casavi Erfahrungen im Praxischeck: Funktionen und Preise des Verwalterportals

Wer nach casavi Erfahrungen sucht, steht meist vor einer konkreten Entscheidung: Soll die Hausverwaltung ein digitales Portal für Eigentümer und Mieter einführen – und ist casavi dafür die passende Lösung? Dieser Praxischeck ordnet die Münchner Plattform ein, beschreibt Funktionsumfang und Schnittstellen, bildet das Preismodell mit den aktuellen Paketstufen ab (Stand: Juli 2026) und arbeitet auf, was Anwender berichten – von spürbarer Entlastung im Verwaltungsalltag bis zu Kritik an Support und Benachrichtigungslogik.

Das Wichtigste in Kürze:

• casavi ist kein vollständiges Verwaltungssystem (ERP), sondern eine Kommunikations- und Prozessplattform, die auf einer bestehenden Verwaltungssoftware aufsetzt.
• Die Preise staffeln sich nach Paketgröße: Core S ab 219 Euro, Core M ab 329 Euro und Core L ab 599 Euro pro Monat, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer (Stand: Juli 2026).
• Anwender berichten vor allem von weniger Rückfragen und geringerem Telefonaufkommen; Kritik gibt es an der E-Mail-Flut im Vorgangsmanagement und teilweise am Support.
• Wirtschaftlich sinnvoll ist der Einstieg ab etwa 500 verwalteten Einheiten; für Selbstverwalter und sehr kleine Bestände ist die Plattform nicht gedacht.
• Zentrale Voraussetzung ist die Anbindung an das Kernsystem der Verwaltung, etwa über die dokumentierte Schnittstelle zu Haufe PowerHaus.

Was ist casavi? Einordnung als Kommunikationsplattform

Die casavi GmbH wurde 2015 in München gegründet und positioniert sich als Kommunikations- und Produktivitätsplattform für die digitale Immobilienverwaltung. Die Plattform läuft als Cloud-Lösung im Browser; eine lokale Installation ist nicht erforderlich. Nach eigenen Angaben unterhält das Unternehmen Standorte in München, Frankfurt am Main und Berlin. Die wichtigste Einordnung vorweg: casavi ist kein ERP-System. Klassische Verwaltungssoftware bildet das kaufmännische Rückgrat einer Hausverwaltung ab – also Buchhaltung, Kontenführung, Betriebskostenabrechnung und Stammdaten. casavi ersetzt diese Systeme nicht, sondern setzt auf ihnen auf und ergänzt sie um die Ebene, die im Verwaltungsalltag den meisten direkten Kontakt erzeugt: die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern sowie die Steuerung der dazugehörigen Vorgänge.

Für Verwaltungen hat diese Einordnung zwei praktische Konsequenzen. Erstens: Wer casavi einführen will, braucht weiterhin ein Kernsystem für die kaufmännische Verwaltung – die Plattform ist ein Ergänzungsmodul, kein Ersatz. Zweitens hängt der Nutzen maßgeblich davon ab, wie sauber die Schnittstelle zwischen casavi und dem bestehenden System funktioniert, weil Eigentümerdaten, Einheiten und Dokumente zwischen beiden Welten abgeglichen werden müssen. Diese Abhängigkeit zieht sich durch nahezu alle Erfahrungsberichte und sollte bei der Anbieterauswahl früh geprüft werden.

Funktionsumfang von casavi im Überblick

Der Funktionsumfang von casavi gliedert sich in vier Bereiche: das Kundenportal mit App, das Vorgangsmanagement, die Dienstleistersteuerung und die Kommunikations- und Integrationsebene. Alle genannten Module sind im Grundumfang der Pakete enthalten.

Kundenportal und App für Eigentümer und Mieter

Das individualisierte Kundenportal inklusive mobiler App ist die sichtbare Oberfläche für die Kunden der Verwaltung. Eigentümer und Mieter finden dort ihre Dokumente in einer digitalen Ablage, können Anliegen und Mängel melden und den Bearbeitungsstand ihrer Vorgänge einsehen. Informationen der Verwaltung lassen sich als Rundschreiben verteilen oder über sogenannte MyBoards als digitaler Hausaushang auf Bildschirmen im Gebäude anzeigen; die dafür nötige Hardware stellen Partnerfirmen. Ziel des Portals ist es, Standardfragen gar nicht erst entstehen zu lassen, weil Dokumente und Statusmeldungen jederzeit selbst abrufbar sind.

Vorgangsmanagement mit SmartTask

Im Modul SmartTask laufen alle Anliegen als strukturierte Vorgänge zusammen. Verwaltungen legen Vorgangstypen mit definierten Meldungsarten und Pflichtfeldern an, sodass eingehende Meldungen von Anfang an die Informationen enthalten, die zur Bearbeitung nötig sind. Dazu gehören Statistiken zur Auswertung des Vorgangsaufkommens sowie die Anbindung virtueller Eigentümerversammlungen.

Dienstleistersteuerung über relay

Über die integrierte Dienstleisterplattform relay steuern Verwaltungen Aufträge an Handwerker und weitere Dienstleister: vom Auftragsmanagement über das direkte Schadenmanagement bis zur Kommunikation mit dem beauftragten Betrieb. Dienstleister sind damit in denselben Prozess eingebunden wie Verwaltung und Melder, statt über separate Kanäle koordiniert zu werden.

Post, Telefon, E-Mail und KI-Unterstützung

Der elektronische Postversand SmartPost digitalisiert den klassischen Briefversand, die CTI-Telefonanbindung ordnet eingehende Anrufe dem passenden Vorgang zu, und eine Outlook-Integration bindet die E-Mail-Kommunikation in die Plattform ein. Mit casavi Assist kommen zudem Werkzeuge künstlicher Intelligenz im Vorgangsmanagement zum Einsatz, etwa zur schnelleren Bearbeitung eingehender Anliegen.

Schnittstellen zu Verwaltungssystemen

Weil casavi auf einem bestehenden Kernsystem aufsetzt, ist die Schnittstellenfrage für diese Software wichtiger als bei einer Insellösung: Stammdaten, Einheiten und Dokumente müssen zuverlässig zwischen beiden Systemen fließen, damit keine doppelte Datenpflege entsteht. casavi stellt dafür eine offene API bereit, über die sich grundsätzlich Anbindungen an viele Softwarelösungen umsetzen lassen.

Am besten dokumentiert ist die Premium-Partnerschaft mit Haufe PowerHaus, die über eine eigene Partnerseite bei casavi sowie einen zeitnahen Pressebericht belegt ist. Weitere vom Anbieter bestätigte Anbindungen betreffen unter anderem das Dokumentenmanagementsystem d.velop, das Verbrauchsdatenportal von BRUNATA-METRONA sowie CREM Solutions beziehungsweise iX-Haus und immo-office. Insgesamt spricht der Anbieter von mehr als 60 angebundenen ERP- und DMS-Systemen; diese Zahl stammt aus einer Anbieterangabe und lässt sich nicht für jedes einzelne System unabhängig prüfen.

Verwaltungen sollten die konkrete Anbindung ihres Systems daher vor Vertragsschluss klären – inklusive der Frage, welche Datenfelder synchronisiert werden und wer die Einrichtung übernimmt. Die technische Bereitstellung der Schnittstelle ist laut Anbieter in der Regel innerhalb von etwa zwei Wochen abgeschlossen; bei zusätzlichen Partnerlösungen hängt der Zeitplan von deren Verfügbarkeit ab.

casavi Preise: Pakete und Kosten je Einheit

Die Preise von casavi veröffentlicht der Anbieter für diesen Markt ungewöhnlich transparent: Auf der offiziellen Preisseite sind drei Paketstufen mit monatlichen Grundpreisen gelistet (Stand: Juli 2026, alle Preise zuzüglich Mehrwertsteuer). Es handelt sich um „ab"-Preise; die endgültigen Kosten hängen von Anbindungen, Erweiterungen und Bestandsstruktur ab.

Im Grundumfang aller Pakete sind Support inklusive Wartung und Updates sowie alle beschriebenen Module enthalten – vom Kundenportal mit App über SmartTask, SmartPost und relay bis zur Telefonanbindung, der E-Mail-Integration und den API-Schnittstellen.

Für Verwaltungen, die das Portal vollständig im eigenen Erscheinungsbild betreiben wollen, bietet casavi das Paket MyBrand Premium für 199 Euro pro Monat als Option an. Es umfasst die App im eigenen Branding inklusive Logo und Name im App-Store, eine eigene Domain für das Portal sowie White-Label-Funktionen, mit denen sich das Kundenportal optisch in den bestehenden Internetauftritt einfügen lässt.

Zwei Positionen nennt die öffentliche Preisseite nicht: eine Einrichtungsgebühr und die Mindestlaufzeit. Beide Punkte sollten im Angebotsgespräch konkret abgefragt werden – ein Aspekt, der auch in Nutzerbewertungen gelegentlich thematisiert wird. Für Bestände jenseits der Paketgrenzen oder mit hybriden Strukturen aus Eigen- und Fremdbestand erstellt casavi individuelle Angebote.

Die casavi Kosten je Einheit lassen sich aus den Paketpreisen rechnerisch ableiten: Nutzt eine Verwaltung Core S mit 500 Einheiten voll aus, liegen die Plattformkosten bei rund 0,44 Euro je Einheit und Monat; bei Core M mit 1.500 Einheiten bei etwa 0,22 Euro und bei Core L mit 4.000 Einheiten bei rund 0,15 Euro. Diese Werte sind reine Rechenbeispiele auf Basis der „ab"-Preise – je nach tatsächlicher Einheiten- und Zugangszahl können die Kosten je Einheit deutlich höher liegen.

Für die Budgetplanung reicht der Blick auf die Paketgrundpreise ohnehin nicht aus: Über die genannten Punkte Einrichtungsgebühr und Mindestlaufzeit hinaus sollten Verwaltungen klären, ob die Einrichtung der Schnittstelle zum eigenen Kernsystem im Paket enthalten ist oder gesondert berechnet wird, welche Kosten für gewünschte Partnerlösungen anfallen – etwa für die Hardware der digitalen Hausaushänge, die über Partnerfirmen bezogen wird – und zu welchen Konditionen sich Paketgrenzen bei wachsendem Bestand überschreiten lassen. Wer das Portal im eigenen Erscheinungsbild betreiben will, kalkuliert zusätzlich die 199 Euro monatlich für MyBrand Premium. Schon die Paketlogik zeigt zudem, dass nicht für jede verwaltete Einheit ein Portalzugang vorgesehen ist: Core S umfasst bis zu 500 Einheiten, aber maximal 200 Portalzugänge – Verwaltungen sollten daher kalkulieren, wie viele Eigentümer und Mieter sie tatsächlich ins Portal holen wollen. Erst aus dieser Gesamtrechnung lässt sich der tatsächliche Preis je Einheit und damit die Wirtschaftlichkeit für den eigenen Bestand belastbar ableiten.

casavi Erfahrungen: Was Verwaltungen und Nutzer berichten

Die verfügbaren casavi Erfahrungen stammen aus zwei Quellen mit sehr unterschiedlicher Aussagekraft: vom Anbieter veröffentlichte Erfolgsgeschichten seiner Kunden und unabhängige Nutzerbewertungen. Beide zusammen ergeben ein differenziertes Bild. Wer den Markt weiter einordnen will, kann dieses Bild etwa mit den Erfahrungen zur Matera Hausverwaltung abgleichen.

Entlastung im Verwaltungsalltag

casavi beziffert die Entlastungswirkung mit konkreten Kennzahlen: 70 Prozent weniger Telefonanrufe, 80 Prozent weniger Portokosten und 75 Prozent schnellere Auftragsbearbeitung. Diese Werte sind Herstellerangaben und wurden nicht unabhängig geprüft. In der Sache decken sie sich mit dem, was Verwaltungskunden in den vom Anbieter veröffentlichten Erfolgsgeschichten beschreiben: Dort berichten Verwaltungen, dass sich Anfragen unabhängig von ihrer Komplexität in einem durchgehenden Prozess abbilden lassen und dass definierte Pflichtfelder sowie feste Meldungsarten Kunden gezielt durch eine Meldung führen – was die Bearbeitungszeit pro Vorgang nach Kundenangaben deutlich verkürzt. Das typische Muster: Telefonische Rückfragen zu Dokumenten und Bearbeitungsständen fallen weg, weil Eigentümer und Mieter diese im Portal selbst einsehen.

Kritikpunkte aus Nutzerbewertungen

Auf dem Bewertungsportal Trustpilot steht casavi derzeit bei einem TrustScore von 2,5 von 5 – allerdings auf Basis von nur neun Bewertungen. Zwei Kritikpunkte kehren in den Einzelrezensionen wieder: Erstens empfinden Nutzer die Menge der E-Mail- und Systembenachrichtigungen im Vorgangsmanagement als belastend, etwa wenn jede Statusänderung eine eigene Mitteilung auslöst. Zweitens wird der Support bemängelt: Mehrere Rezensenten beschreiben ihn als nur per E-Mail erreichbar und mitunter langsam in der Rückmeldung. Eine dritte Rezension lobt casavi für die transparente Belegprüfung, warnt aber vor der Vertragsgestaltung der eigenen Hausverwaltung, die im geschilderten Fall Kosten von rund 1.100 Euro verursachte – was zeigt, dass sich einzelne Einträge auch auf das jeweilige Verwaltungsunternehmen und nicht auf die Software beziehen. Dem kritischen Gesamteindruck steht zudem eine positive Einzelstimme gegenüber, die einen schnellen und freundlichen Kundenservice von casavi mit Rückruf binnen 15 Minuten beschreibt.

Wie aussagekräftig sind die Bewertungen?

Die Trustpilot-Stichprobe ist mit neun Bewertungen sehr klein; casavi hat nach Angabe der Plattform keine Bewertungseinladungen verschickt, weshalb das Bild möglicherweise nicht repräsentativ ist. Zudem richten sich einzelne Negativbewertungen erkennbar gegen die jeweilige Hausverwaltung und nicht gegen die Software selbst. Wer die Plattform ernsthaft prüft, sollte die Bewertungen auf Trustpilot und die Erfahrungen auf ReviewHero daher als Stimmungsbild mit Vorbehalt lesen und zusätzlich Referenzgespräche mit Verwaltungen ähnlicher Größe führen.

Für wen eignet sich casavi? Zielgruppen im Vergleich

Ob sich casavi für eine Hausverwaltung rechnet, hängt weniger von der Software als von der Bestandsgröße ab. Die Paketstaffel zeigt, welche Verwaltungsgrößen der Anbieter im Blick hat:

Als Faustregel gilt: Ab etwa 500 verwalteten Einheiten ist der Einsatz wirtschaftlich sinnvoll, weil sich die monatlichen Plattformkosten auf genügend Einheiten verteilen und die Entlastung bei Rückfragen und Telefonaten den Einführungsaufwand aufwiegt. Darunter sollten Verwaltungen genau rechnen – insbesondere, wenn das Kernsystem ohnehin erst angebunden werden muss.

Häufige Fragen zu casavi

Was kostet casavi je Einheit?

Einen festen Cent-Betrag je Einheit veröffentlicht casavi nicht; die Abrechnung erfolgt über Pakete. Rechnerisch ergeben sich aus den Grundpreisen (Stand: Juli 2026, zuzüglich Mehrwertsteuer) bei voller Auslastung etwa 0,44 Euro je Einheit im Paket Core S (219 Euro für bis zu 500 Einheiten), rund 0,22 Euro bei Core M (329 Euro für bis zu 1.500 Einheiten) und etwa 0,15 Euro bei Core L (599 Euro für bis zu 4.000 Einheiten). Hinzu kommen optional 199 Euro monatlich für das Branding-Paket MyBrand Premium sowie eine Einrichtungsgebühr, die nicht öffentlich gelistet ist und individuell vereinbart wird.

Welche Systeme lassen sich an casavi anbinden?

casavi bietet eine offene API-Schnittstelle, über die sich grundsätzlich viele Verwaltungs- und Dokumentensysteme anbinden lassen. Belegt ist eine Premium-Partnerschaft mit Haufe PowerHaus; weitere vom Anbieter bestätigte Anbindungen sind unter anderem d.velop, BRUNATA-METRONA, CREM Solutions beziehungsweise iX-Haus und immo-office. Der Anbieter spricht insgesamt von mehr als 60 angebundenen ERP- und DMS-Systemen. Ob ein konkretes System unterstützt wird, sollte vor Vertragsschluss direkt mit casavi geklärt werden.

Lohnt sich casavi für kleine Verwaltungen?

Für Selbstverwalter und private Vermieter ist casavi nicht gedacht; für diese Gruppe ist eher eine kostenlose Hausverwaltungssoftware die passende Anlaufstelle. Für kleine professionelle Verwaltungen wird der Einstieg ab etwa 500 Einheiten interessant, weil sich die Kosten je Einheit dann auf ein vertretbares Niveau senken und die Entlastung im Tagesgeschäft den Einführungsaufwand rechtfertigt. Unterhalb dieser Größenordnung sollten Verwaltungen die Paketkosten, die Akzeptanz bei Eigentümern und Mietern sowie den Aufwand für die Systemanbindung sorgfältig gegeneinander abwägen.

Verwaltungen, die casavi prüfen, erreichen den nächsten Schritt am besten direkt: ein individuelles Angebot mit den Konditionen für die eigene Bestandsgröße einholen, die Anbindung des eingesetzten Verwaltungssystems konkret abklären und Referenzgespräche mit Bestandskunden ähnlicher Größe führen. Eine pauschale Kaufempfehlung lässt sich daraus nicht ableiten – die Plattform passt zu Verwaltungen, die ihre Kommunikationsprozesse standardisieren wollen und die nötige Größe mitbringen.