Hausverwaltungssoftware kostenlos: Was Gratis-Tools können und wo sie enden

Eine Hausverwaltungssoftware kostenlos zu nutzen, ist der Einstieg, den sich viele private Vermieter und kleine Verwaltungen wünschen. Die kurze Antwort auf die Kernfrage vorab: Ja, es gibt dauerhaft kostenlose Lösungen, aber nur zwei der sechs geprüften Angebote erfüllen dieses Versprechen ohne Zeitlimit. Der Blick auf die Angebote zeigt zudem: „Kostenlos“ hat auf diesem Markt zwei sehr unterschiedliche Bedeutungen. Einige Anbieter stellen eine dauerhaft freie Basisversion mit klaren Mengen- oder Funktionsgrenzen bereit. Andere werben mit einem kostenlosen Zeitraum, nach dem zwingend ein bezahlter Tarif fällig wird. Wer das verwechselt, investiert Wochen in die Dateneinpflege und steht dann vor einer Zahlungsentscheidung.

Dieser Vergleich trennt beide Modelle sauber und prüft sechs auf dem deutschen Markt aktive Lösungen im Detail: Rentila, objego, hellohousing, etg24, immocloud und Immoware24. Alle Angaben zu Preisen, Limits und Testlaufzeiten stammen von den offiziellen Anbieterseiten, Stand Juli 2026.

Das Wichtigste in Kürze

• Nur zwei der geprüften Angebote sind dauerhaft und ohne Zeitlimit kostenlos: Rentila (begrenzt auf 1 Immobilie, 2 Mietverträge und 2 Mieter) und objego Basics (unbegrenzt viele Objekte, aber ohne Nebenkostenabrechnung).
• hellohousing, etg24, immocloud und Immoware24 bieten zeitlich befristete Testphasen von einem Monat bis zu 45 Tagen – keine dauerhafte Gratisversion.
• Nebenkostenabrechnung, automatische Mieteingangskontrolle und erweiterter Dokumentenspeicher sind bei Gratis-Stufen fast ausnahmslos kostenpflichtige Zusatzmodule.
• Der Datenexport ist je nach Anbieter eingeschränkt oder an Bezahltarife gekoppelt. Prüfen Sie das, bevor Sie Bestandsdaten eingeben.
• Excel bleibt eine kostenlose Alternative, scheitert in der Praxis aber an Fehleranfälligkeit und fehlender Rechtssicherheit bei Abrechnungen.

Was bedeutet „Hausverwaltungssoftware kostenlos“ wirklich?

Hinter dem Suchbegriff verbergen sich zwei Geschäftsmodelle, die sich fundamental unterscheiden. Das erste ist das Freemium-Modell: Der Anbieter gibt eine Basisversion dauerhaft und ohne Zeitlimit frei, finanziert sich über kostenpflichtige Zusatzmodule und hofft, dass wachsende Nutzer irgendwann upgraden. Für Sie als Nutzer entsteht dabei kein Termindruck – die Grenzen liegen bei der Anzahl der Einheiten oder beim Funktionsumfang.

Das zweite Modell ist der Testzugang auf Zeit: Sie erhalten die Vollversion für einen festen Zeitraum, meist zwischen 30 Tagen und drei Monaten. Danach endet die Nutzung oder geht in einen bezahlten Tarif über. Ein solcher Test ist sinnvoll, um eine Software vor dem Kauf zu prüfen – er ist aber keine kostenlose Dauerlösung, auch wenn Anbieterseiten das im Wortlaut gelegentlich nahelegen.

Für die Bewertung eines Angebots sollten Sie daher vier Fragen beantworten, bevor Sie sich registrieren:

• Zeitlimit: Endet die kostenlose Nutzung nach einer festen Frist?
• Mengenlimit: Wie viele Immobilien, Mietverträge oder Mieter dürfen Sie gratis anlegen?
• Funktionslimit: Welche Module fehlen – insbesondere Nebenkostenabrechnung, Bankanbindung und Mieterportal?
• Datenexport: Kommen Sie an Ihre Daten im gängigen Format heraus, wenn Sie den Anbieter wechseln?

Genau diese vier Kriterien bilden die Struktur des folgenden Vergleichs.

Anbieter im Vergleich: dauerhaft kostenlos oder nur zeitlich befristet?

Die zentrale Erkenntnis des Marktchecks vorab: Von den sechs geprüften Lösungen sind nur Rentila und objego Basics echte Dauer-Gratisversionen. Die übrigen vier Anbieter stellen Testzugänge ihrer Vollversion bereit. Die Tabelle stellt die wichtigsten Eckdaten gegenüber (Stand: Juli 2026, Quellen: jeweilige Anbieterseiten).

Die Tabelle macht deutlich, warum die pauschale Empfehlung „einfach eine kostenlose Software nehmen“ zu kurz greift: Wer mehr als eine Immobilie verwaltet oder eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung braucht, landet bei jedem der sechs Anbieter früher oder später im Bezahlbereich. Die Details je Anbieter zeigen, wo genau diese Schwelle liegt.

Rentila kostenlos: Grenzen der Gratisversion

Rentila bewirbt sich als kostenlose Software zur Mietverwaltung, und das stimmt – innerhalb enger Grenzen. Laut dem FAQ-Bereich von Rentila ist das kostenlose Konto auf 1 Immobilie, 2 Mietverträge und 2 Mieter begrenzt. Wer eine zweite Immobilie anlegen will, muss auf einen kostenpflichtigen Tarif umsteigen; den konkreten Preis dieser Stufe beziffert die FAQ-Seite nicht, er sollte direkt beim Anbieter erfragt werden.

Innerhalb des Limits ist der Funktionsumfang beachtlich: Sie legen Immobilie, Mieter und Mietverhältnis an, erhalten monatlich automatisch erstellte Dokumente und Quittungen, und auch Mieter bekommen ein eigenes Konto mit Zahlungsübersicht. Eine Mindestvertragslaufzeit gibt es nicht, das Konto lässt sich jederzeit schließen.

Positiv für eine Gratisstufe: Der Datenexport ist laut FAQ jederzeit möglich – Listen, Finanzaufzeichnungen und Dokumente lassen sich als PDF, Excel oder CSV herunterladen. Die Server stehen in Frankreich, Rentila verweist auf DSGVO-Konformität und regelmäßige Backups.

Die Konsequenz aus dem harten Einheiten-Limit: Rentila kostenlos eignet sich ausschließlich für Selbstverwalter mit genau einem Objekt – etwa eine Eigentumswohnung mit einem Mietverhältnis. Schon eine zweite Wohnung im Bestand beendet die Gratisnutzung.

objego Basics: dauerhaft kostenlos, aber ohne Nebenkostenabrechnung

objego verfolgt das klarste Freemium-Modell im Vergleich. Auf der Preisseite von objego ist das Basics-Paket als dauerhaft kostenlos ausgewiesen: Sie verwalten unbegrenzt viele Immobilien digital, behalten eine Finanzübersicht und sichern Dokumente mit 1 GB Speicherplatz. Ein Zeitlimit existiert nicht, und wer ein gebuchtes Bezahlmodul auslaufen lässt, fällt automatisch in das kostenlose Basis-Paket zurück – die Daten gehen also nicht verloren.

Die Bezahlgrenze verläuft funktional, nicht mengenmäßig. Zwei Zusatzmodule sind kostenpflichtig:

• Verwaltung (7,95 € pro Monat für alle Mieteinheiten): Über 30 Vorlagen wie rechtskonforme Mietverträge und Mahnungen, digitaler Rechnungsimport, Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben mit Excel-Export, automatische Kontrolle der Mieteingänge sowie unbegrenzter Cloud-Speicher.
• Nebenkosten (0,95 € je Mieteinheit und Monat): Rechtskonforme Betriebskostenabrechnung, ein Daten-Check für Eingaben, Mietpreisrechner und Heizkostenabrechnung.

Bei Buchung eines Bezahlmoduls gilt eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten, abgerechnet wird monatlich inklusive 19 % Mehrwertsteuer; danach verlängert sich der Vertrag unbefristet mit monatlicher Kündigungsfrist. objego empfiehlt den Einsatz bis etwa 70 Nutzeinheiten – die Software zielt damit auf private Vermieter und kleinere Bestände, nicht auf professionelle Großverwaltungen.

Praxisrechnung: Wer zehn Wohnungen verwaltet und die Betriebskostenabrechnung digital erstellen will, zahlt für das Nebenkosten-Modul 9,50 € monatlich, mit dem Verwaltung-Modul zusammen 17,45 €. Die Gratisstufe allein deckt die Abrechnung nicht ab – das ist die wichtigste Einschränkung, die Vermieter kennen sollten, bevor sie objego kostenlos einrichten. Einen unabhängigen Erfahrungsbericht mit Kostenbewertung bietet der Beitrag zu objego Erfahrungen und Kosten auf ohnehausverwaltung.de.

hellohousing, etg24, immocloud, Immoware24: Testphase statt Dauer-Gratisversion

Vier Anbieter aus dem Vergleich fallen in die Kategorie Testzugang. Sie eignen sich, um eine Software vor einer Kaufentscheidung zu prüfen – nicht als kostenlose Dauerlösung.

hellohousing: 1 Monat Testzeitraum

hellohousing wirbt auf seiner Vermieter-Seite mit „1 Monat kostenlos testen“ und betont DSGVO-Konformität, SSL-Verschlüsselung und den Verzicht auf versteckte Gebühren. Eine dauerhaft kostenlose Basisversion ist auf den öffentlichen Seiten nicht belegt. Nach dem Testmonat ist ein bezahlter Tarif erforderlich. Wer hellohousing in die engere Auswahl nimmt, sollte die Testzeit nutzen, um gezielt Abrechnungsfunktionen und Exportmöglichkeiten zu prüfen – beide sind auf der Website nicht im Detail ausgewiesen.

etg24: 3 Monate Basis-Version ohne Abrechnung

etg24 offeriert auf seiner Seite zur kostenlosen Hausverwalter-Software drei Monate gratis Basis-Version, ohne dass Zahlungsdaten hinterlegt werden müssen. Enthalten sind Objekt- und Kundendatenverwaltung, Dokumentenmanagement, Kommunikationsfunktionen, ein digitales Schwarzes Brett und eine mobile App. Entscheidend: Die Basis-Version enthält keine Abrechnungssoftware. etg24 empfiehlt für Nebenkosten- und Hausgeldabrechnungen ausdrücklich Excel-Vorlagen oder einen externen Dienstleister. Nach den drei Monaten wird die Nutzung kostenpflichtig oder endet. Damit ist etg24 trotz des Marketings ein Testzugang – mit der Besonderheit, dass selbst im bezahlten Einstieg die Abrechnung außen vor bleibt.

immocloud: 45 Tage Vollversion testen

immocloud setzt auf den längsten Testzeitraum im Vergleich: 45 Tage lang steht die Vollversion zur Verfügung, ausdrücklich ohne abgespeckte Freeware-Variante. Auf der Testseite von immocloud wird klar kommuniziert, dass danach ein regulärer Bezahltarif nötig ist. Für Vermieter, die immocloud kostenlos testen wollen, ist das ein fairer Deal – solange sie die 45 Tage konsequent für einen echten Praxistest mit eigenen Daten nutzen, statt die Frist verstreichen zu lassen. Welche Tarife danach greifen, zeigt unsere Übersicht zu den immocloud-Kosten.

Immoware24: 30 Tage Testzugang für Profi-Verwaltungen

Immoware24 richtet sich an professionelle Hausverwaltungen, nicht an private Kleinvermieter. Der Testzugang von Immoware24 umfasst 30 Tage mit allen Funktionen, ohne Risiko und ohne Vertragsbindung während der Testphase. Die Plattform bündelt Buchhaltung, Kommunikation und WEG-Verwaltung und wird laut Anbieter von mehr als 4.000 Hausverwaltungen, Banken und Eigentümern genutzt. Für Selbstverwalter mit zwei Wohnungen ist der Funktionsumfang überdimensioniert; für Verwaltungsunternehmen ist der Testzugang dagegen der sinnvolle Weg zur Bewertung.

Für wen reichen die Gratis-Lösungen aus?

Selbstverwalter mit ein bis drei Einheiten

Diese Gruppe ist mit den Dauer-Gratisversionen gut bedient. Wer genau eine Immobilie vermietet, kann mit Rentila vollständig arbeiten. Wer zwei oder drei Wohnungen besitzt und auf die digitale Nebenkostenabrechnung verzichtet oder sie extern erledigen lässt, fährt mit objego Basics ohne monatliche Kosten. Entscheidend ist die ehrliche Bestandsaufnahme: Brauchen Sie die Betriebskostenabrechnung aus der Software, wird es auch bei drei Einheiten kostenpflichtig.

Kleine Verwaltungen

Kleine Verwaltungsbüros mit zehn bis fünfzig Einheiten stoßen schnell an die Grenzen der Gratismodelle. Das Rentila-Limit ist sofort überschritten, bei objego summieren sich die Nebenkosten-Gebühren je Einheit, und die Testphasen von immocloud oder Immoware24 enden, bevor sich ein produktiver Arbeitsablauf eingespielt hat. Diese Zielgruppe sollte die Gratiszugänge als das nutzen, was sie sind: Evaluierungswerkzeuge vor einer Tarifentscheidung. Ein Immobiliensoftware-Vergleich hilft zusätzlich bei der Auswahl des passenden Anbieters.

Großverwaltungen

Für professionelle Großverwaltungen mit WEG- und Sondereigentum, Mandantenfähigkeit und DATEV-Anbindung kommt keine dauerhafte Gratislösung in Frage. Hier ist der Testzugang – etwa der von Immoware24 – der einzig relevante kostenlose Einstieg, gefolgt von einer kalkulierten Tarifentscheidung.

Grenzen und Fallstricke der Gratisversionen

Kostenlose Stufen sparen Geld, verlagern das Risiko aber auf den Nutzer. Diese Fallstricke sollten Sie vor der Registrierung kennen:

• Keine rechtssichere Abrechnung: Die Betriebskostenabrechnung ist bei objego kostenpflichtig, bei etg24 selbst im Test nicht enthalten. Eine fehlerhafte Abrechnung kann Nachforderungen gefährden und Streit mit Mietern auslösen.
• Fehlende Belegarchivierung: Gratisstufen begrenzen den Speicher – bei objego ist es 1 GB. Für eine GoBD-konforme, revisionssichere Belegablage über Jahre reicht das bei wachsendem Bestand nicht aus.
• Datenexport erst im Bezahltarif: Bei objego ist der Excel-Export von Einnahmen und Ausgaben Teil des Verwaltung-Moduls. Wer seine Finanzdaten über Monate in der Gratisstufe pflegt, sollte den Ausstiegspfad kennen, bevor er ihn braucht.
• Lock-in durch Testphasen: Wer 45 Tage lang echte Daten in eine Testversion eingibt und dann nicht zahlen will, muss die Daten rechtzeitig sichern. Prüfen Sie die Exportfunktion am ersten Tag, nicht am letzten.
• Werbung und Datenverwendung: Gratismodelle finanzieren sich über Upgrades oder Daten. Lesen Sie die Datenschutzerklärung und prüfen Sie, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird – Rentila hostet in Frankreich, objego und etg24 werben mit DSGVO-Konformität, doch die Verantwortung für die Prüfung bleibt bei Ihnen.

Excel statt Software: Wo die kostenlose Tabellenlösung endet

Die häufigste Alternative zur kostenlosen Hausverwaltungssoftware ist keine Software, sondern eine Hausverwaltung-Excel-Vorlage. Für einen einzelnen Mietvertrag mit stabiler Miete funktioniert das: Mieteingänge, Kontaktdaten und Zählerstände lassen sich tabellarisch führen, und es entstehen null Euro Kosten.

Die Risiken wachsen mit jeder zusätzlichen Aufgabe. Formeln in Vorlagen enthalten nachweislich häufig Fehler, die unbemerkt in Abrechnungen wandern. Eine Betriebskostenabrechnung aus Excel erfüllt ohne juristische Prüfung keine Rechtssicherheit, Versionsstände und Belegnachweise fehlen, und der manuelle Aufwand steigt linear mit der Zahl der Einheiten. Wer ab zwei bis drei Wohnungen regelmäßig abrechnet, spart mit Excel meist am falschen Ende – die Gratisstufe von objego oder ein niedriger Bezahltarif ist die belastbarere Lösung.

FAQ zur kostenlosen Hausverwaltungssoftware

Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose Hausverwaltungssoftware?

Ja, aber selten und mit Grenzen. Im Vergleich erfüllen nur zwei Angebote das Kriterium „dauerhaft kostenlos ohne Zeitlimit“: Rentila, strikt begrenzt auf 1 Immobilie, 2 Mietverträge und 2 Mieter, sowie objego Basics mit unbegrenzten Objekten, aber ohne Nebenkostenabrechnung und mit 1 GB Speicher. Alle anderen geprüften Anbieter – hellohousing, etg24, immocloud und Immoware24 – bieten zeitlich befristete Testphasen zwischen einem Monat und 45 Tagen.

Reicht Excel für die Hausverwaltung aus?

Für eine einzelne Einheit ohne komplexe Abrechnung kann eine Excel-Vorlage ausreichen. Sobald Sie eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung erstellen, Belege revisionssicher archivieren oder mehrere Mietverhältnisse parallel verwalten müssen, überwiegen die Risiken: Formelfehler, fehlende Rechtsprüfung und wachsender manueller Aufwand. Spätestens bei der ersten Betriebskostenabrechnung ist eine geprüfte Software die sicherere Wahl. Ein Vergleich der Software für die Nebenkostenabrechnung zeigt, welche Lösungen die Abrechnung rechtssicher abbilden.

Wann lohnt sich der Wechsel in einen Bezahltarif?

Vier Signale zeigen, dass die Gratisstufe endet: Sie überschreiten das Mengenlimit (bei Rentila ab der zweiten Immobilie), Sie benötigen die Nebenkostenabrechnung aus der Software (bei objego 0,95 € je Einheit und Monat), Sie brauchen die automatische Mieteingangskontrolle oder mehr Dokumentenspeicher, oder Ihre Testphase läuft ab und die eingepflegten Daten sollen weiter genutzt werden. Rechnen Sie die Modulkosten gegen den Zeitaufwand der manuellen Alternative – bei zehn Einheiten liegen die Kosten bei objego bei rund 17,45 € monatlich, Stand Juli 2026.

Was passiert mit meinen Daten nach Ende einer Testphase?

Das hängt vom Anbieter ab. Bei objego fällt der Account nach Vertragsende automatisch in das kostenlose Basics-Paket zurück – die Daten bleiben erhalten. Bei etg24 endet die Nutzung nach drei Monaten, sofern kein Tarif gebucht wird. Für immocloud und Immoware24 gilt: Nach Ablauf von 45 beziehungsweise 30 Tagen ist ein Bezahltarif nötig. Exportieren Sie Ihre Daten in jedem Fall vor Fristende in einem gängigen Format.

Sind kostenlose Hausverwaltungs-Tools DSGVO-konform?

Die geprüften Anbieter werben mit Datenschutz-Standards: Rentila hostet auf Servern in Frankreich und verweist auf DSGVO-Konformität, objego erklärt die Einhaltung von DSGVO und BDSG, etg24 und hellohousing bewerben sich als DSGVO-konform und SSL-gesichert. Da Sie personenbezogene Mieterdaten verarbeiten, sollten Sie zusätzlich die Datenschutzerklärung lesen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag anfordern – das gilt auch und gerade für Gratistarife.

Fazit: Kostenlos heißt selten grenzenlos

Der Markt bietet echte Dauer-Gratisversionen, aber nur in zwei Varianten: mengenbegrenzt wie bei Rentila oder funktionsbegrenzt wie bei objego Basics. Alle übrigen „kostenlosen“ Angebote sind Testzugänge mit Ablaufdatum. Die richtige Wahl hängt von drei Größen ab: der Zahl Ihrer Einheiten, der Frage, ob die Software die Nebenkostenabrechnung übernehmen soll, und dem verfügbaren Exportweg Ihrer Daten. Gleichen Sie diese Punkte mit den dokumentierten Limits ab – idealerweise vor der ersten Dateneingabe, nicht nach Ablauf einer Testfrist. Alle Preis- und Limitangaben in diesem Artikel haben den Stand Juli 2026 und sollten vor einer Buchung auf den Anbieterseiten gegengeprüft werden.