Verwaltervertrag in der WEG: Laufzeit, Pflichtinhalte und Trennung von der Bestellung

Der Verwaltervertrag ist das schuldrechtliche Fundament der Zusammenarbeit zwischen einer Wohnungseigentümergemeinschaft und ihrem Verwalter – und wird in der Praxis dennoch häufig mit der Verwalterbestellung verwechselt. Dabei handelt es sich um zwei rechtlich eigenständige Vorgänge: Die Bestellung ist ein Organakt, über den die Wohnungseigentümer beschließen, der Verwaltervertrag ein Vertrag, den die Gemeinschaft mit dem Verwalter schließt. Wer beide Ebenen sauber trennt, versteht auch die praktischen Folgen – von der gesetzlichen Höchstlaufzeit über die Frage, wer den Vertrag unterschreibt, bis zur Vergütung nach einer Abberufung. Seit der WEG-Reform 2020 gelten dafür klarere gesetzliche Rahmenbedingungen als zuvor. Der folgende Beitrag ordnet Rechtsnatur, Laufzeit und Pflichtinhalte des Verwaltervertrags ein. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Das Wichtigste in Kürze:

• Getrennte Rechtsakte: Die Bestellung des Verwalters ist ein Organakt durch Beschluss der Wohnungseigentümer nach § 26 WEG; der Verwaltervertrag ist ein davon unabhängiges Schuldverhältnis, das die Gemeinschaft mit dem Verwalter eingeht.
• Höchstlaufzeit: Die Bestellung ist gesetzlich auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG); eine eigene gesetzliche Höchstlaufzeit für den Verwaltervertrag kennt das Gesetz nicht. Da der Vertrag die Bestellung voraussetzt und an sie gekoppelt ist, kann er sinnvoll nicht über die Bestellungsdauer hinaus laufen.
• Vertretung beim Vertragsschluss: Dem Verwalter gegenüber wird die Gemeinschaft durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen per Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG).
• Pflichtinhalte: Grundhonorar je Einheit und Monat, Katalog der Sondervergütungen, Leistungsumfang, Zahlungsweise, Kündigungsregeln, Haftung, Datenschutz und die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen gehören in jeden Verwaltervertrag.
• Ende nach Abberufung: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden; der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung – der Vergütungsanspruch kann bis dahin fortbestehen.

Was ist ein Verwaltervertrag – und was nicht?

Der Verwaltervertrag ist der Vertrag zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Verwalter über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Rechtlich handelt es sich um einen Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne der §§ 675 ff. BGB: Der Verwalter wird geschäftsbesorgend tätig, die Gemeinschaft vergütet diese Tätigkeit. Der Vertrag regelt damit das Rechtsverhältnis der beiden Vertragsparteien im Detail – also Aufgaben, Vergütung, Haftung und die Bedingungen für das Vertragsende. Der Begriff wird gelegentlich auch für Verträge der Mietverwaltung verwendet; Gegenstand dieses Beitrags ist ausschließlich der Verwaltervertrag der WEG.

Der Verwaltervertrag ist dagegen nicht das Gründungsdokument der Verwalterstellung. Das Amt des Verwalters entsteht durch die Bestellung, also durch einen Beschluss der Wohnungseigentümer. Auch der Nachweis der Verwaltereigenschaft gegenüber Dritten, etwa Grundbuchamt oder Banken, folgt nicht aus dem Vertrag, sondern aus einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss (§ 26 Abs. 4 WEG). Wer also prüfen will, wer Verwalter ist, schaut in die Beschlussdokumentation, nicht in den Vertrag.

Eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform für den Verwaltervertrag gibt es nicht. In der Praxis wird der Vertrag gleichwohl nahezu ausnahmslos schriftlich geschlossen, weil er die Grundlage für Abrechnungen, Haftungsfragen und spätere Streitigkeiten bildet. Verbände der Immobilienwirtschaft stellen Musterverträge bereit; ob ein Muster oder ein individueller Entwurf verwendet wird, ändert nichts an der Rechtsnatur: Entscheidend ist, dass die Vereinbarung vollständig, eindeutig und auf die jeweilige Gemeinschaft zugeschnitten ist.

Was gilt, wenn es gar nicht zum ausformulierten Vertragsschluss kommt? Auch dann ist die Verwaltung nicht rechtslos: Der Aufgaben- und Pflichtenkreis des Verwalters folgt unmittelbar aus dem Gesetz (§ 27 WEG), und für die Vergütung greifen die Vorschriften über die Geschäftsbesorgung – ist die Höhe nicht bestimmt, gilt eine Vergütung in üblicher Höhe als vereinbart (§ 612 Abs. 2 BGB in Verbindung mit § 675 BGB). Ebenso wenig berührt ein personeller Wechsel auf Eigentümerseite den Vertrag: Vertragspartner ist die rechtsfähige Gemeinschaft, nicht die einzelnen Wohnungseigentümer. Verkauft ein Eigentümer seine Wohnung, läuft der Verwaltervertrag unverändert weiter; der Erwerber tritt in eine Gemeinschaft ein, die bereits vertraglich gebunden ist.

Die Zweiaktigkeit: Bestellung als Organakt, Vertrag als Schuldverhältnis

§ 26 Abs. 1 WEG bestimmt: „Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer.“ Die Bestellung ist damit ein Akt der Willensbildung innerhalb der Gemeinschaft – ein Organakt. Er schafft das Amt und die Vertretungsmacht des Verwalters. Inhaltliche Ausgestaltung, Vergütung und Vertragsbedingungen sind mit diesem Beschluss noch nicht geregelt.

Der Verwaltervertrag ist der zweite Akt. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer rechtsfähig; sie kann den Vertrag daher selbst schließen und nicht mehr nur über die Summe der einzelnen Eigentümer. Eine Besonderheit betrifft die Vertretung beim Vertragsschluss: Der Verwalter könnte die Gemeinschaft sich selbst gegenüber nicht vertreten. Dahinter steht das allgemeine Verbot des Insichgeschäfts (§ 181 BGB): Wer einen Vertrag mit sich selbst schließt, kann die Interessen der vertretenen Seite nicht unabhängig wahren. Deshalb sieht § 9b Abs. 2 WEG vor: „Dem Verwalter gegenüber vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.“

Für die Praxis ergibt sich daraus eine klare Abfolge: Die Eigentümerversammlung beschließt zunächst die Bestellung; anschließend unterzeichnet der Beiratsvorsitzende oder ein ermächtigter Eigentümer den Verwaltervertrag. Häufig wird der Abschluss des Vertrags zugleich mit dem Bestellungsbeschluss inhaltlich beschlossen, damit der Unterzeichnende nicht frei über Konditionen verhandelt. Rechtlich bleiben beide Akte dennoch getrennt: Ein fehlerhafter Vertrag macht die Bestellung nicht automatisch unwirksam, und eine wirksame Bestellung ersetzt keinen fehlenden Vertragsschluss.

Höchstlaufzeit: fünf Jahre, bei Erstbestellung drei Jahre

Das Gesetz begrenzt die Dauer der Verwalterstellung. § 26 Abs. 2 WEG lautet: „Die Bestellung kann auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, im Fall der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum aber auf höchstens drei Jahre. Die wiederholte Bestellung ist zulässig; sie bedarf eines erneuten Beschlusses der Wohnungseigentümer, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann.“

Die Höchstlaufzeit gilt allein für die Bestellung; eine eigene gesetzliche Höchstlaufzeit des Verwaltervertrags sieht das Gesetz nicht vor. Sie wirkt aber unmittelbar auf den Vertrag: Weil der Verwaltervertrag die organschaftliche Bestellung voraussetzt und an sie gekoppelt ist, kann er sinnvoll nicht über die Bestellungsdauer hinaus laufen. Eine Vertragslaufzeit von sieben Jahren bei einer Bestellung von fünf Jahren wäre insoweit gegenstandslos; mit dem Ende der Bestellung fehlt dem Verwalter die Rechtsstellung, auf die sich der Vertrag bezieht. Umgekehrt darf der Vertrag kürzer laufen als die Bestellung – dann ist eine Kündigung oder ein neuer Vertrag innerhalb der Bestellungszeit möglich. Für die Vertragsgestaltung folgt daraus eine einfache Regel: Die Vertragslaufzeit sollte ausdrücklich auf die Bestellungsdauer begrenzt oder mit dieser synchronisiert werden.

Die kürzere Dreijahresfrist bei der Erstbestellung soll Gemeinschaften in der sensiblen Anfangsphase schützen, in der die Verwalterwahl häufig noch vom Bauträger geprägt ist. Nach Ablauf steht eine erneute Bestellung – auch desselben Verwalters – frei. Der Beschluss darf frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden; in der Praxis legen Gemeinschaften die Entscheidung über die Verlängerung daher auf eine Versammlung in diesem Zeitfenster.

Damit die Gemeinschaft diese Fristen auch praktisch nutzen kann, stärkt das Gesetz die Position des einzelnen Eigentümers: Zur Beschlussfassung über die Bestellung und Abberufung des Verwalters ist jeder Wohnungseigentümer berechtigt (§ 26 Abs. 1 Satz 2 WEG). Vereinbarungen, die dieses Recht einschränken oder für die Beschlussfassung ein Mehrheitserfordernis von mehr als drei Viertel aller Stimmen vorsehen, sind unzulässig (§ 26 Abs. 5 WEG). Ältere Gemeinschaftsordnungen, die eine über die Höchstlaufzeit hinausgehende Bindung an einen einmal bestellten Verwalter begründen wollen, können die Eigentümer daher nicht an einer Neubestellung oder Abberufung hindern.

Pflichtinhalte des Verwaltervertrags im Überblick

Das Gesetz schreibt keinen Mindestkatalog vor, doch die Praxis hat einen faktischen Standard entwickelt. Zehn Bausteine gehören in einen vollständigen Verwaltervertrag; inhaltlich lassen sie sich in Grundleistungen, Sondervergütungen und Rahmenbedingungen gliedern:

Vollständigkeit ist dabei mehr als Formalismus: Jede fehlende Regelung verlagert sich in eine spätere Streitfrage. Fehlt etwa eine Herausgabeklausel, wird der Verwalterwechsel zum Kraftakt; fehlt ein Sondervergütungskatalog, drohen Nachforderungen. Zu prüfen ist zudem, ob vorformulierte Klauseln der Inhaltskontrolle nach den §§ 307 ff. BGB standhalten; die Rechtsprechung behandelt die Gemeinschaft in diesem Verhältnis verbraucherschützend, die Bewertung einzelner Klauseln bleibt jedoch einzelfallabhängig.

Sondervergütung: die häufigsten Streitpunkte

Kein Baustein sorgt in der Praxis für so viele Konflikte wie die Sondervergütung. Der Grund liegt im Modell: Das Grundhonorar je Einheit und Monat ist bewusst niedrig kalkuliert, zusätzliche Tätigkeiten werden einzeln abgerechnet. Typische Sondervergütungstatbestände sind:

• außerordentliche Eigentümerversammlungen, die zusätzlich zur Jahresversammlung einberufen werden,
• die Begleitung von Rechtsstreitigkeiten, etwa Beschlussanfechtungen oder Zahlungsklagen,
• Mahn- und Inkassowesen bei säumigen Hausgeldern,
• die Betreuung baulicher Maßnahmen, von der Sanierungsplanung bis zur Bauüberwachung,
• besondere Gutachten, etwa für Verkaufsentscheidungen oder die Anpassung der Teilungserklärung.

Zum Streitpunkt werden diese Tatbestände aus drei Gründen. Erstens ist oft unklar, ob eine Tätigkeit tatsächlich zusätzlich anfällt oder bereits vom Grundhonorar umfasst ist; doppelte Vergütung ist unzulässig. Zweitens fehlt es an klaren Auslösern: Formulierungen wie „bei Bedarf“ lassen offen, wann der Vergütungsanspruch entsteht. Drittens sorgt die Preistransparenz für Konflikte – pauschale Hinweise auf „branchenübliche Vergütung“ ersetzen keinen Preis. In der Fachdiskussion wird außerdem vertreten, Vergütungen gegenüber der verbraucherrechtlich geschützten Gemeinschaft durchgängig als Bruttobeträge auszuweisen.

Für die Vertragsprüfung folgt daraus: Der Sondervergütungskatalog sollte vollständig, mit konkreten Preisen und mit einer ausdrücklichen Abgrenzung zum Grundhonorar versehen sein. Alles, was nicht aufgeführt ist, muss der Verwalter später ohne Vergütungsanspruch leisten – oder die Gemeinschaft zahlt für Leistungen, die sie für abgegolten hielt.

Kopplung an die Abberufung: Was passiert nach § 26 Abs. 3 WEG?

Die Eigentümer können sich jederzeit vom Verwalter trennen. § 26 Abs. 3 WEG bestimmt: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.“ Die Norm zeigt erneut die Zweiaktigkeit: Sie regelt zwei unterschiedliche Zeiträume für Amt und Vertrag.

Die Abberufung als Organakt wirkt sofort. Mit ihr endet auch die Vertretungsmacht des Verwalters, die sich aus § 9b Abs. 1 WEG ergibt; der Abberufene darf die Gemeinschaft ab dem Beschluss nicht mehr nach außen vertreten. Der Verwaltervertrag dagegen läuft zunächst weiter. Das Gesetz setzt ihm mit den sechs Monaten lediglich eine Obergrenze; endet der Vertrag früher, etwa durch Kündigung oder weil seine Laufzeit abläuft, gilt dieser frühere Zeitpunkt.

Praktisch bedeutsam ist die Vergütungsseite: Weil der Vertrag fortbesteht, kann der Vergütungsanspruch grundsätzlich bis zum Vertragsende weiterlaufen – bis zu sechs Monate lang, obwohl der Verwalter keine Vertretungsmacht mehr hat und die Verwaltung faktisch ruht oder bereits ein Nachfolger tätig ist. Für Gemeinschaften heißt das: Eine Abberufung ist finanziell kein Sofortstopp. Umgekehrt bleibt beiden Seiten die außerordentliche Kündigung unbenommen; bei einem wichtigen Grund kann der Vertrag auch vor Ablauf der Sechsmonatsfrist beendet werden.

Aus Sicht einer Minderheit kommt eine weitere Option hinzu: Scheitert die Abberufung an der erforderlichen Mehrheit, kann bei einem wichtigen Grund jeder Wohnungseigentümer gerichtlich gestatten lassen, den Verwalter abzuberufen und einen anderen Verwalter zu bestellen (§ 18 Abs. 2 WEG). Als wichtiger Grund kommen insbesondere schwere Pflichtverletzungen in Betracht; die Bewertung bleibt dem Einzelfall vorbehalten. Die Trennung vom Verwalter hängt damit nicht allein vom Mehrheitswillen der Gemeinschaft ab.

In der Übergangszeit bis zum Vertragsende stellt sich außerdem die Frage nach den laufenden Geschäften: Bereits eingeleitete Maßnahmen, offene Zahlungsanweisungen und die Abrechnung müssen geordnet übergeben werden. Auch hierfür ist die Herausgabeklausel des Vertrags die zentrale Anspruchsgrundlage.

Automatische Verlängerung und Verwalterwechsel

Viele Verwalterverträge enthalten Klauseln, wonach sich der Vertrag verlängert, wenn er nicht gekündigt wird. Solche Regelungen können nur innerhalb der gesetzlichen Grenzen wirken: Da die Bestellung auf höchstens fünf beziehungsweise drei Jahre begrenzt ist und eine Verlängerung der Bestellung einen erneuten Beschluss der Wohnungseigentümer erfordert, kann eine Vertragsklausel die Bestellung nicht verlängern. Eine automatische Vertragsverlängerung über das Bestellungsende hinaus läuft ins Leere.

Wer den bisherigen Verwalter behalten will, muss ebenfalls aktiv werden: Die wiederholte Bestellung ist zulässig, setzt aber einen erneuten Beschluss voraus, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG). Gemeinschaften sollten diesen Termin in die Planung der Eigentümerversammlung aufnehmen, um keine Verwaltungslücke zu riskieren.

Beim Verwalterwechsel empfiehlt sich eine klare Beschlussfolge: Abberufung des bisherigen Verwalters und Kündigung seines Vertrags als getrennte Tagesordnungspunkte, anschließend die Neubestellung und der Abschluss eines neuen Verwaltervertrags. Für die Übergabe zahlt sich die Herausgabeklausel aus Baustein 10 aus; strittig sind in der Praxis vor allem laufende Konten, Belege und digitale Unterlagen. Zu beachten ist außerdem die Zertifizierungspflicht: Seit dem 1. Dezember 2023 darf grundsätzlich nur noch ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG bestellt werden; für kleine Gemeinschaften sieht das Gesetz eine Ausnahme vor. Die Ausnahme betrifft Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten: Sie gilt nur, wenn ein Wohnungseigentümer selbst zum Verwalter bestellt wird und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer einen zertifizierten Verwalter fordert (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).

Häufige Fragen zum Verwaltervertrag

Wie lange läuft ein Verwaltervertrag?

Der Verwaltervertrag ist an die Bestellung gekoppelt. Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre betragen, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG); eine eigene gesetzliche Höchstlaufzeit des Vertrags kennt das Gesetz nicht. Läuft die Bestellung kürzer, endet der Vertrag spätestens mit ihr; nach einer Abberufung endet er spätestens nach sechs Monaten.

Muss der Verwaltervertrag schriftlich geschlossen werden?

Eine gesetzliche Schriftformpflicht besteht nicht. Schriftlichkeit ist in der Praxis aber Standard und sachlich geboten, weil der Vertrag die Grundlage für Vergütung, Haftung und Nachweise ist. Für den Nachweis der Verwaltereigenschaft gegenüber Dritten genügt nach § 26 Abs. 4 WEG eine Niederschrift über den Bestellungsbeschluss – diese ersetzt jedoch nicht den Vertrag.

Wer unterschreibt den Verwaltervertrag für die Gemeinschaft?

Dem Verwalter gegenüber vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft; alternativ kann die Eigentümerversammlung einen Wohnungseigentümer per Beschluss zum Vertragsschluss ermächtigen (§ 9b Abs. 2 WEG). Der Verwalter selbst kann die Gemeinschaft beim eigenen Vertrag nicht vertreten.

Endet der Verwaltervertrag automatisch mit der Abberufung?

Nein. Die Abberufung beendet das Amt und die Vertretungsmacht sofort, der Vertrag läuft jedoch weiter und endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Bis zum Vertragsende kann der Vergütungsanspruch fortbestehen; bei wichtigem Grund bleibt die außerordentliche Kündigung möglich.

Was gehört zwingend in den Verwaltervertrag?

Einen gesetzlichen Pflichtkatalog gibt es nicht; faktischer Standard sind zehn Bausteine: Leistungsumfang, Grundhonorar, Sondervergütungskatalog mit Abgrenzung, Zahlungsweise, Laufzeit, Kündigungsregeln, Haftung einschließlich Vermögensschadenhaftpflicht, Datenschutz sowie die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen. Der Überblick weiter oben in diesem Beitrag führt die einzelnen Bausteine mit ihrem Regelungsgehalt im Detail auf.