechnik als für den klassischen Selbstverwalter mit Zwischenzählern im Keller. Wer in den nächsten Jahren ohnehin auf fernablesbare Geräte umrüsten muss, sollte das Kriterium trotzdem auf die Checkliste setzen.

CO2-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG

Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) gilt seit dem 1. Januar 2023 und hat die Heizkostenabrechnung um einen Rechenschritt erweitert: Die im Brennstoffpreis enthaltenen CO2-Kosten werden zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Maßgeblich ist der spezifische CO2-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr.

Das Gesetz definiert ein Stufenmodell mit zehn Stufen. Liegt der Ausstoß unter 12 Kilogramm CO2 je Quadratmeter und Jahr, trägt der Mieter die CO2-Kosten vollständig – das Gebäude gilt als energetisch gut. Je schlechter die Energiebilanz, desto höher der Vermieteranteil: In der höchsten Stufe, bei einem Ausstoß von mehr als 52 Kilogramm je Quadratmeter, muss der Vermieter 95 Prozent der CO2-Kosten selbst tragen. Für Nichtwohngebäude gilt bis auf Weiteres eine hälftige Teilung. Das Bundeswirtschaftsministerium hat zur Berechnung einen eigenen Leitfaden veröffentlicht, der die Ermittlung der Gebäudeeinstufung Schritt für Schritt erklärt.

Abrechnungstechnisch heißt das: Der Vermieteranteil an den CO2-Kosten ist nicht umlagefähig und muss aus der Heizkostenabrechnung herausgerechnet werden. Wer diesen Posten schlicht auf die Mieter umlegt, erstellt eine angreifbare Abrechnung. Bei einem Gebäude mit 400 Euro CO2-Kosten im Jahr und einer Einstufung in eine mittlere Stufe mit 30 Prozent Vermieteranteil wären also 120 Euro vom Vermieter zu tragen und nur 280 Euro umlagefähig.

Die konkrete Einstufung eines Gebäudes folgt einem festen Rechenweg: Aus den Brennstoffrechnungen des Versorgers oder Händlers ergibt sich die verbrauchte Brennstoffmenge, daraus werden die CO2-Menge und anschließend der spezifische Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche errechnet. Diese Ermittlung und die Zuordnung zur Stufe gehören dokumentiert in die Heizkostenabrechnung – der Vermieter trägt dafür die Nachweispflicht. Das Gesetz sieht zudem eine Erleichterung vor, wenn energetische Verbesserungen des Gebäudes rechtlich beschränkt sind, etwa bei Denkmalschutz oder durch Erhaltungssatzungen: In diesen Fällen halbiert sich der prozentuale Vermieteranteil an den CO2-Kosten. Der Leitfaden des Bundeswirtschaftsministeriums zur Berechnung und Aufteilung der Kohlendioxidkosten beschreibt diesen Rechenweg im Detail. Für die Software-Wahl folgt daraus ein prüfbarer Anforderungskatalog: Das Tool sollte Brennstoffart und Bezugsmengen verarbeiten, die Stufenzuordnung nachvollziehbar dokumentieren und den Vermieteranteil automatisch aus der umlagefähigen Heizkostensumme herausrechnen.

An dieser Stelle zeigt sich eine Lücke im aktuellen Software-Markt: Keiner der sechs verglichenen Anbieter dokumentiert auf den geprüften Seiten ausdrücklich, ob und wie das Stufenmodell automatisiert berechnet wird – etwa durch eine Eingabemaske für den spezifischen CO2-Ausstoß und den automatischen Abzug des Vermieteranteils. Die Angabe „rechtskonforme Betriebskostenabrechnung“, wie sie objego für sein Nebenkosten-Modul verwendet, legt eine Berücksichtigung nahe, ersetzt aber keine konkrete Auskunft.

Die Empfehlung für die Anbieterauswahl lautet daher: Fragen Sie vor Vertragsabschluss schriftlich nach, wie die Software die CO2-Aufteilung abbildet, und lassen Sie sich die Berechnung an einem Beispiel zeigen. Ein Tool, das den Vermieteranteil nicht sauber separiert, verlagert das Risiko eines formalen Abrechnungsfehlers auf Sie.

Bankanbindung und Belegerfassung

Der zeitraubendste Teil der Verwaltungsroutine ist selten die Abrechnung selbst, sondern die Vorbereitung: Rechnungen sammeln, Zahlungseingänge prüfen, Belege den Kostenarten zuordnen. Bankanbindung und digitale Belegerfassung nehmen genau diese Arbeit ab.

immocloud stellt eine Bankanbindung bereit und wirbt mit einer KI-gestützten Belegerfassung: Rechnungen werden eingelesen, die Inhalte automatisch erkannt und den Konten zugeordnet. Zahlungseingänge der Mieter lassen sich so mit den Sollstellungen abgleichen, offene Posten sind ohne manuelle Kontoauszug-Kontrolle sichtbar.

hellohousing enthält die Bankanbindung ab dem Premium-Tarif. Rentila nennt auf seiner Website Kontoverwaltung, Banksynchronisation und elektronische Archivierung als Bestandteile der kostenlosen Version – ein bemerkenswerter Umfang für ein Gratis-Angebot, dessen tatsächliche Tiefe Sie im eigenen Test prüfen sollten. objego bietet im kostenpflichtigen Verwaltungs-Modul einen Rechnungsimport und Excel-Export; ob eine direkte Bankenschnittstelle enthalten ist, wird auf der Nebenkosten-Funktionsseite nicht ausgewiesen.

Bei WISO Vermieter 365 und Nebenkosten easy finden sich zu Bankanbindung und automatisierter Belegerfassung keine Angaben in den geprüften Unterlagen. Beide Produkte sind lokal installierte beziehungsweise lizenzbasierte Lösungen; wer dort Belege digital vorhalten will, sollte die Ablagestruktur vor dem Kauf klären.

Bewertet werden sollte dieses Kriterium nach Bestandsgröße: Bei fünf Einheiten und zwanzig Lieferantenrechnungen im Jahr ist der manuelle Aufwand überschaubar. Ab etwa dreißig, vierzig Einheiten kippt die Rechnung, und eine saubere Schnittstelle zum Bankkonto wird zum Produktivitätsfaktor.

Mieterportal, Export und Belegeinsicht

Ein Mieterportal entlastet auf zwei Seiten: Mieter finden Abrechnungen, Dokumente und Verbrauchsinformationen selbst, und die Zahl der Rückfragen per Telefon oder E-Mail sinkt. Gleichzeitig ändert ein Portal nichts an der formalen Rechtslage: Mieter haben grundsätzlich Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsbelege. Die digitale Bereitstellung ist ein Service, der die Einsicht erleichtert – im Streitfall kann der Vermieter die Einsichtnahme nicht allein mit einem Portalverweis abwehren. Mehr zu den formalen Anforderungen im Abschnitt zu den Fallstricken.

immocloud bietet das Mieterportal ab dem Manager-Tarif an; im Starter-Tarif ist es nicht enthalten. hellohousing reserviert das Portal dem Professional-Tarif. WISO Vermieter 365 verzichtet laut der Anbieter-Vergleichstabelle komplett auf ein Mieterportal – passend zur Zielgruppe kleiner Privatvermieter, bei denen die direkte Kommunikation ohnehin persönlich läuft. Bei objego, Nebenkosten easy und Rentila ist ein Portal in den geprüften Quellen nicht ausgewiesen.

Beim Export unterscheiden sich die Werkzeuge in der Tiefe. hellohousing erzeugt die Nebenkostenabrechnung bereits im Starter-Tarif als PDF und bietet ab Premium einen Datenexport für die steuerliche Anlage V. objego setzt auf Excel-Exporte, die sich gut an Steuerberater oder eigene Auswertungen übergeben lassen. Für immocloud ist der DATEV-Export dokumentiert, der im nächsten Abschnitt behandelt wird.

Praxis-Tipp: Achten Sie bei der Testphase darauf, wie das finale Abrechnungsdokument aussieht. Es wird direkt an Ihre Mieter gehen – Aufbau, Lesbarkeit und die saubere Ausweisung der Verteilerschlüssel entscheiden darüber, wie viele Rückfragen Sie trotz Software bekommen.

DATEV-Anbindung im Vergleich

DATEV ist der De-facto-Standard für den Datenaustausch mit Steuerberatern. Wer seine Buchhaltung über ein Steuerbüro laufen lässt, spart mit einem DATEV-Export die doppelte Erfassung aller Belege und Buchungen. Für private Vermieter, die ihre Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung nur jährlich in der Anlage V erklären, ist der Standard dagegen entbehrlich.

Von den sechs Anbietern weist nur immocloud einen DATEV-Export ausdrücklich aus. Das unterstreicht die Positionierung der Plattform für kleine und mittlere Verwaltungen, die mit Steuerbüros zusammenarbeiten.

hellohousing bietet einen Datenexport für die Anlage V, was den typischen Workflow privater Vermieter abdeckt; eine DATEV-Schnittstelle wird auf den geprüften Seiten nicht genannt. WISO Vermieter 365 führt in der eigenen Vergleichstabelle „kein DATEV-Export“ auf – eine ehrliche und für die Zielgruppe konsequente Entscheidung, zumal das Programm ausdrücklich für private Vermieter ohne Umsatzsteuerausweis ausgelegt ist. Zu objego fand sich auf der Nebenkosten-Funktionsseite kein DATEV-Hinweis; für Nebenkosten easy und Rentila liegen keine Angaben vor.

Die Konsequenz: Wenn Ihre Verwaltung mit einem Steuerberater im DATEV-Workflow arbeitet, schränkt das die Auswahl deutlich ein. Wenn Sie Ihre Steuererklärung mit der Nebenkostenabrechnung selbst erstellen, können Sie das Kriterium getrost nach hinten stellen und stattdessen Bankanbindung und Abrechnungstiefe gewichten.

Preismodelle im Überblick (Stand Juli 2026)

Die sechs Anbieter repräsentieren drei unterschiedliche Preislogiken: klassische Einmalkauf-Lizenzen, monatliche Abos mit Pauschalpreisen und Abrechnung je Einheit. Dazu kommen Gratis-Kontingente, die den Einstieg ohne finanzielles Risiko ermöglichen. Die folgende Tabelle stellt die Modelle gegenüber; alle Angaben haben den Stand Juli 2026 und können sich durch Tarifanpassungen ändern.

Für den Vergleich lohnt die Umrechnung auf den Preis je Einheit. Eine Beispielrechnung für zehn Einheiten, auf Basis der genannten Listenpreise: Bei objego kostet das Nebenkosten-Modul 10 × 0,95 Euro, also 9,50 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer; dazu kommen bei Bedarf 7,95 Euro für das Verwaltungs-Modul. Bei hellohousing reicht der Starter-Tarif für zehn Einheiten nicht aus, es wird der Premium-Tarif für 9,50 Euro im Monat fällig. immocloud erfordert bei zehn Einheiten den Manager-Tarif ab 15,99 Euro netto im Monat. WISO Vermieter 365 deckt zehn Einheiten mit der Basis-Lizenz plus einem Zusatzmodul Wohneinheiten für 20 Euro ab. Nebenkosten easy kostet als Jahresversion 109 Euro einmalig, Rentila bleibt laut Anbieter bei null Euro.

Zwei Fallstricke bei der Preisbetrachtung: Erstens unterscheiden sich die Angaben bei der Mehrwertsteuer – immocloud weist netto aus, objego brutto, bei hellohousing ist die Kennzeichnung auf der Seite nicht eindeutig. Vergleichen Sie Endpreise, nicht Tariflabels. Zweitens lohnt bei Einmalkauf-Lizenzen der Blick auf die Update-Frage: Die Jahresversion von Nebenkosten easy ist an Abrechnungszeiträume gebunden; wer die Software über Jahre nutzt, sollte die Folgekosten der jeweils aktuellen Version einrechnen. Abo-Modelle enthalten Updates und Rechtsanpassungen in der Regel automatisch.

Welche Software passt zu welcher Zielgruppe?

Selbstverwalter mit ein bis fünf Einheiten

In dieser Gruppe zählen drei Dinge: geringe Kosten, ein geführter Einstieg ohne Schulungsbedarf und eine formal saubere Abrechnung. WISO Vermieter 365 ist mit 34,99 Euro im Jahr die günstigste kostenpflichtige Variante und richtet sich genau an private Vermieter. objego ermöglicht den Einstieg über den kostenlosen Basics-Tarif und skaliert mit dem Nebenkosten-Modul je Einheit. hellohousing Starter deckt mit 4,50 Euro im Monat bis zu neun Einheiten einer Immobilie ab. Wer zuerst ohne Budget testen will, kann mit Rentila arbeiten. Und immocloud Starter bietet mit 45 Tagen Testzeit den längsten unverbindlichen Zugang.

Kleine Verwaltung bis rund 200 Einheiten

Ab dieser Größenordnung entscheiden Bankanbindung, Mieterportal, Mandantenfähigkeit und der Umgang mit externen Messdienstleistern. immocloud adressiert diese Gruppe mit den Tarifen Manager, Investor und Tycoon am direktesten; der ausgewiesene DATEV-Export passt zum Workflow mit Steuerbüros. hellohousing Professional skaliert über fünf Immobilien mit je bis zu 50 Einheiten und ist flexibel erweiterbar; die monatlichen Verbrauchsinformationen sind hier ein Alleinstellungsmerkmal im Vergleichsfeld. objego wächst über den Einheitspreis rechnerisch mit, allerdings sollten Verwaltungen klären, ob Mandanten- und Rechteverwaltung den eigenen Anforderungen genügen – darüber geben die öffentlichen Seiten keinen Aufschluss.

Großverwaltung ab mehreren hundert Einheiten

Für Großverwaltungen ist ein reines Abrechnungstool das falsche Instrument. Dort geht es um ERP-Landschaften mit Buchhaltung, Mahnwesen, Facility-Management-Software für das technische Gebäudemanagement, Schnittstellen zu Messdienstleistern und revisionssicherer Archivierung über Tausende Einheiten hinweg. Die hier verglichenen Lösungen sind für diesen Maßstab nicht konzipiert – mit Ausnahme von immocloud, das mit dem Tycoon-Tarif zumindest in Richtung professioneller Verwalter auf Anfrage offen ist. Wer in dieser Liga einkauft, führt Ausschreibungen mit Referenzprüfung durch, statt auf Listenpreise zu schauen.

Grenzen und Fallstricke bei der Software-Abrechnung

Software reduziert Fehler, sie beseitigt sie nicht. Die folgenden Punkte bleiben in der Verantwortung des Vermieters oder Verwalters – unabhängig davon, welches Tool eingesetzt wird.

• Fehlerhafte Umlageschlüssel: Die Software kann nur abrechnen, was vereinbart wurde. Steht im Mietvertrag die Wohnfläche als Schlüssel, darf nicht nach Personenzahl abgerechnet werden – und Kostenarten, die nicht wirksam vereinbart sind, bleiben außen vor. Prüfen Sie die hinterlegten Schlüssel Objekt für Objekt, bevor die erste Abrechnung rausgeht.
• Umlagefähigkeit und Wirtschaftlichkeitsgebot: Welche Kostenarten überhaupt umgelegt werden dürfen, ergibt sich aus dem Mietvertrag im Zusammenspiel mit der Betriebskostenverordnung. Verwaltungskosten, Reparaturen oder Kosten leerstehender Wohnungen gehören nicht auf den Mieter – eine Software erzeugt das Abrechnungsdokument, prüft aber nicht jede eingetragene Position auf Umlagefähigkeit. Hinzu kommt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Deutlich überteuerte Verträge, etwa für Hausmeister oder Gartenpflege, müssen Mieter nicht in voller Höhe tragen. Kontrollieren Sie die eingepflegten Kostenpositionen daher einmal jährlich gegen Vertrag und Belege, statt einen Import ungeprüft zu übernehmen.
• Abrechnungsfrist: Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Erreicht die Nebenkostenabrechnung den Mieter zu spät, verlieren Sie grundsätzlich den Anspruch auf Nachzahlungen. Software mit Fristenüberwachung hilft, ersetzt aber keine rechtzeitig vollständigen Eingabedaten.
• Heizkosten ohne saubere Verbrauchsdaten: Eine Heizkostenabrechnung nach der HeizkostenV steht und fällt mit korrekten Zählerständen und der Zuordnung der Verbrauchserfassung. Ohne Messdienstleister oder disziplinierte Selbstablesung wird die Abrechnung angreifbar – das kann keine Software kompensieren.
• Altdatenimport: Der Wechsel in ein neues System scheitert in der Praxis häufiger an den Altdaten als an der Software: historische Zählerstände, offene Forderungen, Alt-Mietverhältnisse und abgeschlossene Abrechnungsperioden müssen sauber übernommen werden. Nutzen Sie die Testphase gezielt für eine Probemigration Ihres unübersichtlichsten Objekts.
• Formale Belegeinsicht: Mieter dürfen die Abrechnungsbelege einsehen. Ein Mieterportal erleichtert das, befreit aber nicht von der Pflicht, Originale zugänglich zu machen, wenn ein Mieter darauf besteht. Halten Sie Belege geordnet vor – digital abgelegt, auffindbar und den Abrechnungen zugeordnet.
• Keine Rechtsberatung: Eine Software prüft nicht, ob Ihre Mietverträge die Umlage bestimmter Kostenarten wirksam vorsehen, und sie kommentiert keine Sonderfälle wie Gewerbe-Mischobjekte oder preisgebundenen Wohnraum. Bei Streitfällen bleiben Fachanwalt oder Eigentümerverband die richtigen Anlaufstellen.

Wer diese Punkte bei der Einführung adressiert, bekommt das eigentliche Versprechen der Software: wiederholbare, dokumentierte Abrechnungen, die im nächsten Jahr nicht wieder bei null anfangen.

Häufige Fragen zur Software für die Nebenkostenabrechnung

Reicht Excel für die Nebenkostenabrechnung?

Für einen sehr kleinen Bestand ohne verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung ist eine gepflegte Tabellenkalkulation formal möglich. In der Praxis scheitert Excel an vier Stellen: Verteilerschlüssel und Mieterwechsel müssen manuell und fehlerfrei gepflegt werden, die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung nach der Heizkostenverordnung lässt sich kaum revisionssicher nachbauen, Fristen und Belegdokumentation bleiben Handarbeit, und die CO2-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG muss seit 2023 zusätzlich berechnet und herausgerechnet werden. Kostenlose Excel-Vorlagen aus dem Netz bilden diese jüngeren Rechtsänderungen häufig nicht ab. Wer mehr als zwei, drei Einheiten abrechnet, spart mit einer spezialisierten Software für die Nebenkostenabrechnung Zeit und verringert das Risiko angreifbarer Abrechnungen.

Was kostet eine Nebenkostenabrechnung je Einheit?

Bei den hier verglichenen Software-Lösungen liegt der rechnerische Preis – abgeleitet aus den Listenpreisen, Stand Juli 2026 – grob zwischen 0,50 und 2 Euro je Einheit und Monat, je nach Anbieter, Tarif und Bestandsgröße. Beispiele: hellohousing Starter kostet 4,50 Euro für bis zu neun Einheiten, also rund 0,50 Euro je Einheit; das objego-Nebenkosten-Modul wird mit 0,95 Euro je Einheit und Monat direkt so abgerechnet; WISO Vermieter 365 kostet bei fünf Einheiten 34,99 Euro im Jahr, umgerechnet etwa 0,58 Euro je Einheit und Monat. Ganz unten liegt Rentila mit null Euro laut Anbieter. Zum Vergleichsmaßstab gehört immer der Funktionsumfang: Heizkostenabrechnung, Mieterportal und Verbrauchsinformationen sind in den günstigeren Tarifen oft nicht enthalten.

Wie rechtssicher sind die Vorlagen der Software?

Die Anbieter werben mit rechtssicheren beziehungsweise rechtskonformen Abrechnungen, und die Marktführer pflegen die gesetzlichen Vorgaben – Betriebskostenverordnung, Heizkostenverordnung, CO2KostAufG – in ihre Berechnungslogik und Formulare ein. Nebenkosten easy profitiert hier zusätzlich von der Nähe zum Eigentümerverband Haus & Grund, dessen Mitglieder die Zielgruppe bilden. Trotzdem gilt: Die Rechtssicherheit Ihrer Abrechnung hängt zu einem erheblichen Teil von den Eingabedaten ab – wirksam vereinbarte Umlagen im Mietvertrag, korrekte Schlüssel, vollständige Belege, eingehaltene Fristen. Keine Software übernimmt eine Gewähr für den Einzelfall, und im Rechtsstreit ersetzt sie weder anwaltliche Prüfung noch Verbandsberatung. Behandeln Sie die Software als Werkzeug, das Regelwerk und Rechenweg zuverlässig abbildet – die Verantwortung für Inhalt und Frist bleibt bei Ihnen.

Fazit: Kriterien gewichten, dann testen

Der Vergleich zeigt: Eine pauschale Bestempfehlung gibt es nicht, weil die sechs Anbieter unterschiedliche Nutzer adressieren. Entscheiden Sie in drei Schritten. Erstens die eigene Größenordnung klären – bis fünf Einheiten reichen kompakte Lösungen wie WISO Vermieter 365, hellohousing Starter oder objego; darüber werden Bankanbindung, Portal und Skalierung zum Hauptkriterium, was Richtung immocloud oder hellohousing Professional weist. Zweitens den Heizkosten-Workflow festlegen: Wer mit einem Messdienstleister arbeitet, braucht vor allem sauberen Import; wer selbst abrechnet, braucht Verbrauchserfassung nach der HeizkostenV. Drittens die offenen Fragen schriftlich klären – insbesondere die Abbildung des CO2KostAufG-Stufenmodells, das keiner der Anbieter auf seinen Seiten eindeutig dokumentiert.

Danach lohnt der Praxistest: immocloud bietet 45 Tage Probezeit, hellohousing einen Monat, objego und Rentila erlauben den Einstieg ganz ohne Kosten. Alle Preis- und Funktionsangaben dieses Artikels haben den Stand Juli 2026; Tarife in diesem Markt ändern sich regelmäßig, prüfen Sie daher vor Vertragsabschluss die aktuellen Konditionen auf den Anbieterseiten.