Nebenkostenabrechnung und Steuererklärung: Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen absetzen

Die Nebenkostenabrechnung ist in der Steuererklärung bares Geld wert – und wird dennoch regelmäßig übersehen. Mieter können die darin ausgewiesenen Lohnanteile für Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst oder die Wartung von Heizung und Aufzug als haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG geltend machen – obwohl sie die Verträge mit den beauftragten Firmen nicht selbst geschlossen haben. Beauftragt und bezahlt hat der Vermieter oder die Hausverwaltung; der Steuervorteil steht trotzdem dem Mieter zu. Je nach Höhe der ausgewiesenen Anteile sind bis zu 5.200 Euro Steuerermäßigung pro Jahr und Haushalt möglich. Zwei Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein: eine gesonderte Bescheinigung des Vermieters und die unbare Zahlung.

Das Wichtigste in Kürze:

• Es gibt zwei getrennte Töpfe: haushaltsnahe Dienstleistungen mit maximal 4.000 Euro Steuerermäßigung im Jahr und Handwerkerleistungen mit maximal 1.200 Euro.
• Begünstigt sind nur Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten. Materialkosten bleiben außen vor.
• Der Vermieter oder die Hausverwaltung muss die begünstigten Anteile gesondert bescheinigen; die normale Betriebskostenabrechnung reicht dem Finanzamt häufig nicht.
• Die Zahlung muss unbar erfolgen. Bei Mietern ist das über die Überweisung von Miete, Vorauszahlungen und Nachzahlung in der Regel erfüllt.
• Maßgeblich ist das Jahr der Zahlung, nicht das Abrechnungsjahr (Abflussprinzip).

Was können Mieter aus der Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung absetzen?

Der § 35a des Einkommensteuergesetzes gewährt eine Steuerermäßigung für Aufwendungen im eigenen Haushalt. Der Unterschied zum klassischen Abzug ist wichtig: Die Ermäßigung mindert nicht das zu versteuernde Einkommen, sondern wird direkt von der festgesetzten Einkommensteuer abgezogen. 20 Prozent der begünstigten Aufwendungen wirken damit eins zu eins auf die Steuerschuld. Aus 400 Euro anrechenbaren Lohnanteilen werden 80 Euro weniger Steuer – unabhängig vom persönlichen Steuersatz. Eingetragen werden die Beträge in der Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen; Belege müssen erst auf Anforderung des Finanzamts vorgelegt werden.

Lange war strittig, ob Mieter überhaupt begünstigt sind. Schließlich haben sie die Reinigungsfirma, den Gärtner oder den Wartungsdienst nicht selbst beauftragt – Auftraggeber ist der Vermieter oder die Hausverwaltung. Der Bundesfinanzhof hat diese Frage mit Urteil vom 20. April 2023 (Az. VI R 24/20) geklärt: Mieter können die Steuerermäßigung auch dann in Anspruch nehmen, wenn sie nicht Vertragspartner der beauftragten Unternehmen waren. Entscheidend ist, dass sie die Kosten wirtschaftlich tragen – und genau das geschieht über die Nebenkostenvorauszahlungen und eine etwaige Nachzahlung.

Praktisch heißt das: Wer eine Wohnung zu eigenen Wohnzwecken nutzt, kann die in der Abrechnung enthaltenen haushaltsnahen Anteile ansetzen, ohne je einen Handwerker selbst bestellt zu haben. Voraussetzung bleibt, dass der Vermieter die begünstigten Beträge nachvollziehbar bescheinigt und der Mieter unbar gezahlt hat. Die Rechtsprechung gibt dem Ansatz also Rückenwind – sie ersetzt aber nicht die formale Bescheinigung.

Das Prinzip gilt nicht nur für Mieter: Eigentümer, die ihre Wohnung selbst nutzen, können die entsprechenden Anteile aus der Jahresabrechnung ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft geltend machen. Auch hier beauftragt in der Regel der Verwalter die Unternehmen, und auch hier ist eine gesonderte Bescheinigung über die begünstigten Lohnanteile erforderlich. Wer seine Wohnung dagegen vermietet und die Mieteinnahmen versteuern muss, kann die Kosten ohnehin als Werbungskosten abziehen – die Ermäßigung nach § 35a EStG ist dann ausgeschlossen.

Die zwei Töpfe im Überblick: Höchstbeträge und Abzugssätze

Das Gesetz trennt die begünstigten Aufwendungen in zwei Kategorien mit eigenen Höchstbeträgen. Beide Töpfe lassen sich parallel nutzen, eine Verrechnung zwischen ihnen ist aber nicht möglich:

Beide Höchstbeträge gelten pro Haushalt und Kalenderjahr. Ehepartner oder Lebenspartner können die Ermäßigung daher nicht doppelt ausschöpfen; wer zusammen 5.200 Euro erreicht, ist an der Grenze des Möglichen. In der Praxis dürften die wenigsten Mieter die Kappungsgrenzen über die Abrechnung ausreizen – entscheidend ist eher, dass kleine und mittlere Beträge überhaupt angesetzt werden.

Zwei Einschränkungen sollten Mieter kennen: Ungenutzte Ermäßigungsbeträge lassen sich nicht in spätere Jahre übertragen; was in einem Jahr nicht zum Zug kommt, verfällt. Und eine Doppelbegünstigung ist ausgeschlossen – Aufwendungen, die bereits als Werbungskosten, Betriebsausgaben oder Sonderausgaben berücksichtigt wurden, können nicht zusätzlich über § 35a EStG geltend gemacht werden. Der Vollständigkeit halber sei ein dritter, kleiner Topf erwähnt: Für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse im Minijob-Bereich gewährt das Gesetz 20 Prozent, höchstens 510 Euro. In der Nebenkostenabrechnung spielt dieser Topf kaum eine Rolle; relevant ist er eher für eine privat beschäftigte Haushaltshilfe.

Welche Positionen der Nebenkostenabrechnung gehören typischerweise dazu

Nicht jede Zeile der Abrechnung ist begünstigt. Die Betriebskostenverordnung und § 35a EStG decken sich nur teilweise: Von den klassischen Betriebskostenarten qualifizieren sich vor allem Positionen mit erkennbarem Dienstleistungs- oder Wartungscharakter im und am Haus.

Zu den haushaltsnahen Dienstleistungen zählen in der Regel:

• Hausmeister: Die laufende Betreuung des Hauses – Kontrollgänge, Pflege der Außenanlagen, kleine Instandhaltungsarbeiten im Rahmen des Hausmeisterservice. Soweit der Hausmeister repariert, kann der Ansatz als Handwerkerleistung richtig sein.
• Treppenhausreinigung: Die regelmäßige Reinigung der Gemeinschaftsflächen, typischerweise durch einen externen Reinigungsdienst.
• Gartenpflege: Rasenmähen, Heckenschnitt, Unkrautentfernung und die Pflege der Grünanlagen rund um das Gebäude.
• Winterdienst: Schneeräumen und Streuen auf den Wegen und Zugängen des Grundstücks.

Zu den Handwerkerleistungen zählen insbesondere:

• Schornsteinfeger: Die behördlich angeordneten Kehr- und Überprüfungsarbeiten an Feuerungsanlagen.
• Wartung der Heizungsanlage: Regelmäßige Inspektion, Einstellung und Emissionsmessung – begünstigt ist dabei nur der Arbeitsanteil.
• Wartung des Aufzugs: Die turnusmäßige technische Prüfung und Instandhaltung der Aufzugsanlage.

Die amtliche Übersicht der Finanzverwaltung nennt weitere Arbeiten, die in Mietshäusern regelmäßig über die Abrechnung laufen und begünstigt sein können – etwa die Reinigung der Dachrinnen, die Fassadenreinigung oder eine Schädlingsbekämpfung im und am Gebäude. Entscheidend ist dabei nicht die Bezeichnung in der Abrechnung, sondern die tatsächlich erbrachte Leistung: Enthält eine Hausmeisterpauschale etwa Material für Kleinreparaturen, muss die Bescheinigung diesen Anteil herausrechnen. Für Mieter lohnt daher ein genauer Blick auf die Ausweisung – und für Verwaltungen eine saubere Trennung schon bei der Leistungserfassung.

Nicht begünstigt sind dagegen Positionen ohne Dienstleistungscharakter im Haushalt: die Müllabfuhr, Wasser- und Abwasserkosten, Heizkosten als reine Brennstoffkosten, Sach- und Haftpflichtversicherungen, der Kabelanschluss sowie die Verwaltungskosten. Wer unsicher ist, sollte die Abrechnung Zeile für Zeile mit der Bescheinigung des Vermieters abgleichen.

Lohn- statt Materialkosten: Was die Abrechnung zeigen muss

Die Steuerermäßigung greift nur bei Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten. Material, Ersatzteile und Wareneinsatz sind ausdrücklich ausgeschlossen. Genau daran scheitern viele Ansätze in der Praxis: Weist die Abrechnung oder die Bescheinigung nur Gesamtbeträge aus, fehlt dem Finanzamt die Grundlage, den begünstigten Anteil zu erkennen.

Ein Beispiel macht die Größenordnung deutlich: Weist die Bescheinigung für ein Jahr 450 Euro an Lohnanteilen für haushaltsnahe Dienstleistungen aus, mindert sich die Steuer des Mieters um 90 Euro. Kommen 200 Euro an Arbeitskosten aus der Heizungswartung hinzu, ergeben sich weitere 40 Euro. Beträge in dieser Größenordnung sind für gewöhnliche Mietwohnungen realistisch – sie summieren sich über die Jahre zu einer spürbaren Entlastung.

Die Abgrenzung, welche Leistungen begünstigt und welche ausgeschlossen sind, hat die Finanzverwaltung in einer amtlichen Übersicht zusammengestellt: Die Anlage 1 zum BMF-Schreiben zu § 35a EStG führt in einer alphabetischen Tabelle typische haushaltsnahe Leistungen auf und markiert jeweils, ob sie begünstigt sind. Für Vermieter und Hausverwaltungen ist diese Tabelle die zentrale Arbeitshilfe, wenn sie Bescheinigungen erstellen; für Mieter ist sie ein belastbarer Prüfmaßstab, wenn das Finanzamt nachfragt.

Bescheinigung vom Vermieter: Pflicht, Muster und Rechte der Mieter

Die Finanzverwaltung verlangt von Mietern eine gesonderte Bescheinigung des Vermieters oder der Hausverwaltung. Sie sollte das Abrechnungsjahr nennen, die auf den Mieter entfallenden Anteile beziffern und die Beträge nach haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen getrennt ausweisen – jeweils nur mit den begünstigten Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten. Ein amtliches Formular ist dafür nicht vorgeschrieben; die Bescheinigung kann formlos erteilt werden, solange sie diese Angaben enthält. Sobald die Nebenkostenabrechnung vorliegt, lohnt es sich, die Bescheinigung frühzeitig schriftlich anzufordern. Eine kurze Anfrage kann zum Beispiel so formuliert werden:

„Sehr geehrte Damen und Herren, zur Geltendmachung haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG bitte ich um eine gesonderte Bescheinigung zu meiner Nebenkostenabrechnung für das Jahr [Jahr]. Die Bescheinigung sollte die auf meinen Mietanteil entfallenden Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten für haushaltsnahe Dienstleistungen (etwa Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst) und für Handwerkerleistungen (etwa Schornsteinfeger, Wartung von Heizung und Aufzug) jeweils gesondert und ohne Materialkosten ausweisen. Mit freundlichen Grüßen [Name]“

Verweigert der Vermieter die Bescheinigung oder reagiert nicht, stehen Mieter nicht ohne Mittel da. Nach § 259 Abs. 1 BGB haben sie ein Recht auf Einsicht in die Abrechnungsbelege – der Bundesgerichtshof hat diesen Anspruch mit Urteil vom 8. März 2006 (Az. VIII ZR 78/05) ausdrücklich bestätigt. Mieter dürfen die Belege einsehen und Kopien oder Fotos anfertigen; bei preisgebundenem Wohnraum kann nach § 29 Abs. 2 der Berechnungsverordnung sogar eine Kopie gegen Kostenerstattung verlangt werden. Aus den Originalrechnungen lassen sich die Lohnanteile dann mit der amtlichen ABC-Tabelle abgleichen und der Ansatz eigenständig dokumentieren.

Die Vermieter-Perspektive: Eine gesetzliche Pflicht, die Bescheinigung automatisch mit der Abrechnung zu versenden, besteht nicht. Dennoch gehört die Ausstellung inzwischen zum Standard einer professionellen Verwaltung: Gängige Verwaltungssoftware erzeugt die Übersicht weitgehend automatisch, sofern die Lohnanteile schon bei der Abrechnungserstellung getrennt erfasst werden. Hausverwaltungen, die die Bescheinigung proaktiv beifügen, sparen sich die jährlich wiederkehrenden Einzelanfragen ihrer Mieter – und begegnen einem Anliegen, das die Rechtsprechung auf Seiten der Mieter klar legitimiert hat.

Welches Steuerjahr ist maßgeblich, wenn die Abrechnung erst später zugeht?

Es gilt das Abflussprinzip nach § 11 Abs. 2 EStG: Entscheidend ist das Kalenderjahr, in dem das Geld fließt – nicht das Jahr, in dem die Leistungen erbracht oder abgerechnet wurden. Da Nebenkostenabrechnungen regelmäßig erst im Folgejahr zugehen, verschiebt sich der Steueransatz um ein Jahr.

Beispiel: Die Abrechnung für das Abrechnungsjahr 2024 erreicht den Mieter im Juni 2025, die Nachzahlung wird im Juli 2025 überwiesen. Die darin enthaltenen begünstigten Anteile gehören in die Steuererklärung für 2025. Zahlt der Mieter seine Nebenkosten durchgehend per Vorauszahlung und entsteht kein Nachzahlungsbetrag, orientiert sich der Ansatz am Jahr der Vorauszahlungen beziehungsweise der Verrechnung mit einem Guthaben. Auch der Bundesfinanzhof hat in seinem Urteil VI R 24/20 auf den Zeitpunkt der Zahlung durch den Mieter abgestellt. Wer die Erklärung für das richtige Jahr erstellt, sollte Bescheinigung und Zahlungsnachweise deshalb sauber dem jeweiligen Veranlagungszeitraum zuordnen.

Streng genommen verteilt sich der Ansatz dabei auf zwei Jahre: Die monatlichen Vorauszahlungen sind bereits im Abrechnungsjahr abgeflossen, erst die Nachzahlung fließt im Folgejahr. Die Finanzverwaltung lässt den Ansatz entsprechend im Jahr der Vorauszahlungen beziehungsweise der Nachzahlung zu. In der Praxis dokumentieren Mieter ihn über die Bescheinigung zum jeweiligen Abrechnungsjahr; wer es genau aufteilen will, ordnet die in den Vorauszahlungen enthaltenen Anteile dem Abrechnungsjahr und den Nachzahlungsanteil dem Folgejahr zu. Geht die Bescheinigung erst nach Abgabe der Steuererklärung ein, sollte sie umgehend nachgereicht werden – solange der Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig ist, kann das Finanzamt die Aufwendungen noch berücksichtigen.

Voraussetzung unbare Zahlung

Das Gesetz knüpft die Ermäßigung an zwei formale Bedingungen: eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers. Für Mieter stellt sich die Frage, wie das zu verstehen ist, wenn sie gar nicht an die Handwerker, sondern an den Vermieter zahlen. Die Finanzverwaltung akzeptiert hier die praxisnahe Lösung: Die unbaren Nebenkostenvorauszahlungen und eine etwaige Nachzahlung per Überweisung, Dauerauftrag oder Lastschrift auf das Konto des Vermieters erfüllen die Voraussetzung – ergänzt um die Bescheinigung als Rechnungsersatz.

Problematisch ist dagegen jede Barzahlung. Wer dem Hausmeister gelegentlich etwas in bar zukommen lässt, kann dafür keine Ermäßigung beanspruchen. Mieter sollten die Kontoauszüge oder Überweisungsbelege zu Miete und Nachzahlung aufbewahren; zusammen mit der Bescheinigung bilden sie den Nachweis, den das Finanzamt im Prüffall sehen will.

Dieser Überblick ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Wer komplexere Konstellationen prüfen lassen möchte – etwa bei gemischter Nutzung, einem häuslichen Arbeitszimmer, Eigentümergemeinschaften oder der Frage, ob sich die Grunderwerbsteuer absetzen lässt – sollte sich an einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein wenden.

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung

Was tun, wenn der Vermieter keine Bescheinigung ausstellt?

Zuerst schriftlich anfordern – die Musterformulierung weiter oben im Artikel bietet dafür eine Grundlage – und eine angemessene Frist setzen. Bleibt die Bescheinigung aus, können Mieter nach § 259 Abs. 1 BGB Einsicht in die Abrechnungsbelege verlangen und Kopien anfertigen; der Bundesgerichtshof hat dieses Recht bestätigt (Az. VIII ZR 78/05). Aus den Belegen lassen sich die begünstigten Lohnanteile anhand der amtlichen ABC-Tabelle selbst ermitteln. Mietervereine unterstützen bei hartnäckigen Fällen.

Zählt die Müllabfuhr zu den begünstigten Nebenkosten?

Nein, auch wenn die Müllgebühren regelmäßig in der Abrechnung auftauchen. Das Finanzgericht Münster hat mit Urteil vom 24. Februar 2022 (Az. 6 K 1946/21 E) entschieden, dass die Müllabfuhr keine haushaltsnahe Dienstleistung ist, weil die eigentliche Entsorgung außerhalb des Haushalts stattfindet; das Abholen an der Immobilie gilt lediglich als vorgelagerte Nebenleistung. Auch andere Finanzgerichte haben ähnlich entschieden. Müllgebühren gehören damit nicht in die Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen.

Sind Materialkosten absetzbar?

Nein – in keinem der beiden Töpfe. Begünstigt sind ausschließlich Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten. Material, Ersatzteile und Wareneinsatz bleiben außen vor, selbst wenn sie auf derselben Rechnung stehen. Deshalb muss die Bescheinigung des Vermieters die begünstigten Anteile gesondert ausweisen; Gesamtbeträge inklusive Material erkennt das Finanzamt nicht an. Maschinenkosten sind dabei die Kosten für den Einsatz von Maschinen und Geräten durch den Dienstleister – nicht das verbaute Material selbst.

Welches Steuerjahr gilt, wenn die Abrechnung erst im Folgejahr kommt?

Maßgeblich ist das Jahr der Zahlung, nicht das Abrechnungsjahr. Geht die Abrechnung für ein Jahr erst im Folgejahr zu und wird die Nachzahlung dann überwiesen, gehören die begünstigten Anteile in die Steuererklärung des Zahlungsjahres. Grundlage ist das Abflussprinzip des § 11 Abs. 2 EStG.

Sind die Kosten der Hausverwaltung absetzbar?

Die reinen Verwaltungskosten sind nicht begünstigt. Das Erstellen der Abrechnung, Buchführung, Bankgeschäfte und die kaufmännische Betreuung gelten nicht als Leistungen, die im Haushalt des Mieters erbracht werden. Anders kann es bei einer technischen Betreuung aussehen: Soweit die Verwaltung tatsächlich Dienst- oder Wartungsleistungen am Gebäude erbringt und diese gesondert ausweist, können die Lohnanteile begünstigt sein – im Regelfall bleibt die Verwaltungsgebühr aber außen vor.